Superviseur·e opérationnel·le et d’événements | Operational and Event Supervisor

(English Follows)

Poste : Superviseur·e opérationnel·le et d’événements

Heures de travail : 15 heures par semaine

Salaire : 20.75 $/heure (avec augmentations et avantages conformément à la convention collective)

Sous la responsabilité du/de la : Directeur du développement des affaires

Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant

Ce poste est syndiqué en tant que poste « A-2 » dans le cadre du SCFP 4943.

Description Du Poste

Le·la superviseur·e opérationnel·le et d’événements joue un rôle essentiel au sein du Service d’administration des clubs (SAC), en soutenant la planification, la coordination et la réalisation des événements et initiatives organisés par le service. Ce poste contribue à offrir des expériences engageantes, inclusives et bien exécutées pour la communauté étudiante. La personne superviseure est responsable de la logistique des événements, de la supervision des bénévoles et de la facilitation sur place, veillant à ce que chaque activité se déroule sans encombre du début à la fin. En plus de la coordination d’événements, le poste comprend du soutien administratif et communicationnel durant les périodes de forte affluence, notamment en répondant aux demandes et en aidant à la documentation post-événement. Le·la superviseur·e opérationnel·le et d’événements contribue également à maintenir un environnement positif et collaboratif pour les bénévoles, en encourageant leur engagement et leur développement professionnel. Grâce à une organisation proactive, une communication efficace et un travail d’équipe solide, cette personne améliore directement la visibilité et l’impact des programmes du SAC, tout en contribuant à une vie étudiante dynamique à l’Université d’Ottawa.

Responsabilités

• Planifier, organiser et exécuter les événements du SAC, tels que des foires, ateliers, campagnes et activités spéciales;
• Coordonner la logistique des événements, incluant la réservation des salles, le matériel, les horaires, les inscriptions et l’attribution des tâches aux bénévoles;
• Faciliter le déroulement des activités sur place en accueillant les participant·e·s, en soutenant l’engagement et en maintenant une atmosphère dynamique;
• Collaborer avec des partenaires internes et externes afin d’assurer le bon fonctionnement des événements;
• Superviser, motiver et soutenir les bénévoles durant les événements, en assurant une communication claire et une gestion efficace des tâches;
• Participer au recrutement et à la formation des bénévoles, tout en favorisant un environnement de travail positif et inclusif;
• Répondre aux courriels et demandes adressés au service durant les périodes opérationnelles chargées;
• Appuyer la préparation de formulaires, rapports et évaluations post-événement;
• Contribuer à la promotion des événements et initiatives du SAC à travers des affiches, infolettres et mises à jour sur les réseaux sociaux;
• Maintenir des dossiers exacts sur les événements et les bénévoles;
• Participer aux réunions d’équipe et contribuer à la planification et à l’évaluation du service;
• Assister aux formations, réunions et événements obligatoires organisés par le SÉUO et le/la coordonnateur·trice du SAC;
• Représenter le SAC et le SÉUO de manière professionnelle, accueillante et axée sur les étudiant·e·s; et
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

• Être un·e étudiant·e de premier cycle à l’Université d’Ottawa;
• Être bilingue en français et en anglais, avec de solides compétences en communication orale et écrite dans les deux langues;
• Posséder d’excellentes aptitudes interpersonnelles et la capacité d’interagir avec assurance avec des groupes diversifiés;
• Faire preuve de compétences organisationnelles avérées et d’une grande attention aux détails;
• Être capable de gérer plusieurs tâches à la fois, d’établir des priorités et de bien performer sous pression;
• Démontrer des aptitudes pour le travail d’équipe, le leadership et le professionnalisme;
• Avoir de l’expérience en planification d’événements, en animation ou en coordination de bénévoles constitue un atout important;
• Avoir de l’expérience avec la suite Microsoft Office et des outils de communication (p. ex.: Canva, plateformes de réseaux sociaux);
• Être disponible à travailler occasionnellement en soirée ou la fin de semaine pour des événements; et
• La connaissance du Service d’administration des clubs (SAC) et des politiques du SÉUO est considérée comme un atout.

Position : Operational and Event Supervisor

Hours of work : 15 hours/week

Wage : $20.75/hour (with increases and benefits per the Collective Agreement)

Reporting to : Director of Business Development

Type of position : Replacement of an existing vacancy

This position is unionized as an “A-2” position under CUPE 4943.

Job Description

The Operational and Event Supervisor plays a key role within the Club Administration Service (CAS) by supporting the planning, coordination, and delivery of events and initiatives organized by the service. This position contributes to creating engaging, inclusive, and well-executed experiences for the student community. The supervisor is responsible for event logistics, volunteer supervision, and on-site facilitation, ensuring every activity runs smoothly from start to finish. In addition to event coordination, the position provides administrative and communication support during high-volume periods, responding to inquiries and assisting with post-event documentation. The Operational and Event Supervisor also helps maintain a positive and collaborative environment for volunteers, encouraging engagement and professional growth. Through proactive organization, strong communication, and teamwork, this position directly enhances the visibility and impact of CAS programming and contributes to a vibrant student life experience at the University of Ottawa.

Responsibilities

• Plan, organize, and execute CAS events such as fairs, workshops, campaigns, and special activities;
• Coordinate event logistics, including room bookings, materials, schedules, registrations, and volunteer assignments;
• Facilitate on-site activities by welcoming participants, supporting engagement, and maintaining a dynamic atmosphere;
• Collaborate with internal and external partners to ensure smooth event operations;
• Supervise, motivate, and support volunteers during events, ensuring clear communication and task management;
• Assist in recruiting and training volunteers while fostering a positive and inclusive work environment;
• Respond to service emails and inquiries during busy operational periods;
• Support the preparation of forms, reports, and post-event evaluations;
• Assist in promoting CAS events and initiatives through posters, newsletters, and social media updates;
• Maintain accurate event and volunteer records;
• Participate in team meetings and contribute to service planning and evaluation;
• Attend mandatory trainings, meetings, and events organized by UOSU and the CAS Coordinator;
• Represent CAS and the UOSU in a professional, welcoming, and student-focused manner; and
• Perform other related duties as assigned.

Qualifications

• Must be a current undergraduate student at the University of Ottawa;
• Bilingual in French and English, with strong verbal and written communication skills in both languages;
• Excellent interpersonal skills and ability to engage confidently with diverse groups;
• Proven organizational skills and attention to detail;
• Ability to multitask, prioritize, and perform well under pressure;
• Demonstrated teamwork, leadership, and professionalism;
• Experience in event planning, facilitation, or volunteer coordination is a strong asset;
• Experience using Microsoft Office Suite and communication tools (e; g., Canva, social mediaplatforms);
• Availability to work occasional evenings or weekends for events; and
• Familiarity with the Club Administration Service (CAS) and UOSU policies is considered an asset.

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