Program coordinator Jobs in Rosemere, QC

***English version below***

Relevant de la Directrice Générale – Espace Montmorency et en collaboration avec sa gestionnaire immobilière adjointe, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la gestion d’Espace Montmorency et de ses opérations immobilières complexes, tout en fournissant un soutien administratif de haut niveau.

Espace Montmorency comprend environ 400 000 pi² de bureaux Classe A, 100 000 pi² de commerces et d’espaces de détail, une opération de stationnement souterrain d’envergure, 717 unités résidentielles ainsi qu’un hôtel, le tout appuyé par des aires communes et des systèmes du bâtiment hautement intégrés. Sa connexion souterraine directe à la station de métro Montmorency en fait une destination immobilière phare, reconnue pour son accessibilité exceptionnelle et son positionnement distinctif sur le marché.

Responsabilités

Gestion administrative et opérations

• Collaborer avec le coordonnateur des exploitations pour assurer le suivi administratif des bons de commande et des demandes de travaux des locataires.
• Soutenir la coordination entre les locataires, les fournisseurs et les intervenants internes afin d'assurer le suivi des demandes et des dossiers en cours.
• Assurer le traitement administratif des factures, des bons de commande et de la documentation connexe.
• Supporter la gestionnaire immobilière adjointe dans le processus des courus et des variances.
• Assurer le suivi des contrats de service, des assurances et des dates critiques.
• Veiller au respect des obligations contractuelles, administratives et réglementaires.

Recouvrement et gestion des créances

• Superviser la perception des loyers et des refacturations des locataires.
• Assurer les suivis auprès des locataires en défaut de paiement.
• Maintenir des dossiers à jour et documenter les actions de recouvrement.
• Amorcer les démarches de recouvrement appropriées selon les situations.
• Escalader les dossiers problématiques et collaborer avec les équipes internes.
• Participer à la négociation et au suivi des ententes de paiement.

Relations locataires

• Agir à titre de point de contact principal pour les locataires et assurer le suivi administratif de leurs demandes.
• Gérer les communications administratives avec les locataires (avis, renouvellements, augmentations de loyer, etc.).
• Maintenir à jour les dossiers et les informations des locataires.
• Assurer la conformité des données et des dossiers en fonction des ententes contractuelles.
• Coordonner les communications et les étapes administratives liées aux arrivées, départs, relocalisations, aménagements et déménagements des locataires.
• Participer à la coordination des visites de site avec les locataires et les différents intervenants.

Rapports et amélioration continue

• Contribuer à la préparation des rapports financiers et administratifs.
• Participer à l’élaboration et au suivi des budgets d’exploitation.
• Participer à la gestion des programmes environnementaux et à leur promotion auprès des locataires.
• Contribuer à la préparation des sondages, certifications et initiatives liées à l’expérience locataire.
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.

Ce que nous cherchons

• Diplôme en gestion immobilière, administration, finance ou domaine connexe
• 5 à 7 ans d’expérience en gestion immobilière commerciale
• Bonne maîtrise des baux, contrats et gestion financière
• Maîtrise d’Excel et des logiciels de gestion immobilière (ex. : Yardi)
• Excellentes aptitudes en communication pour répondre aux besoins des différents locataires et partis (français et anglais)

Qui sommes-nous? Alcovi Capital est reconnue pour son expertise en gestion d'actifs et transactions immobilières. Nous créons une valeur durable en combinant performance, innovation et vision à long terme. Notre approche repose sur trois piliers :

• Croissance : Anticiper les tendances et maximiser les occasions de faire croître le capital immobilier.
• Rentabilité : Déploiement de solutions qui maximisent l'efficacité, réduisent les coûts et améliorent la performance.
• Avenir : Concevoir des environnements inspirants et durables qui transforment les bâtiments en véritables destinations.

English description

Reporting to the General Manager – Espace Montmorency and in collaboration with her Assistant Property Manager, the incumbent plays a key role in the management of Espace Montmorency and its complex real estate operations, while providing high-level administrative support.

Espace Montmorency includes approximately 400,000 sq. ft. of Class A office space, 100,000 sq. ft. of retail and retail space, a large-scale underground parking operation, 717 residential units and a hotel, all supported by highly integrated common areas and building systems. Its direct underground connection to the Montmorency metro station makes it a flagship real estate destination, recognized for its exceptional accessibility and its distinctive positioning on the market.

Responsibilities

Administrative Management and Operations

• Collaborate with the Operations Coordinator to ensure the administrative follow-up of purchase orders and tenant work requests.
• Support coordination between tenants, vendors, and internal stakeholders to ensure proper follow-up on ongoing requests and projects.
• Process invoices, purchase orders, and related documentation.
• Support the Assistant Property Manager in the management of accruals and variances.
• Monitor service contracts, insurance certificates, and critical dates.
• Ensure compliance with contractual, administrative, and regulatory requirements.

Accounts Receivable and Collections Management

• Oversee rent collection and tenant chargebacks/recoveries.
• Follow up with tenants regarding outstanding accounts.
• Maintain accurate records and document collection activities.
• Initiate appropriate collection procedures based on each situation.
• Escalate problematic accounts and collaborate with internal teams as required.
• Participate in the negotiation and administration of payment arrangements.

Tenant Relations

• Serve as the primary point of contact for tenants and ensure the administrative follow-up of their requests.
• Manage administrative communications with tenants, including notices, lease renewals, rent adjustments, and other correspondence.
• Maintain up-to-date tenant records and information.
• Ensure data and documentation comply with lease agreements and contractual requirements.
• Coordinate communications and administrative activities related to tenant move-ins, move-outs, relocations, fit-ups, and move management.
• Assist in coordinating site visits with tenants and various stakeholders.

Reporting and Continuous Improvement

• Contribute to the preparation of financial and administrative reports.
• Participate in the development and monitoring of operating budgets.
• Support environmental programs and promote participation among tenants.
• Assist with surveys, certifications, and initiatives related to the tenant experience.
• Identify and implement improvements to administrative processes.

What we are looking for

• Degree in Property Management, Administration, Finance or related field
• 5 to 7 years of experience in commercial property management
• Good control of leases, contracts and financial management
• Proficiency in Excel and property management software (e.g., Yardi)
• Excellent communication skills (French and English)

Who are we? Alcovi Capital is recognized for its expertise in asset management and real estate transactions. We create sustainable value by combining performance, innovation and a long-term vision. Our approach is based on three pillars:

• Growth: Anticipate trends and maximize opportunities to grow real estate capital.
• Cost-effectiveness: Deploying solutions that maximize efficiency, reduce costs, and improve performance.
• Future: Designing inspiring and sustainable environments that transform buildings into true destinations.