Adjoint(e) aux activités professorales - Sciences de la décision

Rôle et responsabilités

L'adjoint(e) aux activités professorales offre du soutien administratif au corps professoral et au personnel d’enseignement du département.

Cette personne travaille en collaboration avec l'équipe des adjointes afin d'assurer un soutien efficace aux activités pédagogiques et administratives de son secteur.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Voit à l'organisation matérielle des cours : Informe le corps professoral et le personnel d’enseignement des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.

Crée et met à jour les sites de cours Zone Cours.Rend disponible les documents (prépare et distribue les recueils, quiz, plans de cours et autres documents pédagogiques) auprès de la communauté étudiante concernée, par impression ou diffusion électronique.

Effectue les déclarations de droits d’auteur.Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin d’impression selon l’horaire prévu par le registrariat et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur ZoneCours.

Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.

Reçoit les visiteurs, fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence. Obtient le plus d’informations possible avant de transmettre les messages.

Prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.

• De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’École.
• Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports);

compile des données, saisit les textes, les corrige et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.

• Prépare les relevés de dépenses des professeurs et des invités externes et assure le suivi auprès du service de comptabilité et trésorerie.
• Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal (demandes d’autorisation d’engagement pour les étudiants canadiens et internationaux, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel, demandes de bourse, demande d’achats et tout autre formulaire interne à HEC Montréal).
• Aide les membres du corps enseignant en répondant à leurs demandes de support liées aux ressources pédagogiques, à l'organisation des cours et à l'utilisation des outils numériques.
• Assiste le corps enseignant dans la réalisation de leurs activités et divers projets. Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination, de salons ou autres.

Voit à l’organisation logistique des séminaires et autres activités du département (remboursement des dépenses, réservation chambre d’hôtel, réservation de salles, etc.

Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information pour divers documents.

• Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités de son secteur de travail.
• Vérifie l’inventaire et procède aux achats des fournitures de bureau.
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
• Lors de l’absence de l’adjointe de direction effectue divers travaux en support à la direction du département.
• Soumet à l’adjointe de direction et / ou à la direction de son département tout dossier requérant une attention particulière;

exécute toute autre tâche demandée par la direction, ou requise pour maintenir et améliorer les services de son secteur de travail.

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Profil recherché

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un inimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite La langue principale d'enseignement à HEC Montréal est le français.

Certains cours et programmes sont offerts en anglais. La connaissance de l’anglais est requise pour l’organisation des cours en cette langue et pour la communication avec la clientèle étudiante non francophone.

• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; Office 365, Excel, Teams, SharePoint, etc.)
• Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WorldPress, Rhytmyx, etc.
• Connaissances des environnements administratifs tels que : Maximo, Savia, Jira.
• Autonomie, initiative et débrouillardise
• Habiletés dans les relations interpersonnelles
• Discrétion
• Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou dans une discipline appropriée (atout)
• Connaissance du milieu universitaire (atout)
• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

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Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

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