Executive assistant office manager Jobs in Montreal-Ouest, QC

Office Assistant Location : Onsite - Montreal Hours : 10 : 00am to 6 : 00pm   Who we are : Valnet Inc., the world’s premier digital media investment company, owns and operates over 25 highly authoritative brands across various verticals, including entertainment, sports, technology, automotive, gaming, and travel.

Specializing in acquiring, operating, and growing properties that are mission-critical in their respective environments, Valnet is at the forefront of media investment.

With over 25 websites and 36 YouTube channels, Valnet’s notable acquisitions include, ScreenRant, CBR, GameRant, CarBuzz, How-to Geek, MakeUseOf, Android Police and more.

Key Responsibilities : Office Operations & Administration Manage reception and daily office operations to ensure a professional and welcoming environment Ensure compliance with building standards and health & safety requirements Maintain overall office cleanliness and organization, including daily tidying and light cleaning Manage coffee machine cleaning and basic maintenance Receive, unpack, and organize weekly supply deliveries Stock and organize office, kitchen, and pantry supplies; monitor inventory and place orders as needed Prepare and set up lunch for employees; ensure common areas are clean before and after meals Organize storage areas, supply closets, and shared office resources Coordinate office maintenance, repairs, and building management requests Support internal documentation and administrative processes Team & Executive Support Provide day-to-day administrative support to the Office Manager and teams Assist with calendar coordination, meeting logistics, and room bookings Prepare meeting rooms and ensure materials, technology, and catering are in place Support the Executive Assistant team with company events, meetings, and offsites Assist with travel arrangements as required Collaborate with remote teams and provide cross-functional support Build and maintain relationships with vendors and service providers, including sourcing and coordination Events & General Support Support the planning and execution of internal meetings, summits, and offsite events Assist with pre-event preparation and post-event follow-ups Run errands as needed Assist with inventory tracking and periodic inventory checks, including at external properties Support ad-hoc operational projects and day-to-day needs Perform any other tasks as requested by the manager, in support of office and operational needs Qualifications Minimum of one (1) year of experience in a corporate or professional office environment Strong organizational and communication skills, with excellent attention to detail Ability to multitask, prioritize, and adapt in a fast-paced environment Proactive, reliable, and able to identify and resolve issues independently Comfortable with hands-on and physical tasks, including lifting up to 50 pounds Valid driver’s license and ability to drive when required (personal vehicle not required) Proficiency in Microsoft Excel and Google Workspace, including Google Calendar Fluency in both English and French, spoken and written Benefits : Full health insurance plan (including medical, dental, and vision).

Daily on-site snacks & coffee.

Fitness subscription reimbursement program.

Competitive compensation plan and bonus structure.

Why work with us?

Valnet is a company unlike any other.

Here, you’ll work alongside passionate, dedicated individuals who bring their best every day, creating an environment that is as inspiring as it is challenging.

We are innovative leaders, not passive followers, always pushing the boundaries of what’s possible in our industry.

We encourage autonomy and value creative contributions, empowering you to shape meaningful change from day one.

Moreover, we don’t just talk about culture – we make it our first priority, fostering a collaborative, fast-paced environment where talent is recognized and rewarded.

In our true meritocratic structure, your career can develop quickly, giving you the opportunity to grow professionally and be generously rewarded for your achievements.

But don’t take our word for it, visit our corporate website to see for yourself! — Adjoint(e) de bureau Lieu : En présentiel - Montréal Horaire : 10h00 à 18h00   Qui nous sommes : Valnet Inc., la première société mondiale d’investissement dans les médias numériques, possède et exploite plus de 27 marques très influentes dans divers secteurs, notamment le divertissement, le sport, la technologie, l’automobile, le jeu vidéo et les voyages.

Spécialisée dans l’acquisition, l’exploitation et la croissance de propriétés essentielles à leur environnement respectif, Valnet est à l’avant-garde de l’investissement médiatique.

Responsabilités principales : Opérations de bureau et administration Gérer l’accueil et les opérations quotidiennes du bureau afin d’assurer un environnement professionnel et accueillant Veiller au respect des normes de l’immeuble ainsi que des exigences en matière de santé et de sécurité Maintenir la propreté et l’organisation générale du bureau, incluant le rangement quotidien et le nettoyage léger Assurer le nettoyage et l’entretien de base de la machine à café Recevoir, déballer et organiser les livraisons hebdomadaires de fournitures Gérer et organiser les fournitures de bureau, de cuisine et du garde-manger; suivre l’inventaire et passer les commandes au besoin Préparer et mettre en place les repas pour les employés; s’assurer que les espaces communs soient propres avant et après les repas Organiser les espaces de rangement, les placards et les ressources partagées du bureau Coordonner les demandes d’entretien, de réparations et les communications avec la gestion de l’immeuble Soutenir la documentation interne et les processus administratif Soutien aux équipes et à la direction Fournir un soutien administratif quotidien à la gestionnaire de bureau et aux équipes Aider à la coordination des calendriers, à la logistique des réunions et aux réservations de salles Préparer les salles de réunion et s’assurer que le matériel, la technologie et le service de traiteur soient en place Soutenir l’équipe des adjoint(e)s de direction dans l’organisation d’événements, de réunions et de retraites corporatives Aider à l’organisation des déplacements, au besoin Collaborer avec les équipes à distance et offrir un soutien interfonctionnel Développer et maintenir des relations avec les fournisseurs et prestataires de services, incluant la recherche et la coordination Événements et soutien général Soutenir la planification et l’exécution des réunions internes, sommets et événements hors site Participer à la préparation avant les événements et aux suivis après ceux-ci Effectuer des courses au besoin Aider au suivi de l’inventaire et effectuer des vérifications périodiques, incluant dans des sites externes au besoin Soutenir des projets opérationnels ponctuels et les besoins quotidiens Effectuer toute autre tâche demandée par la direction afin de soutenir les opérations du bureau Qualifications Minimum d’un (1) an d’expérience dans un environnement de bureau corporatif ou professionnel Excellentes compétences organisationnelles et de communication, avec un grand souci du détail Capacité à gérer plusieurs tâches, à établir les priorités et à s’adapter dans un environnement dynamique Personne proactive, fiable et capable d’identifier et de résoudre les problèmes de façon autonome À l’aise avec des tâches manuelles et physiques, incluant la capacité de soulever jusqu’à 50 lb Permis de conduire valide et capacité de conduire lorsque requis (véhicule personnel non requis) Maîtrise de Microsoft Excel et des outils Google Workspace, incluant Google Agenda Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit Avantages : Régime complet d’assurance santé (incluant les soins médicaux, dentaires et de la vue).

Collations et café offerts sur place tous les jours.

Programme de remboursement pour un abonnement de conditionnement physique.

Rémunération compétitive avec structure de bonification.

Pourquoi travailler avec nous ?

Valnet est une entreprise unique en son genre.

Vous travaillerez aux côtés de professionnels passionnés et engagés, dans un environnement stimulant qui favorise la créativité et l’innovation.

Nous sommes des leaders visionnaires, toujours à l’avant-garde et repoussant les limites de notre industrie.

Nous valorisons l’autonomie et les contributions créatives, vous donnant la possibilité d’avoir un impact réel dès le premier jour.

La culture d’entreprise est notre priorité : nous favorisons un environnement collaboratif et dynamique, où le talent est reconnu et récompensé.Grâce à notre structure méritocratique, votre carrière pourra évoluer rapidement et vos succès seront généreusement récompensés.

Mais ne prenez pas seulement nos mots pour acquis – visitez notre site corporatif et découvrez-le par vous-même!

Postulez dès maintenant et rejoignez l’aventure Valnet!

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