Adjoint administratif- adjointe administrative-secrétariat

Forces AVENIR

Forces AVENIR vise à reconnaître, à honorer, et à promouvoir l’engagement étudiant. L’organisation est née en 1998. Elle a 25 ans d’histoire.

Aujourd’hui

Vous aurez comme principal mandat d’apporter un soutien administratif et logistique à l’organisation. Vous optimiserez l’efficacité et la performance des opérations.

Vous aurez aussi à produire les outils de travail sur EXCEL. Les principales responsabilités relatives au poste sont des tâches de soutien administratif et clérical telles que l’organisation de l’information au sein de l’entreprise, la mise en forme et la transcription de documents, la gestion des appels téléphoniques, du courrier, du classement des dossiers, etc.

Notamment, vous aurez à faire 2 000 à 3 000 correspondances personnalisées par année et gérer la base de données sous la supervision de la chef responsable.

Vous avez une aisance relationnelle naturelle? Vous vous démarquez par votre passion pour la société? Vous êtes bienveillant(e)?

Vous rêvez de participer à une entreprise sociale qui a un impact significatif en éducation? Vous aimez le service administratif et vous êtes reconnu pour votre côté perfectionniste qui pense à tout?

Le poste d’adjoint administratif (secrétariat) est fait pour vous!

Endroit : Québec. Possibilité de télétravail.

Se reconnaître dans ses mots :

• 1) Solide énergie, attitude positive, recherche de solutions;
• 2) Autonomie, expérience, maturité;
• 3) Plaisir, engagement, passion, servir, loyauté;
• 4) Communication, création, image et organisation, planification, gestion, contrôle de qualité;
• 5) Perfectionniste, performance;
• 6) Gestion du stress, événements, quantités importantes d’informations;
• 7) Travail, imputabilité, réunion, suivis, téléphones, livraison;
• 8) Système Excel pour opérer;
• 9) Rassemblement, générosité, gentillesse, esprit sain dans un corps sain;

10) Fidélité à la culture de travail organisationnelle.

Forces recherchées :

1) Être une personne concentrée sur les échéances et les résultats;

2) Être capable de produire un grand nombre de lettres dans un moment donné.

Conditions :

• 1) Assurances collectives;
• 2) Salaire annuel compétitif;
• 3) Environnement de travail décontracté et excellente synergie entre collègues;
• 4) Horaire flexible de 40 h (fin de la semaine dès 16h le vendredi);

5) 4 semaines de vacances et congés maladie.

Exigences et qualifications

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
• Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat et être passionné par la saisie de données;
• Très bonne maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Outlook. Doit être amoureux de Excel et des tableaux croisés;
• Excellente connaissance de la langue française (écrite et parlée);
• Avoir une bonne capacité de rédaction;
• Être polyvalent et autonome;
• Détenir un bon sens de l’organisation et faire preuve d’initiative;
• Avoir une bonne capacité à travailler sous pression;
• Posséder de bonnes aptitudes interpersonnelles;
• Capacité et flexibilité nécessaire afin de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en gardant une approche positive (polyvalence, débrouillardise et gestion des priorités);
• Avoir le sens de l’éthique.

De façon générale, les principales tâches à accomplir consistent à :

• Rédiger des correspondances diverses;
• Produire et mettre en page des documents (Word, PowerPoint et Excel) selon les normes de l’entreprise et en assurer la qualité de présentation;
• Assurer le support administratif, incluant la gestion du courrier, les appels téléphoniques et appuyer vos collègues de travail;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Cette description n’est pas limitative, mais indicative des tâches à accomplir. Elle reflète les éléments généraux du travail et ne doit pas être considérée comme une énumération détaillée de toutes les tâches à accomplir.