Assistant(e) administratif(ve), Affaires Médicales (Contrat de 14 mois- Remplacement du congé de maternité / Medical Affairs Administrative Assistant (14 Months contract- Maternity Leave Replacement)

Job Description

L' Assistant(e) administratif(ve) aux affaires médicales est responsable d'assurer une coordination administrative, tactique et stratégique complète et de gérer le bureau pour soutenir l'équipe des affaires médicales et de la recherche sur les résultats.

Responsabilités

Soutenir le département avec professionnalisme et flexibilité.

Travailler en collaboration avec le personnel pour s'assurer que les projets respectent les délais.

Saisir l'information nécessaire à la gestion du budget du département.

Soutenir la création et la clôture d'événements selon les processus de l'entreprise et en alignement avec le Bureau des événements.

Soutenir le processus de parrainage des affaires médicales et de subventions pour l'éducation médicale indépendante.

Soutenir la création des fournisseurs et le processus de paiement, y compris la préparation des bons de commande et les processus de paiement.

Gestion des calendriers, y compris la gestion quotidienne et à long terme des réunions, des projets et des priorités.

Organiser les réunions, les déplacements et la logistique, en priorisant les réunions et communiquer tous les détails pertinents aux participants.

Soutenir les activités de renforcement d'équipe du département.

Planifier les entrevues et faciliter la logistique liée à l’intégration et au départ des employé(e)s et mettre à jour les listes de distribution.

Équilibrer les priorités conflictuelles afin de gérer le flux de travail, d'assurer l'achèvement des projets essentiels et de respecter les délais critiques.

Travailler avec l'équipe de direction pour recueillir et assembler l'information et la préparation des diapositives pour les présentations, les projets et la planification stratégique.

Coordonner les communications, les traductions et les vacances au sein du département.

Développer les compétences et les réseaux d'autres collègues administratifs par la coordination et l'accès à des experts en la matière (p. ex., technologie de l'information, sécurité) et des formations.

Études, expérience et compétences requises

Capacité à coordonner et à effectuer plusieurs tâches tout en comprenant les principes du projet et les compétences techniques liées à ses propres tâches.

Fonctionne efficacement sans supervision ou orientation constante et directe.

Produire et accomplir divers travaux nécessitant une capacité d'analyse avancée, un jugement indépendant, de la créativité et des compétences en résolution de problèmes.

Les compétences en communication doivent être à un niveau permettant d'interagir efficacement avec les dirigeants de l'ORD et les clients internes / externes pour maintenir le flux de travail.

Attention aux détails; haut niveau de confidentialité; compétences en leadership; capacité de faire preuve d'initiative, de souplesse et de tact.

Gérer plusieurs tâches et des projets de haut niveau tout en gérant simultanément les opérations quotidiennes du bureau.

Capacité à s'intégrer efficacement et rapidement avec les autres membres du personnel.

Capacité à s'adapter à des situations constantes ou changeantes et à gérer les relations avec les autres.

Diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration de bureau ou d'autres programmes d'études considérés comme permettant. d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires.

Bilinguisme (français et anglais) obligatoire.

Maîtrise de toutes les applications MS Office, y compris Word, Excel et PowerPoint.

Connaissance de TEAMS, de VEEVA et de SAP, un atout.

Organisation et gestion du temps.

Gestion de projet.

Expérience dans des postes similaires (préférence).

Secondary Job Description

The Medical Affairs Assistant is responsible for providing comprehensive administrative, tactical, and strategic coordination and office management to support the Medical Affairs and Outcomes Research team.

Responsibilities

Supporting the department with professionalism and flexibility.

Working collaborative with staff to assure projects meet deadlines.

Capturing necessary information for departmental budget management.

Supporting events creation and closing according to the company processes and in alignment with Events Bureau.

Supporting medical affairs sponsorships and Independent Medical Education Grants process.

Supporting vendor creation and payment process, including completing purchase orders and payment processes.

Managing calendars, including day-to-day and long-term management of meetings, projects, and priorities.

Arranging meetings, travel, and logistics, including prioritizing meetings and communicating all relevant details to participants.

Supporting team building departmental activities.

Interview scheduling and assists with logistical onboarding / offboarding of employees and updates distribution lists.

Balancing conflicting priorities in order to manage workflow, ensure the completion of essential projects, and meet critical deadlines.

Work with the Leadership Team to collect and assemble information and slide preparation for presentations, projects, and strategic planning.

Coordinates departmental communications, translations, and vacation.

Build skillsets and networks of other administrative colleagues through coordination of / access to subject matter experts (e.g., Information Technology, Security) and trainings.

Required Education, Experience and Skills

Ability to coordinate and perform multiple tasks while understanding the project principles and technical skills related to own work assignments.

Works effectively without constant and direct supervision or guidance.

Produces / completes various work assignments requiring advanced analytical ability, independent judgment, creativity and problem-solving skills.

Communication skills must be at a level to effectively interact with ORD executives and internal / external clients to maintain workflow.

Attention to detail; high level of confidentiality; leadership skills; the ability to exercise initiative, flexibility, and tact.

Managing multiple tasks and high-level projects while simultaneously managing day-to-day operations of the office.

Ability to integrate effectively and quickly with other staff members.

Ability to adjust to constant / changing situations and manage relationships with others.

Completion of a college or university degree in office administration or other educational programs considered to develop the necessary knowledge and skills.

Bilingual (French and English) mandatory.

Proficient in all MS Office applications, including Word, Excel, and PowerPoint.

Knowledge of TEAMs, VEEVA, and SAP considered an asset.

Organization and time management.

Project Management.

Experience in similar positions (preference).

Who We Are :

Organon delivers ingenious health solutions that enable people to live their best lives. We are a $6.5 billion global healthcare company focused on making a world of difference for women, their families and the communities they care for. We have an important portfolio and are growing it by investing in the unmet needs of Women’s Health, expanding access to leading biosimilars and touching lives with a diverse and trusted portfolio of health solutions.  Our Vision is clear : A better and healthier every day for every woman.

As an equal opportunity employer, we welcome applications from candidates with a diverse background. We are committed to creating an inclusive environment for all our applicants.

Annualized Salary Range

Annualized Salary Range (Global)

Annualized Salary Range (Canada)

Please Note : Pay ranges are specific to local market and therefore vary from country to country.

Employee Status :

Temporary (Fixed Term)

Relocation : No relocation

VISA Sponsorship :

Travel Requirements : Organon employees must be able to satisfy all applicable travel and credentialing requirements, including associated vaccination prerequisites

No Travel Required

Flexible Work Arrangements :

Flex Time

Shift :

Valid Driving License :

Hazardous Material(s) :

Number of Openings :