Executive Assistant, Governance | Adjoint exécutif ou adjointe exécutive, Services de direction

Canadian Teachers’ Federation (CTF/FCE)

300 Sparks Street, Ottawa, Ontario

Founded in 1920, the CTF/FCE is a national alliance of provincial and territorial organizations that represent over 370,000 teachers and education workers across Canada. It promotes and supports quality and inclusive public education; upholds teaching as a profession; and advocates for adequate resourcing, labour rights, and social justice across Canada and around the world.

We are now recruiting for the role of Executive Assistant, Governance.

Key Responsibilities

• Providing comprehensive administrative support to the President, Executive Director, Senior Director, Human Resources and Governance, and Chief Financial Officer.
• Preparing documents for the Executive, Board of Directors, Annual General Meeting (AGM), Member and Associate Organizations, and other CTF/FCE bodies, as well as for Education International and various political figures, such as MPs and Senators, in accordance with established procedures and organizational bylaws.
• Coordinating logistics for Executive, Board of Directors, AGM, and other CTF/FCE meetings and events, including travel arrangements, document management, and ensuring the timely preparation, translation, posting, and distribution of meeting materials.
• Maintaining governance records and organizational documents, including the CTF/FCE Constitution, Bylaws, Procedures, Policies, contact database and distribution lists.
• Coordinating and managing complex schedules, calendars, internal and external meetings, and appointments for members of the Senior Leadership Team.
• Managing incoming correspondence and inquiries, taking appropriate action and ensuring timely follow-up as required.

Qualifications

• Five or more years’ experience as an Administrative Assistant or Executive Assistant in an association, education sector, or not-for-profit setting.
• Certificate or diploma in Office Administration, or an equivalent combination of education and experience.
• Experience supporting senior executives, Boards of Directors, Executive Committees, or other governance bodies.
• Excellent written and oral communication skills in English and French.
• Excellent organizational, time-management, and prioritization skills, with the ability to manage competing deadlines, balance multiple projects simultaneously, and respond effectively to changing priorities and unexpected situations.
• Demonstrated ability to identify opportunities to improve administrative systems and processes and support their implementation.
• Highly resourceful and solution-oriented, with the ability to work independently, exercise sound judgment, and take initiative with minimal supervision.
• Demonstrated ability to interpret and apply governance processes, Bylaws, Procedures, Policies, and administrative practices accurately and efficiently.

Should you require accommodation during the recruitment and selection process, please inform us as soon as possible by sending your request to: HR_RH@ctf-fce.ca.

Compensation

This position offers a competitive salary starting at $75,241, an annual bilingual allowance of $850* and a full range of benefits, including group insurance, a defined benefit pension plan, a transportation allowance, and an employee assistance program.

Application Requirements:

1. A letter of application clearly demonstrating how you meet the qualifications for this position (including paragraphs in both official languages), along with names and contact information of three references.
2. A curriculum vitae outlining your professional experience.

Applications must be submitted as one complete PDF file addressed to HR_RH@ctf-fce.ca and marked “Confidential: Executive Assistant, Governance.”

Invitations to selected candidates for interviews are expected to be issued during the week of August 10, 2026. Interviews are currently anticipated to take place during the week of August 17, 2026.

Deadline: Open until position is filled.

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Fédération canadienne des enseignantes et des enseignants

300, rue Sparks, Ottawa, Ontario

Fondée en 1920, la Fédération canadienne des enseignantes et des enseignants (CTF/FCE) est une alliance nationale d’organisations provinciales et territoriales qui représentent plus de 370 000 membres du corps enseignant et autres travailleurs et travailleuses de l’éducation au Canada. Elle promeut et appuie une éducation publique inclusive et de qualité; défend l’enseignement comme profession; et milite en faveur de l’octroi de ressources suffisantes, des droits des travailleurs et travailleuses, et de la justice sociale au Canada et dans le monde entier.

Nous sommes à la recherche d’un adjoint exécutif ou d’une adjointe exécutive aux Services de direction.

Vos principales responsabilités

• Assurer un soutien administratif complet au président, à la directrice générale, à la directrice principale des Ressources humaines et de la Gouvernance, et à la directrice principale des Services financiers.
• Préparer divers documents pour le Bureau de direction, le Conseil d’administration, l’Assemblée générale annuelle (AGA), les organisations membres et associées et autres organes de la CTF/FCE, ainsi que l’Internationale de l’Éducation et divers acteurs politiques, tels que des membres de la Chambre des communes et du Sénat, conformément aux procédures établies et aux règlements administratifs de l’organisation.
• Coordonner la logistique pour les réunions du Bureau de direction et du Conseil d’administration ainsi que pour l’AGA et autres réunions et évènements de la CTF/FCE (gestion des déplacements et de la documentation) en veillant à respecter les délais pour la préparation, la traduction, la publication et l’envoi de la documentation des réunions.
• Tenir à jour les dossiers des Services de direction et la documentation organisationnelle, notamment les Statuts, les Règlements administratifs, les Procédures et les Principes directeurs de la CTF/FCE, ainsi que les listes de contacts et de distribution.
• Coordonner et gérer des calendriers complexes et des réunions internes et externes, ainsi que les rendez-vous des membres de l’équipe de direction principale.
• Gérer la correspondance et les demandes de renseignements, et en assurer le suivi en temps opportun.

Votre apport

• Au moins cinq années d’expérience comme adjoint administratif ou adjointe administrative, ou adjoint exécutif ou adjointe exécutive, au sein d’une association, dans le milieu de l’éducation ou dans le secteur sans but lucratif.
• Certificat ou diplôme en services administratifs ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Expérience de soutien à des cadres de direction, des conseils d’administration, des comités de direction ou d’autres organes de gouvernance.
• Excellentes aptitudes à s’exprimer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et établissement des priorités; et capacité de respecter des échéances qui se chevauchent, de mener plusieurs dossiers de front et de s’adapter aux changements de priorités et aux imprévus.
• Capacité manifeste à cerner les possibilités d’améliorations des systèmes et des processus administratifs et à soutenir leur mise en oeuvre.
• Débrouillardise, esprit d’initiative, faculté de trouver des solutions, et capacité à travailler de manière autonome avec un encadrement minimal et à faire preuve de jugement.
• Capacité manifeste à interpréter et appliquer avec efficacité et exactitude les processus de gouvernance, les Règlements administratifs, les Procédures, les Principes directeurs et les pratiques administratives.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez nous en informer en envoyant un courriel à HR_RH@ctf-fce.ca.

Salaire et autres avantages

Salaire annuel concurrentiel commençant à 75 241 $, prime annuelle au bilinguisme de 850 $* et gamme complète d’avantages sociaux, dont une assurance collective, un régime de retraite à prestations déterminées, une indemnité de transport et un programme d’aide aux employées et employés.

Dossier de candidature :

1. Une lettre de présentation indiquant clairement en quoi vous répondez aux exigences du poste (et comportant des paragraphes en français et en anglais), ainsi que les coordonnées de trois personnes de référence.
2. Un curriculum vitæ qui détaille votre expérience professionnelle.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés en un seul fichier PDF à HR_RH@ctf-fce.ca avec en objet « Confidentiel : adjoint exécutif [ou adjointe exécutive], Services de direction ».

Les invitations aux candidates et candidats retenus pour une entrevue devraient être envoyées au cours de la semaine du 10 août 2026. Les entrevues sont actuellement prévues pour la semaine du 17 août 2026.

Date limite : Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu.