Gestionnaire, administration – Académie /Manager, Administration – Academy

Description du poste

Relevant du directeur de l’Académie, le / la gestionnaire supervise la planification, la mise en œuvre et l’évaluation de nos programmes externes ainsi que leur développement et rayonnement au sein la communauté soccer.

Vous serez responsable de la gestion administrative des programmes, y compris la coordination des ressources, la budgétisation, le suivi des progrès et la communication avec les parties prenantes internes et externes.

Vous devrez posséder une expérience en gestion, d’excellentes compétences en organisation et en résolution de problèmes, ainsi qu’une compréhension approfondie des processus administratifs reliés aux activités sportives d’une académie de soccer.

• Assurer la coordination et la gestion administrative complète des programmes payants, en veillant à ce que les exigences administratives soient remplies de manière précise et en temps voulu ;
• Superviser et gérer les tâches administratives quotidiennes et fournir de outils de gestion efficace au personnel. Vous assurerez la tenue des dossiers, des communications avec les partenaires, gestion et suivi des budgets, enregistrement des participants et vérification des formations, etc ;
• Travailler en étroite collaboration avec les départements internes afin de développer de nouvelles opportunités d’affaires et partenariats ;
• Assurer le suivi des inscriptions aux différents programmes payants activités avec la communauté, en veillant à ce que les formulaires et les paiements soient complets et à jour ;
• Être le point de contact principal pour toutes les questions administratives liées aux programmes externes, en fournissant un service à la clientèle de haute qualité et en répondant de manière proactive aux demandes et aux préoccupations ;
• Être le point de contact principal de l’Académie pour les membres de communauté soccer au Québec et avec les partenaires et assurer une présence lors d’événements (associations régionales, clubs partenaires, Soccer Québec, Soccer Canada, etc.) ;
• Travailler en étroite collaboration avec les entraîneurs et le personnel technique pour s'assurer que les besoins administratifs liés aux programmes sont compris et pris en compte.
• Participer activement à coordonner l'utilisation des installations, en veillant à ce que les horaires soient respectés et optimales, que les installations soient maintenues en bon état.
• Préparer et maintenir à jour les rapports et la documentation nécessaires, y compris les listes d'effectifs, les calendriers, les rapports d'inscription, etc.
• Veiller à l'amélioration continue des processus administratifs du club, en proposant des idées et des initiatives visant à accroître l'efficacité et la satisfaction des membres.
• Représenter le CF Montréal lors d’événements locaux et régionaux, être un ambassadeur ;
• Participer au développement et à la mise en œuvre des actions de promotion relatives au CF Montréal ;
• Travailler lors des événements, des fins de semaine et jours fériés, selon l’attribution (assister à des événements et programmes communautaires, par exemple) ;
• Effectuer d’autres tâches et responsabilités connexes.

Reporting to the Academy Director, the manager oversees the planning, implementation, and evaluation of our external programs, as well as their development and outreach within the soccer community.

You will be responsible for the administrative management of the programs, including resource coordination, budgeting, progress tracking, and communication with internal and external stakeholders.

You should have experience in management, excellent organizational and problem-solving skills, and a deep understanding of the administrative processes related to the sports activities of a soccer academy.

• Ensure the full coordination and administrative management of paid programs, ensuring that administrative requirements are met accurately and on time;
• Supervise and manage daily administrative tasks and provide effective management tools to staff. You will be responsible for maintaining records, communicating with partners, managing and tracking budgets, registering participants, and verifying training, among others;
• Work closely with internal departments to develop new business opportunities and partnerships;
• Monitor registrations for various paid programs and community activities, ensuring that forms and payments are complete and up to date;
• Serve as the primary point of contact for all administrative questions related to external programs, providing high-quality customer service and proactively addressing inquiries and concerns;
• Act as the main contact for the Academy with members of the soccer community in Quebec and with partners, ensuring a presence at events (regional associations, partner clubs, Soccer Quebec, Soccer Canada, etc.);
• Collaborate closely with coaches and technical staff to ensure that administrative needs related to the programs are understood and addressed;
• Actively participate in coordinating the use of facilities, ensuring schedules are adhered to and that the facilities are well maintained;
• Prepare and maintain necessary reports and documentation, including attendance lists, schedules, registration reports, etc.;
• Promote the continuous improvement of the club's administrative processes by suggesting ideas and initiatives to enhance efficiency and member satisfaction;
• Represent CF Montréal at local and regional events, serving as an ambassador;
• Participate in the development and implementation of promotional actions related to CF Montréal;
• Work during events, weekends, and holidays as assigned (e.g., attending community events and programs);
• Perform other related tasks and responsibilities.

Qualifications

• La personnalité ! Créative, innovatrice, proactive, ouverture d'esprit, ayant un grand entregent et un grand sens du service à la clientèle, ainsi que de fortes habiletés interpersonnelles.
• Diplôme universitaire ou collégial en administration, en gestion du sport ou dans un domaine connexe.
• Expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le domaine du sport ou de l'éducation.
• Leadership et Gestion d'Équipe : Capacité démontrée à diriger, motiver et développer une équipe de professionnels pour atteindre les objectifs de communication du club.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Fortes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise des logiciels de bureautique, y compris MS Office.
• Connaissance approfondie des programmes de sport-études et de leurs exigences administratives.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Capacité à travailler de manière flexible, y compris les soirs et les week-ends selon les besoins du club.
• Personality! Creative, innovative, proactive, open-minded, with great interpersonal skills and a strong sense of customer service.
• University or college degree in administration, sports management, or a related field.
• Previous experience in an administrative role, preferably in sports or education.
• Leadership and Team Management : Proven ability to lead, motivate, and develop a team of professionals to achieve the club's communication objectives.
• Excellent organizational skills and ability to manage multiple tasks simultaneously.
• Strong written and verbal communication skills.
• Proficiency in office software, including MS Office.
• In-depth knowledge of sports study programs and their administrative requirements.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to work flexibly, including evenings and weekends as required by the club.

Informations complémentaires

Le CF Montréal remercie les personnes qui manifestent un intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.

Le CF Montréal a comme valeurs et mission les principes d’équité, de diversité et d’inclusion. L’interculturalisme définit non seulement notre sport, mais notre Club.

Nous nous engageons donc à appliquer ces principes dans nos processus de recrutement ainsi que dans notre environnement de travail.

Pour plus de questions, quant aux actions prises par le CF Montréal, n’hésitez pas à nous contacter.

CF Montréal thanks those who express an interest by submitting their application. However, only successful candidates will be contacted.

CF Montréal's values and mission are the principles of equity, diversity and inclusion. Interculturalism defines not only our sport, but our Club.

We are therefore committed to applying these principles in our recruitment processes as well as in our work environment.

For more questions about the actions taken by CF Montreal, do not hesitate to contact us.