TFS Foundation - Intern

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TFS Foundation - Intern / TFS Fondation - Stagiaire

Toronto, ON

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Position : Intern

Position Type : Full time Internship (4 -6 months), Monday to Friday, 35 hours

Language of work : English

Location : 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Starting date : April / May 2024

About the position :

Reporting to the Director of Operations and Alumni Relations, the intern will provide administrative and program support to various events, special projects and alumni activities.

The intern will work with various team members of the Foundation, school and volunteer community, including the TFS Alumni Association.

Duties and Responsibilities

Provide administrative and project management support for alumni and Foundation programming, including events, communications (inc.

social media) and volunteer management.

• Assist in implementation of a range of events in collaboration with alumni, volunteers and school staff
• Work closely with team members, administration, volunteers and alumni in coordinating various aspects of Foundation events from implementation to execution and post event summary reports.
• In collaboration with the Director, prepare and oversee the execution of invitations, RSVP forms, marketing materials, and social media for dissemination within the communit
• In coordination with the Director, provide support to the TFS Alumni Association Executive, including meeting preparation and minute
• Help source and secure special guests and presenters for events and student programs
• Maintain record of event-related contact management in the Raiser’s Edge database
• Assist with data quality projects dans documentation of business operation processes
• Support data entry and updating record information in the database
• Prepare updates and postings for social media and website platforms
• Provide administrative support to Foundation leadership, as needed
• Perform other duties as assigned

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows :

Education :

Enrolled in or graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Experience :

Previous experience working in an office setting.

Technical Skills :

Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.

Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.

Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and lead multiple projects simultaneously.

Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.

Experience using databases is an asset

Budget management skills

Good facility with software such as the Microsoft Office suite (Word, excel, PowerPoint), Adobe InDesign, Canva and other design platforms.

Language skills :

Excellent written and verbal communications skills in English. French is an asset.

Performance Skills :

Must be able to work independently, exercise initiative with strong prioritizing and organizational skills.

Self-motivated with the ability to coordinate multiple tasks simultaneously. Must be able to manage multi-phase projects from inception to completion in a fast-paced environment.

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Effective for the 2023-24 school year, TFS highly recommends COVID-19 vaccination for all members of the community. New employees may share their vaccination status with the Human Resources Department upon the start of their employment if they so choose.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided.

Poste : Stagiaire

Type de poste : Plein temps, Stage (4 à 6 mois), du lundi au vendredi, 35 heures

Langue de travail : Anglais

Lieu de travail : 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7.

Date de début : Avril / Mai 2024

La position

Reportant à la directrice, des opérations et relations avec les anciens élèves, le / la stagiaire fournira un soutien administratif et de programmation à divers événements, projets spéciaux et activités des anciens élèves.

Le / la stagiaire, travaillera avec divers membres de l'équipe de la fondation, de l'école et de la communauté des bénévoles, y compris l’association des anciens élèves de TFS.

Tâches et responsabilités

Fournir un soutien administratif et de gestion de projet pour les programmes des anciens élèves et de la Fondation y compris les événements, les communications (y compris les médias sociaux) et la gestion des bénévoles

Participer à la mise en place d’une série d'événements en collaboration avec les anciens élèves, les bénévoles et le personnel de l’école

Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe, l’administration, les bénévoles et les anciens élèves pour coordonner les différents aspects des événements de la Fondation, de la mise en œuvre et aux rapports de synthèse après l'événement

En collaboration avec la directrice, préparer et superviser l’exécution des invitations, des formulaires RSVP, du matériel de marketing et des médias sociaux pour diffuser au sein de la communauté

En collaboration avec la directrice, fournir un soutien à l’exécution de l’Association des anciens élèves de la TFS, y compris la préparations des réunions et les comptes rendus

Aider à trouver des invités spéciaux et des présentateurs pour les évènements et les programmes étudiants

Maintenir un registre de gestion des contacts liés aux événements dans la base de données Raiser’s Edge

Aider aux projets de qualité des données et à la documentation des processus opérationnels

Soutenir la saisie des données et la mise à jour des informations dans la base de données

Préparer les mises à jour et les affichages pour les médias sociaux et les plateformes du site web

Fournir un soutien administratif à la direction de la Fondation, selon les besoins

Effectuer d’autres tâches selon les besoins

La personne que nous recherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement.

Le profil du candidat idéal est le suivant :

Éducation :

Inscrit ou diplômé d'un programme post-secondaire, idéalement en communication, collecte de fonds ou gestion.

Expérience :

Expérience préalable du travail dans un bureau.

Compétences techniques :

Capacité démontrée à travailler efficacement et à communiquer avec une variété de parties prenantes, y compris les donateurs, les bénévoles, les commanditaires et le personnel.

Excellentes compétences en rédaction, de relecture et d’édition, avec une expérience dans la rédaction et la production de documents de communication.

Compétences en matière de gestion de projet et d’organisation, avec une capacité avancée à respecter les délais et à diriger plusieurs projets simultanément

Excellentes compétences interpersonnelles et style de travail collaboratif. Capacité avancée à faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement

Expérience d’utilisation de base de données serait un atout

Compétences en matière de gestion budgétaire

Bonne connaissance à l’utilisation des logiciels tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), Adobe InDesign, Canva et autres plateformes de conception.

Compétences linguistiques :

Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais. Le français constitue un atout.

Compétences en matière de rendement :

Doit être capable de travailler de manière indépendante, de faire preuve d'initiative avec de solides compétences en matière de priorisation et d'organisation.

Être motivé(e) et capable de coordonner plusieurs tâches simultanément. Doit être capable de gérer des projets à phases multiples, du début à la fin, dans un environnement au rythme soutenu.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

À compter de l'année scolaire 2023-24, TFS recommande fortement la vaccination contre le COVID-19 à tous les membres de la communauté.

Les nouveaux employés peuvent, s'ils le souhaitent, partager leur statut vaccinal avec le département des ressources humaines au début de leur emploi.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible.

Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

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