Contract & Procurement Administrator

AECL operates on land and territories that have, since time immemorial, been the traditional lands of Indigenous peoples in Canada.

Together with our contractor, Canadian Nuclear Laboratories (CNL), AECL is committed to advancing reconciliation with First Nation, Métis, and Inuit communities through a renewed relationship based on recognition of rights, mutual understanding and respect, and meaningful engagement, collaboration, and partnership.

Is AECL right for you?

As a federal Crown corporation, Atomic Energy of Canada Limited (AECL) has a mandate to enable nuclear science and technology and manage the Government of Canada's radioactive waste liabilities.

Since 2015, AECL has been delivering its mandate through a Government-owned, Contractor-operated (GoCo) business model, whereby a private-sector organization, Canadian Nuclear Laboratories (CNL), is responsible for managing and operating AECL's sites on its behalf, pursuant to long term agreements.

AECL's objectives under the GoCo model include accelerating Environmental Remediation Management, managing the Federal Nuclear Science and Technology Work Plan in support of government priorities and needs, and building a world-class nuclear laboratory that fulfils government priorities and grows commercial revenues, while reducing or containing costs and risks to Canada.

What you will do :

Reporting to the Manager, Procurement & Contract Oversight, you will provide a vital role in assisting with AECL's contract administration.

As the Contract & Procurement Administrator, you will issue purchase orders (POs) on a day-to-day basis and efficiently facilitate contract changes.

You will oversee IT service contracts and build and maintain strong relationships with suppliers to promote effective communication and collaboration and streamline procurement activities.

You will identify and mitigate potential risks in contracts and procurement processes, participate in audits and drive continuous improvement by proposing and implementing enhancements to procurement processes and systems.

As you grow in this role you will have the opportunity to handle standard Request for Proposals (RFPs) and contribute to procurement strategy.

You will have the opportunity to enhance your skills and expertise, be a part of a talented team that inspires career growth and development and contribute to meaningful projects that drive AECL's success.

What you bring :

• Post-secondary diploma in procurement or supply chain management, or a supply chain or procurement designation with proven experience in contract administration and procurement.
• Proven experience in contract administration and procurement with a working knowledge of procurement laws and regulations
• Experience in IT contract management is highly desirable.
• Proactive problem-solving skills to address issues that arise during contract administration and procurement processes.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) to edit documents, create templates, and manage spreadsheets with formulas and intermediate proficiency in interpreting data for proposal comparison for the purposes of tracking funds spent on POs, monitoring contingency availability, assessing approved funds, and comparing priced proposals.
• Effective verbal and written communication skills to clearly convey contract terms, procurement strategies, and compliance requirements ensuring accurate documentation and successful negotiations.
• Contract administration skills including drafting, reviewing, and modifying terms, ensuring compliance and mitigating risks throughout the contract lifecycle.
• Ability to take initiative and be self-motived, follow and enforce establish processes, and maintain meticulous documentation for audits.
• Initiative to propose process improvements and contribute to continuous enhancement of procurement practices.
What we bring :
• Salary :
• Salary :
• The hiring range for this role is between $82,600 and $94,800 based on compensable factors including, but not limited to qualifications and experience.
• The current salary range for this role is broader than the hiring range. Employees progress through the salary scale based AECL's compensation philosophy and procedures.
• Benefits :
• Comprehensive medical and dental benefits through the Government of Canada.
• Participation in the Public Service Pension Plan (an indexed, defined-benefit pension plan) to help you plan for retirement.
• Vacation, personal and floating days to be used in support of your physical and mental wellbeing.
• A confidential Employee Assistance Program to help with challenges you or your family may be facing.
• A flexible hybrid work model that lets you balance both working from home and nurturing in-person connections by coming into the office or on-site.
• Performance-based incentives to motivate and reward you for meeting goals.

What you can expect :

• This position can be based out of AECL's Ottawa or Chalk River, Ontario office locations.
• This competition will have two rounds of interviews.
• The selected candidate must successfully meet Government of Canada security clearance requirements.
• While we sincerely appreciate all applications, only those candidates selected for an interview will be contacted.
• Preference may be given to individuals who are bilingual.

Recruitment Timelines :

Please plan to be available on the following dates if you are selected for an interview. If these dates are not accessible to you, please let us know and we will work with you to find other suitable options.

• Phone screens with shortlisted candidates are scheduled for the week of November 11th
• First interviews will be in-person and scheduled for the week of November 25th
• Second interviews will be in-person and scheduled for the week of December 2nd

At AECL, we are committed to building an authentic workplace. Promoting diversity, equity, inclusion, and accessibility matters to us.

We welcome applications from women, visible minorities, Indigenous Peoples, persons with disabilities, and persons of any gender identity, expression, or sexual orientation.

Preference may be given to members of a designated group to address identified under-representation. We encourage candidates to self-identify.

AECL provides support and reasonable accommodations in its recruitment processes to applicants with disabilities. This includes accommodations that consider an applicant's accessibility needs.

If you have a disability that requires accommodation during our recruitment process, let us know how we can assist you by emailing redacted .

About AECL : Website

Website

www.aecl.ca

Linkedin

Twitter

Facebook

Énergie atomique du Canada limitée (EACL) mène ses activités sur des terres et territoires qui sont, depuis des temps immémoriaux, les terres traditionnelles des peuples autochtones du Canada.

Avec son entrepreneur, les Laboratoires nucléaires canadiens (LNC), EACL s'est engagée à favoriser la réconciliation avec les communautés des Premières Nations, des Métis et des Inuits grâce à une relation renouvelée fondée sur la reconnaissance des droits, la compréhension et le respect mutuels, ainsi que sur un engagement, une collaboration et un partenariat significatifs.

L'EACL vous convient-elle?

À titre de société d'État fédérale, Énergie atomique du Canada limitée (EACL) a pour mandat de faciliter la science et la technologie nucléaires et de gérer les responsabilités du gouvernement du Canada en matière de déchets radioactifs.

Depuis 2015, EACL s'acquitte de son mandat selon un modèle d'organisme gouvernemental exploité par un entrepreneur (OGEE), en vertu duquel un organisme du secteur privé, les Laboratoires nucléaires canadiens (LNC), est responsable de la gestion et de l'exploitation des sites d'EACL, conformément à des accords à long terme.

Les objectifs d'EACL dans le cadre du modèle OGEE comprennent l'accélération de la gestion de l'assainissement de l'environnement, la gestion du Plan de travail fédéral en sciences et technologie nucléaires à l'appui des priorités et des besoins du gouvernement et la construction d'un laboratoire nucléaire de calibre mondial qui répond aux priorités du gouvernement et qui augmente les revenus commerciaux, tout en réduisant ou en limitant les coøts et les risques pour le Canada.

Ce que vous ferez :

Sous la responsabilité du gestionnaire, Approvisionnement et surveillance des contrats, vous jouerez un rôle essentiel en contribuant à l'administration des contrats d'EACL.

En tant qu'administrateur des contrats et de l'approvisionnement, vous émettrez des bons de commande au quotidien et faciliterez efficacement les modifications de contrats.

Vous superviserez les contrats de service de TI et établirez et maintiendrez des relations solides avec les fournisseurs afin de promouvoir une communication et une collaboration efficaces et de rationaliser les activités d'approvisionnement.

Vous détecterez et atténuerez les risques liés aux contrats et aux processus d'approvisionnement, participerez aux audits et favoriserez l'amélioration continue en proposant et en mettant en œuvre des améliorations des processus et des systèmes d'approvisionnement.

Au fur et à mesure que vous évoluerez dans ce rôle, vous aurez l'occasion de traiter des demandes de propositions normalisées et de contribuer à la stratégie d'approvisionnement.

Vous aurez la possibilité d'améliorer vos compétences et votre expertise, de faire partie d'une équipe talentueuse qui inspire la croissance et le perfectionnement professionnels et de contribuer à des projets significatifs qui contribuent au succès d'EACL.

Ce que vous apportez :

• Diplôme d'études postsecondaires en gestion des achats ou de la chaîne d'approvisionnement, ou un titre en gestion de la chaîne d'approvisionnement ou en approvisionnement avec une expérience avérée dans l'administration des contrats et les achats.
• Expérience avérée de l'administration des contrats et de l'approvisionnement, avec une connaissance pratique de la législation et de la réglementation en matière d'approvisionnement.
• Une expérience de la gestion des contrats de TI est hautement souhaitable.
• Aptitude à résoudre les problèmes de manière proactive afin de traiter les difficultés qui surviennent au cours des processus d'administration des contrats et d'approvisionnement.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) pour éditer des documents, créer des modèles et gérer des feuilles de calcul avec des formules, et compétence intermédiaire dans l'interprétation des données pour la comparaison des propositions aux fins du suivi des fonds dépensés pour les bons de commande, du contrôle des imprévus, de l'évaluation des fonds approuvés et de la comparaison des propositions tarifées.
• Compétences en matière de communication orale et écrite pour transmettre clairement les conditions contractuelles, les stratégies d'approvisionnement et les exigences de conformité, afin de garantir une documentation précise et des négociations fructueuses.
• Compétences en matière d'administration des contrats, y compris la rédaction, l'examen et la modification des conditions, en veillant à la conformité et à l'atténuation des risques tout au long du cycle de vie du contrat.
• Capacité à prendre des initiatives et à se motiver, à suivre et à appliquer les processus établis et à maintenir une documentation méticuleuse pour les audits.
• Initiative pour proposer des améliorations de processus et contribuer à l'amélioration continue des pratiques en matière d'approvisionnement.

Ce que nous apportons :

• Salaire :
• La fourchette de rémunération pour ce poste est comprise entre 82 600 $ et 94 800 $ en fonction de facteurs compensatoires tels que les qualifications et l'expérience.
• La plage salariale actuelle pour ce poste est plus large que la plage d'embauche. Les employés progressent dans l'échelle salariale en fonction de la philosophie et des procédures de rémunération d'EACL.
• Prestations :
• Prestations médicales et dentaires complètes par l'entremise du gouvernement du Canada.
• Participation au Régime de pension de retraite de la fonction publique (un régime de retraite à prestations déterminées indexées) pour vous aider à planifier votre retraite.
• Des vacances, des congés personnels et des jours flottants à utiliser pour favoriser votre bien-être physique et mental.
• Un Programme d'aide aux employés pour vous aider à relever les défis auxquels vous ou votre famille pouvez être confrontés.
• Un modèle de travail hybride flexible qui vous permet de concilier le travail à domicile et l'entretien de relations personnelles en venant au bureau ou sur place.
• Des incitatifs basés sur la performance pour vous motiver et vous récompenser lorsque vous atteignez vos objectifs.

Ce à quoi vous pouvez vous attendre :

• Ce poste peut être basé dans les bureaux d'EACL à Ottawa ou à Chalk River, en Ontario.
• Ce concours comprendra deux séries d'entrevues.
• Le candidat choisi doit satisfaire aux exigences du gouvernement du Canada en matière d'habilitation de sécurité.
• Bien que nous appréciions sincèrement toutes les demandes d'emploi, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
• La préférence peut être donnée aux personnes bilingues.

Échéanciers de recrutement :

Assurez-vous d'être disponible aux dates suivantes si vous êtes sélectionné pour une entrevue : si ces dates ne vous conviennent pas, veuillez-nous en informer et nous nous efforcerons de trouver avec vous une autre possibilité.

• Les entrevues téléphoniques avec les candidats présélectionnés sont prévues pour la semaine du 11 Novembre.
• Les premières entrevues se dérouleront en personne et seront programmées pour la semaine du 25 Novembre.
• Les entrevues secondaires se dérouleront en personne et seront programmées pour la semaine 2 Décembre.

Chez EACL, nous nous sommes engagés à b'tir un milieu de travail authentique. Promouvoir la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité nous importe.

Nous accueillons les demandes des femmes, des minorités visibles, des personnes autochtone