Administrative Coordinator (6-Month Contract)

DESCRIPTION DE POSTE

COORDONNATEUR / TRICE ADMINISTRATIF / VE CONTRAT MOIS

QUI NOUS SOMMES

Bienvenue dans le monde de L'Oréal, où nous créons la beauté qui fait avancer le monde. Certains nous appellent la plus grande start-up du monde, et c'est parce que depuis plus d'un siècle, nous consacrons notre énergie, notre innovation et notre excellence scientifique à offrir à chaque personne dans le monde le meilleur de la beauté en termes de qualité, d'efficacité, de sécurité et de responsabilité.

divisions, marques mondiales, employés sur marchés.

Chez L'Oréal Canada, nous sommes une entreprise dynamique axée sur l'innovation et l'entrepreneuriat. Rejoignez notre équipe pour aider à influencer les marques mondiales sur le marché canadien, ainsi que pour découvrir les dernières technologies créées pour une industrie en évolution rapide.

L’Oréal offre des chances d’emploi égales pour tous et toutes.

Découvrez la chaîne d'approvisionnement de L'Oréal :

UNE JOURNÉE DANS LA VIE

À titre de Coordonnateur(trice) Administratif(ve), sous la responsabilité du Change and Adoption Lead, vous serez chargé(e) de prendre en charge le suivi administratif et organisationnel de cette dernière et de son équipe.

Notamment, vous serez responsable de :

• Assurer l’ensemble de l’assistanat administratif et technique : gestion de l’agenda, réception des appels, organisation des déplacements, saisie des notes de frais, traitement du courrier, préparation des réponses, commandes de matériel de bureau, etc.
• Constituer et tenir à jour les dossiers et supports pour les réunions internes ou externes, et en faire les comptes rendus.
• Recueillir, communiquer et acheminer les informations vers l’ensemble de l’équipe.
• Suivre au quotidien les courriels pour agir / alerter si nécessaire.
• Organiser et coordonner l’activité du Change and Adoption Lead et son équipe.
• Coordonner les visites des dirigeants de l’entreprise en provenance internationale.

Durée du contrat : Jusqu’au décembre .

QUI VOUS ÊTES :

• Organisé(e) et efficace : Vous gérerez les plannings du manager ou de l’équipe, réaliserez toutes ses activités en démontrant un sens du service, de la disponibilité et de la réactivité, anticiperez, prendrez des initiatives et gèrerez les priorités.
• Capable de naviguer l’ambiguïté : Vous gérerez les situations imprévues et faciliterez la résolution des problèmes.
• Autonomie et initiative : Vous coordonnerez l’avancement des projets avec les partenaires internes ou externes, gère les contacts avec les parties prenantes en fonction de leur degré de contribution au projet.
• Communicateur(trice) et doté d’un excellent relationnel : Vous travaillerez avec les réseaux pertinents pour une communication fluide, dans le respect des règles de discrétion et de confidentialité.
• Souci du détail : Vous mettrez en œuvre les tâches administratives, mettrez à jour les données administratives et / ou techniques (tableaux de bord et outils de suivi), utiliserez les applications métiers disponibles pour votre activité, démontrerez une sensibilité et une curiosité pour son domaine professionnel (vocabulaire, règles, processus, réseau, etc.).
• Compétences techniques : Maîtrise de Word et Outlook, expérience avec Powerpoint est un atout.
• Bilinguisme Français / Anglais

AVANTAGES :

• Réductions exclusives pour les employés allant jusqu'à % (WOW !)
• Horaire de vendredis d'été
• Modèle de travail hybride
• Congés payés lors des jours fériés
• Un plan de carrière et parcours professionnel sur mesure
• Stationnement gratuit sur place à notre Centrale de Distribution Physique
• Café illimité gratuit et réductions en cafétéria
• Environnement de travail moderne, y compris des Standing Desks (bureaux debout)
• Exposition à la haute direction
• et bien plus encore !

Consultez ce lien pour vous préparer :

Rejoignez nos équipes pour créer la beauté qui fait avancer le monde !

L’Oréal est un employeur inclusif pour tous.

JOB DESCRIPTION

ADMINISTRATIVE COORDINNATOR

WHO WE ARE

Welcome to the world of L'Oréal, where we create the beauty that moves the world. Some call us the world's biggest start-up, and that's because for more than a century, we have devoted our energy, innovation, and scientific excellence to offer each person around the world the best of beauty in terms of quality, efficacy, safety and responsibility.

Divisions, Global Brands, k employees in markets.

At L'Oréal Canada, we are a dynamic company focused on innovation and entrepreneurship. Join our team to help influence global brands in the Canadian marketplace, as well as discover the latest technologies created for a rapidly evolving industry.

L'Oréal offers equal employment opportunities for all.

Discover more about what it's like working within L'Oréal's Supply Chain :

A DAY IN THE LIFE

As an Administrative Coordinator, reporting to the Change and Adoption Lead, you will be responsible for providing administrative and organizational support to the Lead and their team.

Specifically, you will be responsible for :

• Providing comprehensive administrative and technical assistance : managing calendars, answering calls, organizing travel arrangements, processing expense reports, handling mail, drafting correspondence, ordering office supplies, etc.
• Preparing and maintaining files and materials for internal and external meetings, including taking minutes.
• Gathering, communicating, and disseminating information to the entire team.
• Monitoring emails daily and taking action / alerting relevant parties as needed.
• Organizing and coordinating the activities of the Change and Adoption Lead and their team.
• Coordinating visits from international company executives.

Contract duration : Until December st, .

Pssst, students : This is a perfect opportunity for a summer job, with the opportunity of staying on part-time in the Fall!

WHO YOU ARE :

• Organized and efficient : You effectively manage the manager's and / or team's schedules, demonstrate a strong sense of service, availability, and responsiveness, anticipate needs, take initiative, and prioritize tasks effectively.
• Comfortable with ambiguity : You handle unexpected situations with ease and facilitate problem-solving.
• Autonomous and proactive : You coordinate project progress with internal and external partners, manage stakeholder relationships based on their level of project involvement, and demonstrate initiative.
• A strong communicator with excellent interpersonal skills : You work effectively with relevant networks to ensure fluid communication while respecting discretion and confidentiality guidelines.
• Detail-oriented : You diligently perform administrative tasks, update administrative and / or technical data (dashboards and monitoring tools), utilize available business applications, and demonstrate a strong interest in your professional field (vocabulary, rules, processes, network, etc.).
• Technologically proficient : Proficient in Word and Outlook, experience with PowerPoint is a plus.
• Bilingual (French / English)

BENEFITS :

• Exclusive employee discounts up to % (WOW!)
• Summer Friday hours
• Hybrid work model
• Paid holidays
• A tailored career plan and professional development opportunities
• Free on-site parking at our Distribution Center
• Free unlimited coffee and cafeteria discounts
• Modern work environment, including standing desks
• Exposure to senior management
• and much more!

Check out this link to get ready :

Join our teams to create the beauty that moves the world!

L’Oréal is an inclusive employer for all.

• Puedes inscribirte en un máximo de tres ofertas en un período de días.
• No puedes retirar tu solicitud una vez enviada, así que asegúrate de elegir la posición que mejor se adapte a tus habilidades y aspiraciones.
30+ days ago