Chargé.e, contributions et données

À propos de la Fondation

La Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente, inclusive et durable, en mesure de surmonter ses enjeux complexes.

Occasion d’emploi

La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés, de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver : les contributions financières et l'investissement, le renforcement des capacités, la concertation et la collaboration avec les secteurs publics, privé et non lucratif.
Postulez jusqu'au 1er septembre 2025 à midi. Nous tenons les entrevues la semaine du 8 septembre.

Lieu de travail

Les personnes candidates doivent résider à Toronto en Ontario

Mode de travail

Hybride; vous devez résider au Canada

Type d’emploi

Permanent à temps plein

Sous la supervision de :

Gestionnaire, contributions

Département et équipe

Opérations

Échelle salariale à l’embauche (90-95 %)

56 300 à 59 400 $

Déclaration relative aux négociations salariales

Au moment de l’embauche, une personne ne peut être placée au sommet de l’échelle salariale que si elle prouve qu’elle possède l'ensemble ou la plupart des atouts. La Fondation offert une prime de 5% si la personne candidate réside dans la ville de Toronto.

Résumé du poste

La chargée ou le chargé des données et des contributions financières veille à l’exactitude et à la cohérence des données dans le système de gestion des contributions financières et les processus de financement de la Fondation. Relevant de la gestionnaire des demandes de contribution, la ou le titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de l’équipe des demandes de contribution, qui aide la Fondation à gérer les demandes et les ententes de contributions financières, ainsi que la répartition des dépenses.

Responsabilités cléesAdministration des demandes de contribution (35 %)

• Appuie le processus de demandes de contribution en collaboration avec l’équipe des demandes de contribution et l’équipe des programmes, en créant et en administrant les dossiers de contributions financières en tout genre; en finalisant les rapports; en rédigeant, en révisant et en corrigeant les lettres et les documents nécessaires au traitement des versements; et en obtenant des approbations et des signatures.
• Agit comme la personne-ressource opérationnelle pour les membres de l’équipe des programmes pour au moins deux des grandes sphères d’intérêt de la Fondation, en leur offrant du soutien pour les demandes d’information provenant de partenaires qui bénéficient déjà d’une contribution financière.
• Assure le suivi et le maintien des dossiers relativement aux obligations contractuelles avec les personnes consultantes, les responsables de l’évaluation et les chercheuses et les chercheurs.
• Assure le suivi des demandes à différentes étapes du processus d’examen et veille à ce que les mesures appropriées soient prises au besoin.
• Collabore avec l’équipe des programmes en vue d’améliorer continuellement le processus de demandes de contribution.
• Voit au traitement et à la résolution des demandes des parties prenantes dans le système de gestion des contributions financières (SGCF) de la Fondation.
• Répond aux questions concernant les processus d’inscription et de soumission de demandes, et s’occupe de gérer la boîte de réception d’information générale de la Fondation.
• Appuie l’équipe des demandes de contribution relativement au développement du SGCF et aux programmes de personnalisation, et participe activement aux essais.

Opérations et responsabilités transversales (30 %)

• Aide au besoin au rapprochement des dépenses liées aux programmes et aux contributions dans le SGCF, et ce, à l’aide du logiciel de comptabilité financière.
• Collabore avec l’équipe des demandes de contribution et l’équipe d’évaluation et d’apprentissage pour déterminer les politiques et les meilleures pratiques se rapportant au maintien adéquat des dossiers et aux techniques d’archivage, en vue de l’analyse future des données.
• Soutient la création d’un programme de formation rigoureux à l’intention du personnel de la Fondation relativement au SGCF, à la gestion des relations avec la clientèle et à la gestion et la gouvernance des données.
• Collabore à l’élaboration, au maintien et à la mise en application de meilleures pratiques portant sur l’entretien et la confidentialité des données au sein de la suite technologique de la Fondation.
• Reste à l’avant-garde des changements législatifs et des exigences concernant les lois sur la protection de la vie privée et la confidentialité des données, et propose des améliorations aux systèmes et aux pratiques internes, en harmonie avec la réglementation.

Responsabilités organisationnelles et des lieux (20 %)

• Prend part à des groupes de travail et à des comités internes, et peut représenter la Fondation dans le cadre de collaborations externes.
• Offre du soutien sur les lieux pour les activités de la Fondation à Toronto, fournissant une assistance en matière de logistique et de coordination, par exemple pour les rencontres du personnel, les réunions du conseil d’administration et les rassemblements avec des partenaires.
• Collabore avec l’équipe des opérations au besoin pour la distribution et la gestion de matériel et de fournitures à Toronto.
• Agit comme point de contact et comme agente ou agent à Toronto pour les relations avec les fournisseurs.
• Aide avec les responsabilités d’appoint opérationnelles.
• Aide les organisations qui soumettent une demande et les partenaires dans le cadre des processus.

Gestion des données et rapports (15 %)

• Aide à la création et au maintien des rapports de visualisation des données dans le SGCF, et procède à l’analyse des résultats.
• Aide à surveiller les prévisions et les détails relatifs au contingent des versements, ainsi que le calendrier des engagements par rapport aux versements réels, et signale toute préoccupation.
• Appuie le traitement et l’entretien de fichiers numériques précis, principalement dans le SGCF, par exemple en retirant les dossiers inactifs, en actualisant l’information dans des dossiers particuliers, ou en répondant à toute autre demande de gestion de la base de données faite par la gestionnaire des demandes de contribution.

Exigences du poste

• 1 à 3 ans d'expérience en administration ou en gestion de données.
• CÉGEP ou diplôme d'études professionnelles.
• Expérience dans un environnement de système de gestion de contributions.
• Expérience avérée de la gestion de tâches et de priorités multiples et concurrentes dans le respect des délais.
• Bilinguisme en anglais et en français (B2 sur l'échelle mondiale).

Atouts

• Expérience dans un organisme philanthropique.
• Expérience avec Salesforce Not-for-Profit.
• Connaissance et expérience de la gestion, de l'analyse et de la visualisation des données.

Principales compétences et qualités recherchées

• Collabore en formant des partenariats et en travaillant en équipe avec d’autres pour atteindre des objectifs communs.
• Inspire confiance aux autres en étant honnête, intègre et authentique.
• Se concentre sur les parties prenantes, en prévoyant et en équilibrant les besoins de plusieurs groupes et de personnes ou organisations avec divers points de vue.
• Obtient des résultats en atteignant constamment les objectifs souhaités, même dans des circonstances difficiles.
• Affiche un esprit stratégique, voyant les possibilités futures et les traduisant en stratégies de pointe.
• Est en adéquation avec la mission et les valeurs de la Fondation.
• Montre un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.

Compétences propres au rôle

• Optimise les processus de travail et établit des processus efficaces pour la réussite, en mettant l’accent sur l’amélioration continue.
• Planifie et harmonise les efforts, en fixant des priorités en vue de respecter des engagements allant de pair avec les objectifs organisationnels.
• Fait preuve d’un bon sens technologique, prévoyant et adoptant des innovations opérationnelles, ou créant des applications numériques ou technologiques.

Avantages complémentaires

• Avantages généreux, entièrement payés, et compte de gestion des dépenses santé.
• Régime de retraite simplifié avec contribution de l'employeur (6 %).
• Allocation pour des contributions à des organismes de bienfaisance.
• Programmes d’aide au personnel et de télémédecine.
• Travail en mode hybride et indemnité pour bureau à domicile.
• Accès immédiat aux vacances et congés payés.

Énoncé d’égalité d'accès à l'emploi

La Fondation McConnell travaille à renforcer sa culture d’inclusion et souhaite que son équipe soit le reflet de sa mission pour une société plus inclusive, résiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones, noires, racisées, de femmes, de personnes non binaires et non conformes au genre, de personnes appartenant à la communauté 2ELGBTQQIA, de personnes en situation de handicap (visible ou invisible), de personnes nouvellement arrivées au Canada.
Notre équipe de recrutement prendra en compte les statuts, décrits ci-dessus, tout au long du processus de recrutement. Nous vous invitons donc à vous auto-identifier dans votre dossier de candidature, si l’une ou plusieurs de ces catégories s’appliquent à vous.
Notre milieu de travail et notre processus d’embauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de l’accessibilité que des mesures d’adaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons à toutes les personnes présentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matière d’adaptation en envoyant un courriel à accessibilite@mcconnellfoundation.ca pour nous permettre de mettre en place les conditions nécessaires à leur pleine participation au processus d’embauche. Les renseignements reçus quant aux statuts provenant de l’auto-déclaration, ainsi qu’aux mesures d’adaptation pouvant s’y rattacher, demeureront confidentiels.

Confidentialité

En postulant pour cette offre d'emploi, vous consentez d’une façon libre et éclairée à ce que tous les renseignements que vous avez communiqués à la Fondation McConnell soient consignés dans un dossier qui sera créé à propos de votre candidature, pour ce poste ou pour tout autre poste similaire. Vous reconnaissez que le dossier qui sera constitué sur votre candidature sera accessible aux personnes de l’entreprise impliquée dans le processus d’embauche uniquement. Il sera ensuite conservé dans la base de données des personnes candidates de la Fondation conformément à sa politique de confidentialité durant cinq ans, à moins que vous en demandiez par écrit la destruction. Vous autorisez également la Fondation McConnell à communiquer avec les personnes nommées comme personnes références afin d’obtenir des évaluations de votre rendement et des opinions sur votre travail lors des expériences d'emploi.