Technicien.enne en administration

Description sommaire :

Service : Direction des études

Statut : Personne salariée occasionnelle à temps partiel

Supérieure immédiate : Geneviève Bergeron

• Période : Dès que possible, pour une période de quinze (15) semaines *;
• Salaire : 26,38$ à 35,22$ de l’heure;
• Horaire : Du lundi au vendredi, 35 heures par semaine entre 8 h 00 et 17 h 00 en fonction des besoins et des disponibilités de la personne retenue;

Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

ou jusqu’à ce que nous mettions fin à cet engagement.

Fonctions : Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif.

Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.

En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

Principales tâches et activités : Soutenir administrativement et logistiquement les activités et les opérations de la direction des études :

• Prise en charge de divers processus administratifs et rédaction de procédures :
• Traiter notamment les demandes liées aux activités pédagogiques autofinancées;
• Collaborer avec les personnes coordonnatrices ou enseignantes et avec le service des finances et de l’organisation scolaire pour assurer le bon déroulement des activités;
• Effectuer des demandes de remboursements et de paiement;
• Assurer le suivi budgétaire de certains processus et produire des rapports;
• Soutenir les agents de soutien administratifs dans la mise à jour des procédures administratives;
• Réviser et rédiger des procédures spécifiques.

Soutenir la transformation numérique des outils de soutien administratif utilisés par la direction des études :

• Participer à la transformation des procédures administratives :
• Produire des formulaires accessibles dans l’infonuagique (Forms ou Wufoo) à partir de formulaires existants (Word ou PDF);
• Favoriser l’utilisation d’outils de travail collaboratifs (TEAMS, Doodle, Sharepoint, plateforme spécialisée) dans la mise en œuvre de procédures administratives.

Collaborer à la migration des documents de la direction dans l’infonuagique (environnement Sharepoint) :

• Participer à des réunions de travail portant sur ce dossier;
• Participer à l’inventaire et à l’élagage de documents.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises : Scolarité

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
• Connaître les autres logiciels de la suite Office, les outils de collaboration à distance et les plateformes en ligne comme Office 365.

Atout

Connaissance de l’application CLARA.

Spécifications :

Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.