Adjoint.e administratif.ve

Capitale Mobilité, société en commandite du Réseau de Transport de la Capitale (RTC), se veut le chef de file pour le développement commercial et immobilier de la mobilité à Québec.

En optimisant et valorisant les actifs immobiliers et numériques du RTC, en assurant l'exploitation du service de vélopartage àVélo, la gestion des contrats publicitaires et les partenariats commerciaux, Capitale Mobilité agit à titre de leader en mettant de l'avant un modèle d'affaires innovant permettant de développer la mobilité intégrée et d'améliorer l'expérience du transport collectif.

Capitale Mobilité contribue à mettre en place un écosystème de mobilité au bénéfice du citoyen et à une mobilité urbaine toujours plus efficace.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision de la directrice administrative, l’adjoint.e administratif.ve a pour mission de soutenir l’ensemble des lignes d’affaires de Capitale Mobilité dans la gestion des activités courantes, le développement organisationnel ainsi que la coordination opérationnelle et administrative.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Coordination et organisation de réunions :

• Coordonner l’organisation de rencontres impliquant plusieurs parties prenantes internes et externes incluant le suivi des réponses des participants et la préparation de l'ordre du jour;
• Réserver des salles de réunion;
• Prendre les notes lors de rencontres importantes dans divers projets;
• Rédiger les comptes-rendus de réunions et divers comités, incluant les points de suivi;
• Assurer le suivi des tâches et échéances avec les responsables à la suite des rencontres;

2. Gestion documentaire et administrative :

• Préparer, réviser, corriger et mettre en page divers documents tels que des lettres, présentations, rapports et ententes;
• Suivre le calendrier de conservation des renseignements personnels;
• Optimiser et maintenir la structure de gestion documentaire dans Teams / SharePoint;

3. Support aux opérations et à la logistique :

• Gérer les inscriptions à des événements et formations;
• Gérer les réservations pour les déplacements d’affaires (vols, train, hôtels, etc.)
• Acheminer les factures aux clients;
• Gérer les rapports de dépenses;
• Assurer certains suivis d’échéances en lien avec les ententes fournisseurs;

4. Gestion interne :

• Coordonner les accès des employés avec le locateur;
• Valider et suivre divers plans d'action;
• Créer des sondages;
• Assurer le paiement de certaines factures;
• Effectuer des commandes.

Le poste peut inclure d’autres responsabilités de nature connexe non détaillées dans la présente description.

PROFIL RECHERCHÉ

• AEC, DEP ou DEC en administration, secrétariat, bureautique ou domaine connexe;
• Expérience pertinente dans un poste similaire;
• Maîtrise de la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, Power Point, Teams, SharePoint);
• Excellente maîtrise du français ;
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps;
• Compétences avancées en rédaction et révision de documents;
• Faire preuve de rigueur et de minutie;
• Capacité à travailler de manière autonome et à coordonner plusieurs tâches simultanément.

AVANTAGES

Capitale Mobilité offre une rémunération compétitive comptant un programme généreux d'avantages sociaux incluant :

• Poste permanent à temps partiel (minimum garanti de 15 heures / semaine pouvant aller jusqu’à 25 heures, à l’occasion, selon les besoins);
• Salaire selon l’expérience à partir de 25$ / heure;
• Boni annuel de performance établi selon l’atteinte d’objectifs spécifiques et corporatifs;
• Grille salariale majorée chaque année, augmentation de salaire selon le rendement;
• Possibilité de cotiser à un REER collectif (cotisation égalée par l’employeur jusqu’à l’équivalent de 5 % du salaire annuel de base);
• Vacances annuelles selon l’expérience (tableau préétabli) : 6% minimum dès l’an 1;
• 3 jours / année de congés de maladie personnels et familiaux;
• 2 jours / année en congés mobiles (liés aux événements de la vie personnelle et familiale);
• 13 jours fériés (tableau préétabli);
• Possibilité de télétravail (selon les besoins d’affaires, des présences au bureau seront requises chaque semaine);
• Stationnement extérieur gratuit;
• L aissez-passer mensuel du RTC fourni au besoin;
• Accès gratuit à une salle de gym dans l’édifice OU Accès au support à vélos intérieur pendant les 6 mois de l’été au besoin;
• Abonnement annuel àVélo au besoin.
Il y a 3 jours