Adjointe administrative & Soutien à la dotation et la formation

Job Description

Relevant de la Directrice générale, la titulaire du poste est une personne organisée et détient des capacités à gérer un haut volume d’informations et de requêtes provenant d’acteurs internes de la résidence en maintenant toujours la même qualité de travail, tout en respectant les échéanciers serrés, le tout, d’une façon autonome.

Cette personne devra travailler sur plusieurs dossiers simultanément.

Profil

Responsabilités

Volet administratif

• Mettre en œuvre et surveiller les programmes selon les directives de la directrice générale, et mener les programmes jusqu’à leur achèvement.
• Générer des notes de service, des courriels et des rapports, le cas échéant.
• Assurer la reproduction de documents.
• Élaborer et maintenir le système de classement des documents administratifs.
• Effectuer la mise à jour des stationnements et des casiers dans Hopem.
• Effectuer journalièrement le décompte des repas.
• Soutenir certaines communications internes (rédactions et publications).
• Préparer des publications destinées aux médias sociaux et au site interne.
• Effectuer le suivi des feuilles de temps de l’ensemble du personnel afin que celles-ci correspondent au budget d’heures autorisées par la directrice générale.
• Assister les responsables dans la rédaction ou la mise à jour des descriptions et des affichages de postes sur les différentes plateformes de recrutement.
• Apporter un soutien administratif en ressources humaines reliées à l’embauche (activation de la puce et préparation de la pochette du nouvel employé, rencontre personnalisée en lien avec la réglementation de la certification, etc.).
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers.

Volet des ressources humaines

• Effectuer des entrevues pour des postes professionnels, administratifs et techniques1
• Collaborer avec les gestionnaires de la résidence pour comprendre leurs besoins en personnel dans le but de leur présenter des candidats répondant à leurs attentes.
• Utiliser différents canaux de recrutement tels que les sites d'emploi, les plateformes de médias sociaux et les sites de réseautage professionnel pour attirer des candidats potentiels.
• Rechercher et sélectionner les CV et les candidatures afin d'identifier les candidats potentiels qui répondent aux exigences du poste.
• Effectuer des entretiens téléphoniques de présélection.
• Gérer la base de données de recrutement et tenir un registre précis des informations relatives aux candidats et des activités de recrutement.
• Coordonner rapidement les entretiens des candidats avec les gestionnaires et fournir un retour d'information aux candidats tout au long du processus de recrutement.
• Effectuer des contrôles d'antécédents et des vérifications d'emploi pour s'assurer que les candidats potentiels répondent aux normes et aux exigences de la résidence.
• Voir à la gestion de la formation des membres du personnel et des nouveaux employés, en lien avec la certification.
• Soutenir l'intégration des nouveaux employés.
• Accomplir toutes autres fonctions connexes à la demande de la directrice générale.

Informations contractuelles

FORMATION

DEP ou DEC en administration et / ou ressources humaines

EXPÉRIENCE

• 3 à 5 années d’expérience en lien avec l’emploi
• Avoir travaillé au sein d’une RPA (atout)

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Connaissance des plateformes de médias sociaux et d'autres canaux de recrutement en ligne.
• Bonne communication orale et écrite du français.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Connaissance du logiciel Hopem (un atout).
• Souci du travail bien fait, fiabilité, ponctualité.
• Capacité d’adaptation, esprit d’équipe.
• Approche axée sur le service à la clientèle.
• Sens des responsabilités, autonomie, gestion des priorités.
7 days ago