Directeur(trice) régional(e) bilingue- Finances et Administration

RÉSUMÉ DES TÂCHES

Sert d'administrateur confidentiel au vice-président régional et au bureau régional. Effectue diverses tâches administratives et met en œuvre des politiques et des pratiques organisationnelles. Aide à la direction hiérarchique du personnel en coordonnant les services de bureau, tels que le personnel, la préparation du budget et le contrôle des dossiers, et en menant des études de gestion spéciales.

FONCTIONS PRINCIPALES

• Bilingue (français/anglais)
• Les fonctions énumérées décrivent l'objectif commercial de cet emploi. Les fonctions ou tâches spécifiques peuvent varier et être documentées séparément. L'employé pourra ne pas être tenu d'exercer toutes les fonctions énumérées. Des tâches supplémentaires pourront être assignées et les fonctions modifiées selon les besoins de l'entreprise.
• Le/la directeur/trice régional(e) assistera le vice-président régional et les directeurs régionaux dans l’analyse et la préparation des rapports financiers.
• Ce poste assure la liaison avec le personnel financier interne, y compris le contrôleur national, et le personnel de soutien international.
• Toutes les fonctions, devoirs ou tâches doivent être effectués de manière honnête, éthique et professionnelle et doivent être réalisés en conformité avec les politiques et procédures applicables de l'entreprise. En cas de doute ou de manque de connaissance des politiques et procédures de l'entreprise, les employés sont tenus de demander des éclaircissements ou des explications à leurs supérieurs ou aux représentants autorisés de l'entreprise.

RESPONSIBILITÉS

• Établir et maintenir une liaison efficace avec tous les clients internes par des appels et communications réguliers planifiés.
• Aider aux fonctions et processus opérationnels de toutes les succursales.
• Aider aux préparations de présentations.
• Assembler des données et créer des rapports ; faire des corrections et surveiller la précision ; analyser les états financiers et offrir des conseils financiers sur une base hebdomadaire et mensuelle.
• Gérer la fonction administrative régionale en ce qui concerne les politiques de procédures et de rapports financiers.
• Gérer le bureau régional (Ottawa).
• Soumettre les ajustements nécessaires aux dossiers financiers ; aviser le service corporatif de comptabilité de toute modification aux dossiers clients.
• Traiter, suivre et gérer les comptes à payer et les comptes à recevoir.
• Fournir des analyses de comptes et leurs points saillants ; aider à l’analyse de coûts ; faire les réconciliations de comptes pour des secteurs spécifiques.
• Aider et guider les directeurs régionaux dans l’analyse et la gestion de leurs états financiers, y compris leurs rapports financiers mensuels, la collection de leurs comptes à recevoir, la gestion de leurs équipements et de leur budget, et la préparation des prévisions trimestrielles.
• Réviser les détails de l’état de revenus et dépenses avec les directeurs régionaux pour en assurer la précision.
• Faire les recherches concernant les dépenses d’équipement, de fournitures et de véhicules ; assurer un inventaire adéquat d’uniformes, de radios, etc. ; aider au maintien des dossiers de paie et autres informations nécessaires ; soumettre les factures de fournisseurs au système de comptes à payer, y compris les remises syndicales.
• Faire les recherches demandées par des clients internes et externes concernant les transactions bancaires ; vérifier tout ajustement reçu du service corporatif de comptabilité.
• Former et appuyer le nouveau personnel quant aux systèmes financiers.
• Appuyer les RH concernant tous les aspects de la paie:
  • Préparer et émettre les relevés d’emploi (ROEs), et en assurer la précision pour Service Canada.
  • Faire le suivi et réconcilier les crédits de congés tels que vacances, fériés, jours de maladie, congés familiaux et absences reliées aux accidents de travail en assurant la conformité aux législations provinciales, les conventions collectives et les politiques de l’entreprise.
  • Aider à l’embauche et la terminaison en s’assurant que l’embauche, les changements et les calculs de dernière paie sont conformes aux normes du travail et aux conventions collectives.
  • Répondre aux demandes d’information d’employés concernant la paie en temps opportun et de façon confidentielle, en offrant de l’aide quant aux droits provinciaux (e.g. congé pour urgence personnelle, fériés, etc.).
• Aider le siège social quant aux données financières lorsque requis.
• Coordonner l’information concernant le renouvellement des certificats d’assurance, le renouvellement des permis d’affaires locaux/provinciaux, les données administratives concernant les succursales, le renouvellement de contrats de location d’équipement locaux.
• Agir comme point de contact principal pour tout personnel de soutien administratif de Securitas (d’autres régions, du siège social de Toronto, des centres d’opérations de l’Est et de l’Ouest des États-Unis.
• Documenter et investiguer tout problème de facturation.
• Préparer et soumettre les remises syndicales mensuelles accompagnées des rapports détaillés pour les plans de bénéfices et de pension ; fournir l’information concernant la paie des employés, aider à la réconciliation des comptes d’actifs déterminés.
• Autres tâches telles que requises.

COMPÉTENCES REQUISES

• Expérience progressive en soutien financier opérationnel.
• Aptitude à communiquer et collaborer efficacement à tous les niveaux hiérarchiques, dans des environnements multiculturels et internationaux.
• Excellente aptitude à communiquer (oralement et par écrit) et en relations interpersonnelles pour travailler avec des clients internes et externes.
• Capacité d’organiser et de prioriser afin de supporter les opérations de façon efficace et d’accomplir les objectifs déterminés.
• Maîtrise avérée de divers logiciels propres à l’entreprise, entendu que la formation en est fournie.
• Compréhension et aptitude à utiliser des logiciels et systèmes propriétaires, avec formation interne assurée.
• Capacité à être un membre efficace de l'équipe et à diriger des projets de manière responsable.
• Capacité à s'adapter aux changements de l'environnement externe et de l'entreprise.
• Aptitude à travailler indépendamment ou comme membre d’une équipe.
• Excellentes compétences informatiques et maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint, Oracle, avec formation complète fournie sur les logiciels internes.
• Options de travailler sur site ou Hybride.

QUALIFICATIONS

• Posséder un diplôme collégial dans une discipline financière connexe est priviligié
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en administration et/ou finance, de préférence dans l’industrie de la sécurité
• Bilingue dans les deux langues officielles (français et anglais) nécessaire
• Doit se soumettre et se conformer aux normes de l'entreprise en matière de vérification des antécédents et des références et d'enquête de sélection comportementale.
• Doit pouvoir obtenir une cote de sécurité fédérale qui inclut une enquête sur les antécédents judiciaires.

AUTRES

• Traiter et être exposé à des informations sensibles et confidentielles.
• Pouvoir utiliser un véhicule à l’occasion dans l’exercice de ses fonctions
• Pouvoir voyager aux différentes succursales et autres endroits de l’entreprise

Securitas Canada souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons les personnes faisant partie des quatre groupes désignés – femmes, communautés autochtones, minorités visibles et personnes handicapées à poser leur candidature.

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