Coordonnateur(trice) de bureau / réceptionniste - Office Coordinator / Receptionist

À propos du poste :

Fitzrovia est actuellement à la recherche d'un(e) réceptionniste / coordonnateur(trice) de bureau pour se joindre à l'équipe de Montréal.

Cette personne sera responsable de l'ensemble des responsabilités de la réception et aidera l'équipe des operations corporatives à coordonner les activités quotidiennes du bureau.

Cela comprend la gestion de la réception, de la cuisine et des salles de réunion, le service à la clientèle, les appels téléphoniques, le service du courrier, les fournitures de bureau et l'assistance aux événements du bureau et à la traiteur.

Nous recherchons une personne qui a un comportement chaleureux, une attitude positive et d'excellentes compétences en matière de gestion du temps et d'exécution de tâches simultanées.

Chez Fitzrovia, nous sommes fiers d'être une organisation entrepreneuriale et innovatrice, ce qui fait que ce poste convient parfaitement à un candidat qui cherche à se retrousser les manches, à porter plusieurs chapeaux et à contribuer à tous les aspects de l'investissement et du développement immobiliers.

Responsabilités :

• En tant que premier point de contact pour le bureau de Fitzrovia à Montréal, accueillir les clients, les invités et les employés de manière positive et chaleureuse.
• Fournir un soutien administratif de haut niveau aux cadres supérieurs (VP+) de la région.
• Diriger la préparation et l'exécution des événements pour les employés de la région du Québec, y compris les événements trimestriels, la mise en place de la formation, les lunchs quotidiens, les gâteaux d'anniversaires et d'autres événements, le cas échéant.
• Entretenir et organiser les espaces de bureau, y compris la salle des imprimantes, les salles d'entreposage, la réception, les salles de réunion, la cuisine et les aires communes.

Veiller à ce que les salles de réunion soient rangées avant d'accueillir des invités externes.

• Veiller à ce que le bureau soit organisé tous les jours, notamment en assurant l'inventaire, en organisant les livraisons, en rangeant et en organisant les fournitures, en organisant la cuisine, etc.
• Coordonner et communiquer de manière proactive avec la direction du bâtiment les problèmes liés au bureau en veillant à ce qu'ils soient résolus.
• Répondre à tous les appels entrants et les acheminer, le cas échéant. Transmettre et coordonner les messages avec les employés, le cas échéant.
• Superviser le courrier entrant et sortant, y compris celui de Postes Canada et des messagers.
• Gérer les commandes du bureau, y compris la papeterie et les fournitures de bureau, l'épicerie, les gâteaux d'anniversaire, la décoration d'événements, etc.
• Gérer la planification et la coordination des réunions et des réservations de salles de conférence pour le bureau de Montréal.
• Aider à la planification des entrevues d'équipe et à l'intégration des nouveaux employés ou des employés potentiels.
• Organiser les déplacements des employés régionaux, tant au niveau national qu'international, en fournissant des itinéraires détaillés si nécessaire.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes RH et administratives sur des projets et des tâches de temps à autre.
• Aider à répondre aux demandes administratives générales de temps à autre.

Qualifications et expériences :

• Diplôme de niveau collégial ou universitaire et / ou équivalent de préférence
• Maîtrise de la suite Microsoft, d'Adobe Acrobat et de Zoom
• Un sens aigu de l'urgence et des compétences organisationnelles avancées
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, démontrant la capacité à rédiger une correspondance claire et concise.
• Très réactif à toutes les demandes et naturellement enclin à aider les autres.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et d'esprit d'équipe, apportant une attitude positive au travail chaque jour.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision indépendante
• Un grand souci du détail et un sens aigu de l'organisation
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et des priorités
• Proactif, avant-gardiste et doté d'un grand sens de l'initiative
• Capacité à travailler sous pression, dans un environnement exigeant avec des délais serrés
• Comportement poli et professionnel
• Esprit d'équipe et capacité avérée à établir des relations solides avec les parties prenantes internes et externes.

Pourquoi Fitzrovia ?

Fitzrovia est un développeur verticalement intégré et un gestionnaire d'actifs de communautés locatives construites sur mesure dans les régions du Grand Toronto et de Montréal.

Fitzrovia offre les meilleurs services de développement, de construction, de gestion immobilière et de gestion d'actifs pour des appartements locatifs de luxe, en mettant l'accent sur le design, la gestion active du style de vie et un service à la clientèle exceptionnel.

Fitzrovia travaille en partenariat avec des institutions publiques, des fonds de pension et des investisseurs à valeur nette élevée qui privilégient les investissements dans des actifs générant des flux de trésorerie à long terme.

La société est le plus grand promoteur d'appartements locatifs construits à cet effet dans la région du Grand Toronto, avec plus de 9,1 milliards de dollars d'actifs sous gestion.

Nous mettons l'accent sur nos employés et notre culture, et nous offrons un salaire concurrentiel, des avantages sociaux et des possibilités de développement de carrière.

L'engagement de Fitzrovia envers l'hospitalité est au cœur de notre ADN. Pour en savoir plus sur Fitzrovia, ses employés et ses propriétés, visitez le site www.fitzrovia.ca.

Fitzrovia est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à créer un environnement inclusif pour tous ses employés.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation raisonnables pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter : [email protected].

About the Role :

Fitzrovia is currently seeking to hire a Receptionist / Office Coordinator to join our Montreal team. The Receptionist / Office Coordinator will be responsible for overall front desk responsibilities and will assist the Corporate Operations team with day-to-day office coordination.

This includes the management of reception, kitchen and meeting areas, customer service, phones, mail, office supplies and assisting with office events and catering.

We are looking for someone that has a friendly demeanor, a can-do attitude, with proven excellent time management and multi-tasking skills.

At Fitzrovia, we pride ourselves on being an entrepreneurial and innovative organization, which makes this role well suited for a candidate looking to roll up their sleeves, wear multiple hats and contribute to all aspects of real estate investment and development.

Responsibilities :

• As the first point of contact for Fitzrovia’s Montreal Office, welcome clients, guests, and employees in a positive and friendly manner.
• Provide high-level administrative support to senior leaders (VP+) in the region.
• Lead the preparation and execution of employee events for the Quebec region, including quarterly events, set-up of training, daily lunches, birthday treats, and ad hoc events.
• Maintain and organize office areas including printer room, storage closets, reception, meeting rooms, kitchen, and common areas.

Ensure meeting rooms are tidied before bringing external guests into the room.

• Ensure that the office is organized every day, including maintaining inventory, organizing deliveries, putting away / organizing supplies, tidying the kitchen, etc.
• Proactively coordinate and communicate office issues for resolution with building management.
• Answer and route all incoming calls as required. Forward and coordinate messages with employees as required.
• Oversee incoming / outgoing mail, including Canada Post and couriers.
• Manage the tracking and organization of office inventory, including kitchen / printer room / storage supplies.
• Manage office ordering, including stationary and office supplies, groceries, birthday treats, event decor, etc.
• Assist as required with data entry and preparation of documents and presentations.
• Manage scheduling and coordination of meetings and boardroom bookings for the Montreal office.
• Assist with team interviewing scheduling and new hire onboarding for new or prospective employees.
• Organize travel for regional employees, both domestic / international, providing detailed itineraries as required
• Work closely with the HR and Administrative teams on ad-hoc projects and tasks
• Assist in general administrative requests from time to time.

Qualifications and Experiences :

• College or University degree and / or equivalent preferred
• Proficiency in Microsoft Suite, Adobe Acrobat, Zoom
• A strong sense of urgency and advanced organizational skills
• Superior verbal and written communication skills, demonstrating the ability to draft clear and concise correspondence
• Highly responsive to all requests with a natural inclination to help others
• Excellent interpersonal and team building skills, bringing a positive attitude to work each day
• Strong problem-solving and independent decision-making skills
• Strong attention to detail and organizational skills
• Excellent time and priority management skills
• Proactive, forward thinker with strong initiative
• Ability to work under pressure, in a demanding environment with tight deadlines
• Polished and professional demeanor
• Team player with proven ability to build strong rapport with internal and external stakeholders
14 days ago