Adjoint administratif/Adjointe administratif

BlueKanGo adhère au principe de l’égalité des chances en matière d’emploi et s’engage à promouvoir un environnement de travail inclusif.

L'utilisation du masculin dans ce document est uniquement destinée à en faciliter la lecture.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Qui sommes-nous ?

BlueKanGo est la plateforme logicielle de gestion des processus QUALITÉ, SST, RH, GMAO et ESG à impact opérationnel et stratégique durable.

L’entreprise accompagne ses clients, les forme et assure le support à l’utilisation depuis plus de 20 ans.

Notre mission est de rendre les organisations plus performantes, conformes et responsables en facilitant la numérisation, la collecte, l’accès et le traitement de données opérationnelles QUALITÉ, SST, RH, GMAO et ESG

Nous comptons aujourd'hui plus de 2000 clients abonnés dans le monde, représentant plus de 2 millions d’utilisateurs que nous accompagnons au quotidien et issus de secteurs variés (santé, construction, manufacturier, agroalimentaire, énergie, aviation ).

Pourquoi nous rejoindre ?

Avec plus de 150 collaborateurs de 15 nationalités différentes, BlueKanGo a une forte culture d'entreprise agile acquise progressivement au fil des années facilitant ainsi votre montée en compétence pour vous permettre à terme plus d'autonomie sur vos projets.

Prêt à rejoindre l’aventure BlueKanGo ?

BlueKanGo Canada , installée à Montréal depuis 2017, est la filiale canadienne de la compagnie BlueKanGo et représente une clientèle établie en Amérique du Nord et Amérique Latine.

Votre intégration sera un événement important pour nous, si vous aimez relever les défis de transformation numérique de nos prospects, alors vous n’avez plus à hésiter : rejoignez-nous et vous nous accompagnerez dans notre dynamique de croissance.

La convivialité, l’ ownership et la dynamique d’équipe sont au cœur du quotidien des équipes dont vous serez un des nouveaux acteurs.

Vos missions :

En tant qu’adjoint au Vice-Président de la filiale canadienne BlueKanGo Canada, vous jouerez un rôle clé dans ses tâches quotidiennes et en assurant le bon fonctionnement de l'entreprise.

Vous serez responsable de l'assistance administrative, du suivi financier et de la facturation client. De plus, vous coordonnerez les activités liées aux ressources humaines de la filiale canadienne, en étroite collaboration avec le service RH de la maison mère de BlueKanGo en France."

Tâches principales :

Adjoint à la Direction :

• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et événements du VP au besoin
• Assister à la planification, la mise en œuvre et le suivi des projets de partenariats en Santé et avec les Organismes Gouvernementaux
• Concevoir et préparer des présentations PowerPoint pour des réunions internes et externes.
• Organiser les voyages d'affaires, y compris les réservations de transport et d'hébergement.
• Servir de point de contact entre la direction, les employés
• Assister la direction dans la gestion des situations d'urgence et des crises.
• Préparer les plans de continuité des activités et les procédures d'urgence.
• Coordination des activités liées à la logistique des bureaux
• Réalisation de tâches administratives ad hoc de l’entreprise
• Gestion des fournitures de bureau et des équipements

Suivi financier et facturation client

• Générer et envoyer les factures clients conformes aux contrats de vente
• Suivre les paiements reçus, mettre à jour les enregistrements financiers, relancer les factures impayées
• Assurer le suivi des dépenses et gestion des budgets de l’entreprise
• Maintenir à jour les informations sur les données financières des clients dans CRM (SalesForce) et logiciel de facturation (NetSuite)

Coordination des activités RH

• Superviser des activités de recrutement
• Superviser des activités liées à l'accueil, intégration et probation des nouveaux employés
• Superviser des activités liées au départ des employés
• Tenir les registres des données relatives au personnel dans la base de données
• Être la personne ressource pour les demandes internes concernant les RH
• Assurer la mise à jour des primes à verser aux employés en fonction de leur avenant

Profil recherché et compétences :

• Vous avez une formation en administration ou dans un domaine connexe avec un cumul d'expérience de travail pouvant être jugé suffisant
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Vous êtes technophile, à l’aise avec les outils numériques (Salesforce, Netsuite,...)
• Avoir le sens de l’organisation et de la priorisation
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome et de gérer plusieurs projets simultanément
• Vous maîtrisez les logiciels bureautiques suivant : Microsoft (Word, PowerPoint, Excel); Google (Google Docs, Google Slides, Google Sheets)
• Fortes habiletés relationnelles (travail d'équipe) et bon communicant
• Maîtrise obligatoire du Français et de l’Anglais (Oral et Écrit) ; l'espagnol un atout supplémentaire

Au-delà de ces compétences techniques, nous recherchons avant tout un collaborateur autonome, dynamique, proactif (ownership) , avec une bonne capacité d’adaptation et un très bon relationnel pour se joindre à une entreprise en pleine expansion !

Conditions :

Salaire : Selon expérience et compétences

Vacances : 4 semaines

Programme d’assurance

Télétravail et présentiel (3 / 2)

Matériel informatique fourni

Horaire d’été (Juillet et Août la semaine termine le vendredi à midi)

Contacter :

Pedro Villagran VP-Associé

[email protected]