Directrice ou directeur – Secteur de l’administration et de la reddition de compte

Numéro d'offre

14907

Période d'affichage

Du 02-10-2024 au 27-10-2024

Lieu de travail

Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés

Pavillon Alphonse-Desjardins

Ville de Québec

Statut / Admissibilité

Contrat temporaire

Ouvert à tous

Raison d'être du poste

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur.

L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

La Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés (DPRD) est à la recherche d’une directrice ou d’un directeur du secteur de l’administration et de la reddition de compte.

La Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés a pour mission de soutenir l’Université Laval et ses facultés dans leur développement et dans la réalisation de projets porteurs pour la société, en renforçant la relation avec ses étudiantes et étudiants, ses diplômées et diplômés, pendant et bien au-delà de leur passage à l’Université Laval, ainsi qu’en mobilisant des donatrices et donateurs engagé(e)s.

La directrice ou le directeur du secteur de l’administration et de la reddition de compte accompagnera la cheffe de la direction de la DPRD ainsi que la cheffe adjointe - Stratégie et transformation dans la gestion et l’orientation des volets administratifs de l’unité.

Plusieurs projets de développement liés à la philanthropie et aux relations avec les diplômées et diplômés sont en incubation actuellement et nécessiteront une expertise budgétaire pour en assurer la concrétisation.

Cette personne assurera un rôle clé dans la planification et le suivi budgétaire, la mobilisation de l’équipe administrative, l’amélioration continue de nos processus et le lien avec nos partenaires clés à l’interne de l’Université Laval.

Sommaire du poste

Relevant de la cheffe de la Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés, la directrice ou le directeur - Secteur de l’administration et de la reddition de compte dirige l’équipe responsable des opérations administratives de l’unité et à la gestion administrative de la philanthropie, des dossiers de ressources humaines (plan de main-d’œuvre) et financières, des opérations contractuelles, de reddition et de l’approvisionnement lié à l’unité.

En lien avec ces opérations, la personne sélectionnée développe les meilleures pratiques, met en place des indicateurs et tableaux de bord ainsi que les plans d’action nécessaires.

La personne titulaire contrôle les dépenses, fournit le support nécessaire au bon fonctionnement du service, établit les normes et procédures nécessaires.

Elle est également responsable de la rigueur et de la qualité des activités administratives liées à la philanthropie sous la responsabilité de son équipe (saisie de dons, service client auprès des donateurs ayant des interrogations, arrimage avec le Service des finances de l’Université Laval, reddition de compte).

Plus spécifiquement, la personne sélectionnée devra :

• Gérer une équipe dédiée aux activités administratives de l’unité et à la philanthropie;
• Être responsable d’élaborer et de gérer une nouvelle division au sein de l’équipe de l’administration dédiée à la création des protocoles de dons et à la reddition de compte;
• Collaborer étroitement avec le Service des finances de l’Université Laval, le Bureau de la secrétaire générale et les instances facultaires afin de revoir et optimiser les processus administratifs philanthropiques, le processus de reddition des 800 fonds philanthropiques et dans la création de protocoles de dons en adéquation avec les priorités institutionnelles et les intentions des donatrices et donateurs;
• Piloter et mettre en place les meilleures pratiques administratives pour l’ensemble de la DPRD dans le contexte post-intégration et agir comme intervenante clé afin de résoudre les différentes situations problématiques qui peuvent survenir;
• Effectuer l’assurance-qualité de l’ensemble des processus administratifs de l’unité et des tâches philanthropiques prises en charge par son équipe;
• Assurer le leadership du processus global de reddition de compte destiné aux donatrices et donateurs en collaboration avec le Service des finances et les différentes facultés et services concernés et coordonner l’équipe de travail dédié à ce chantier;
• Gérer le suivi du budget de fonctionnement de l’unité, effectuer la veille des ententes de partenariats en cours et assurer la réalisation par elle et son équipe des différentes demandes liées à la gestion des contrats;
• Élaborer le plan de main-d’œuvre de la DPRD dans le contexte particulier de l’intégration de la Fondation au sein de l’Université Laval et du développement de la nouvelle unité pour les années à venir;
• Conseiller la cheffe de la direction dans la réflexion sur la réfection des indicateurs de performances dans le but de quantifier le retour sur investissement des actions de la DPRD et proposer aux hautes instances universitaires des métriques dans une perspective de saine gestion et de performance accrue en matière de philanthropie universitaire;
• Définir avec le comité de direction de la DPRD des tableaux de bord internes nécessaires à l’amélioration de la performance de l’unité, tout en réalisant des bilans de performance destinés à la direction UL et au conseil d’administration;
• Contribuer stratégiquement et de façon tactique aux grands projets prioritaires auprès de la cheffe de la direction de la DPRD, à titre d’exemples ;
• montage financier de projets à financer et / ou à développer et avoir une veille sur les meilleures pratiques dans le secteur de l’administration philanthropique et en gestion organisationnelle;
• Gérer, suivre et encadrer les différents fournisseurs dans le respect de la réglementation en matière contractuelle;
• Développer et entretenir un réseau de collaborateurs clés au sein de la communauté universitaire pertinent au déploiement des projets;
• Participer de façon intensive au projet de changement de CRM afin de permettre une optimisation des aspects administratifs dans le futur système (saisie des dons, gestion des exceptions, reddition de compte);
• Définir et proposer des objectifs et des orientations pour le département de l’administration de la DPRD.

Profil de compétences

• Savoir comprendre les enjeux, les principes et les modes de fonctionnement qui régissent les environnements interne et externe de son institution;
• Savoir encourager le développement professionnel de l’employé en l’aidant à apprendre et à développer des compétences pertinentes et en augmentant sa participation à l’institution;
• Savoir gérer son mode de fonctionnement ou la prestation de service dont il a la responsabilité pour atteindre les objectifs, par une utilisation optimale des ressources disponibles et dans une perspective d’amélioration continu;
• Savoir prendre des décisions pertinentes au moment opportun, agir et en assumer les risques;
• Savoir convaincre les gens d’adopter une ligne de pensée, une position ou une façon de faire;
• Savoir entreprendre des démarches, et, si nécessaire, prendre des risques calculés afin de faire face à un problème, améliorer une situation ou saisir les occasions qui se présentent;
• Savoir influencer et motiver les gens à donner leur plein rendement, à travailler plus efficacement et avec plus d’enthousiasme;
• Savoir travailler de façon positive et harmonieuse avec les membres d’une équipe afin d’atteindre des objectifs communs;
• Savoir créer et maintenir des partenariats, tant à l’interne qu’à l’externe, dans le but d’atteindre les objectifs de l’institution.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme de premier cycle universitaire dans une discipline pertinente;
• Détenir un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente, dont deux (2) ans en gestion d’équipe.

Classification de la fonction

Échelle salariale

Il s'agit d'une fonction cadre de classe 2. Le minimum salarial de la fonction est 84 599$ et le maximum est de 120 858$.

Conditions particulières

Il s'agit d'un mandat d’un (1) an avec possibilité de renouvellement. Le poste pourrait conduire à une permanence. Le Règlement régissant les conditions d'emploi des cadres s'applique.

Entrée en fonction en novembre 2024.

Vos conditions d'emploi

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 5 semaines de vacances annuellement (6 semaines après 5 ans d'ancienneté) en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie

Candidatures

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier un curriculum vitae accompagné d'une lettre expliquant leur motivation à ce poste.

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.

La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Pour information complémentaire, communiquez avec :

Elaine B. Marier

Conseillère en attraction et en dotation

[email protected]

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