Adjoint

Union / Affiliation : C.U.P.E. Local 3338

Pay range : $1,895.65 to $2,145.78 bi-weekly SFU Department Descr : Office of Francophone & Francophile Affairs (OFFA)

Position Grade : 6

of openings : 1

Biweekly Hours : 70

Who We Are

Au Bureau des affaires francophones et francophiles (BAFF), nous avons pour mission de coordonner, promouvoir et soutenir le développement de programmes et de cours offerts en langue française à SFU.

Nous organisons également des activités scientifiques et culturelles auprès de la communauté pour stimuler le rayonnement d’une francophonie plurielle et inclusive.

Grâce à notre salon étudiant, nous offrons un espace inclusif pour les étudiants francophones et francophiles à SFU. Travailler au BAFF, c'est évoluer dans un environnement stimulant, bienveillant et qui permet concrètement de contribuer au développement de l'éducation postsecondaire en français.

Our mission at OFFA is to coordinate, promote and support to the development of programs and courses offered in French at Simon Fraser University (SFU).

We also organize cultural and scientific activities within the community to foster a plural and inclusive Francophonie. Through our student lounge, we offer an inclusive environment for francophone and francophile students at SFU.

Being OFFA's team member means working in a stimulating, benevolent environment that makes a significant contribution to the development of post-secondary education in French.

About the Role

La personne titulaire du poste a un rôle clé au sein de l'équipe du BAFF, particulièrement auprès de l'équipe de gestion.

A travers sa polyvalence, elle offre un soutien administratif et financier essentiel au bon déroulement des opérations quotidiennes tel que le traitement de factures et de données, les commandes de fournitures, la rédaction de compte-rendus et la tenue de dossiers administratifs et financiers.

L'adjoint.e administratif.ve offre des services d'accueil et constitue le premier point de contact pour les personnes qui s'adressent au BAFF par téléphone, par courrier électronique ou en personne.

Le(la) titulaire veille à la bonne utilisation et l'entretien du salon des étudiants et des espaces de bureau par les clients, les étudiants, les partenaires et les employés.

Enfin, la personne appuie et participe à l'organisation d'événements et activités sur le campus et à l’extérieur.

Le candidat idéal est bilingue (français / anglais) et a la langue française et ses cultures à cœur. Il possède des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle et une volonté de se surpasser pour aider les clients, les étudiants et l'équipe du BAFF.

Il gère efficacement son temps afin d'organiser, de hiérarchiser et de mener à bien des tâches multiples sans compromettre la qualité, la précision et la confidentialité des informations.

Il est à l'aise avec les interruptions fréquentes et démontre sa capacité à passer d'un travail demandant de la concentration à l'assistance aux clients et aux collègues, selon les besoins.

Il possède une excellente littératie financière lui permettant d'assurer des tâches impliquant des opérations financières de manière précise.

Dans le contexte d'un milieu de travail hybride, il sait travailler de manière autonome et en isolation.

The Administrative Assistant plays a key role in the OFFA team, particularly with the management team. Through his / her versatility, he / she provides administrative and financial support essential to the smooth running of day-to-day operations, such as processing invoices and data, ordering supplies, drafting reports and keeping administrative and financial records.

The incumbent provides reception services to the OFFA department and is the first point of contact for clients who reach out by telephone, e-mail or in person.

The role ensures the proper use and upkeep of the student lounge and office spaces by clients, students, partners and employees.

Finally, Administrative Assistant supports and participates in the organization of events and activities on and off campus.

The ideal candidate is bilingual (French / English) and takes French language and cultures to heart. They have exceptional customer services skills and a willingness to go above and beyond to assist clients, students and OFFA team.

They effectively manage their time in order to organize, prioritize and complete multiple tasks without compromising quality, accuracy and confidentiality.

They are comfortable with frequent interruptions and have a demonstrated ability to switch between focused work and assisting clients and colleagues as needed.

They have excellent financial literacy, enabling them to handle tasks involving financial transactions with accuracy. In a hybrid work environment, they can work independently and in isolation.

Qualifications

Diplôme de fin d'études secondaires et deux années d'études postsecondaires ou l'équivalent d'un certificat / diplôme comprenant des études en langue française.

• Maîtrise bilingue du français et de l'anglais.
• Capacité à utiliser efficacement les applications bureautiques standard (ex, courrier électronique, traitement de texte, tableur Excel, base de données, Onedrive et logiciel Teams) à un niveau intermédiaire.

Une expérience avec des logiciels de comptabilité est un atout.

• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle, de relations interpersonnelles et de communication verbale.
• Excellent esprit d'analyse, de résolution de problème et souci du détail.
• Capacité d'organisation et de travail en multitâche avec des interruptions fréquentes.
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome et / ou isolée.

High school diploma and two years of post-secondary education or formal certificate / diploma equivalent that includes French language studies.

• Demonstrated full proficiency in both French and English.
• Demonstrated ability to effectively use standard office applications (e.g., e-mail, Word processing, Excel spreadsheet, database, Onedrive and Teams software) at intermediate level.

Experience with accounting software is an asset.

• Excellent customer service, interpersonal and verbal communication skills.
• Excellent analytical, problem-solving and attention to detail skills.
• Ability to organize and multitask with frequent interruptions.
• Demonstrated ability to work independently and / or in isolation.

What We Offer

At SFU, our goal is to ensure our people are valued and supported by promoting a healthy work-life balance, professional growth and development, as well as a safe and respectful workplace.

We offer continuing employees who belong in the Canadian Union of Public Employees (CUPE Local 3338) :

• 3 weeks’ vacation (prorated for the first year)*
• Hybrid-work program for eligible positions
• Employer paid defined benefit pension plan
• On-campus tuition waiver for employees and their immediate family members*
• Funding for professional development expenses*
• And more!
• Prorated for part-time employees

Additional Information

For external candidates, the starting salary is the first step of the salary range.

Cover letter must be submitted in French, and resume must be submitted in French and English.