Coordonnateur appels d'offres et gestion client

Rejoignez Exposant 3 : La puissance de l’humain au cœur de la technologie !

Exposant 3 est une firme de services-conseils en gestion des affaires et technologies de l'information, dédiée à accompagner les entreprises et organismes dans leur transformation numérique et organisationnelle.

Nous croyons fermement en une gestion saine et humaine, où la confiance, la compétence, et le plaisir de réussir ensemble sont au centre de nos valeurs.

Nous vous offrons bien plus qu’un simple emploi : nous vous invitons à rejoindre une équipe innovante, où l’intelligence artificielle, l’automatisation des processus, et la modernisation technologique sont le quotidien.

Mais surtout, chez Exposant 3, nous mettons l’humain au cœur de tout ce que nous entreprenons. Notre vision ? Vous permettre de déployer "la puissance de l’humain exposant 3" :

• La puissance de l’individu : Un environnement où votre engagement est valorisé.
• La puissance de l’équipe : Une collaboration forte où l’entraide et les réussites sont partagées.
• La puissance de l’entreprise : Une vision commune, pour des objectifs ambitieux et collectifs.

Si vous cherchez à évoluer dans un cadre dynamique et à contribuer à des projets d’envergure, tout en grandissant au sein d’une entreprise humaine, innovante et en pleine croissance, alors Exposant 3 est fait pour vous !

Description du Poste :

Le coordonnateur participe aux processus de réponse aux appels d'offres et de suivi client, assurant la qualité et la précision des soumissions, ainsi que la gestion des réponses aux demandes des clients.

Ce rôle a pour but d'assurer la coordination de différentes équipes internes et requiert des capacités d'analyse et d'organisation.

Le coordonnateur analyse des appels d’offres, identifie et transmet les informations nécessaires à la préparation des soumissions et des candidatures, participe au suivi des contrats et la mise en place des travaux, et coordonne le cycle de vie des consultants placés chez les clients.

Principales Activités :

1. Participation au Processus de Réponse aux Appels d'Offres (AO) :

• Analyser les AO sélectionnés et extraire les informations matérielles.
• Identifier la liste des documents requis pour préparer les soumissions.
• Extraire les informations sur les profils à recruter et les transmettre à l’équipe de recrutement.
• Suivre les publications subséquentes et mettre à jour les documents en conséquence.
• Valider le contenu des soumissions avant envoi et préparer les documents pour le dépôt.
• Suivre les résultats des appels d’offres passés et les consigner.

2. Gestion des Clients :

• Assurer la mise en place des mandats, y compris le suivi de la réception et la signature des contrats.
• Collecter des informations détaillées sur les processus et conditions des mandats, tels que le processus de soumission des candidats, les critères d’évaluation, et les procédures de fin de mandat.
• Organiser une réunion de démarrage avec les clients pour établir les attentes et la communication.
• Coordonner les réponses aux demandes des clients et la livraison des candidats en temps opportun.
• Suivre les demandes d'entrevue, organiser les disponibilités et préparer les candidats pour leurs entrevues.

3. Onboarding et Suivi des Consultants :

• Confirmer les détails de l’intégration des consultants avec les clients, y compris la vérification de la conformité des équipements.
• Préparer et distribuer une trousse de bienvenue et organiser un suivi pour le premier jour.
• Coordonner le suivi des consultants en poste pour garantir la satisfaction des clients et des consultants.

4. Gestion des Candidatures :

• Suivre les acceptations de candidatures et informer les recruteurs concernés.
• Préparer et faire signer les contrats finaux, et coordonner avec le service comptabilité.
• En cas de refus, obtenir les raisons du rejet et un rapport du recruteur pour identifier les axes d’amélioration.

Exigences :

Expérience requise :

• 2 ans d'expérience en gestion administrative ou gestion de projets, impliquant la coordination de processus de livraison
• 2 ans d'expérience en lecture ou rédaction de documents légaux tels que des appels d'offres ou des contrats
• Expérience avec outils de gestion de tâches (Notion, Asana, Clickup, Monday, etc...)

Compétences requises :

• Sens de l'organisation
• Gestion du temps et des priorités
• Attention au détail

Atouts :

• Connaissance du secteur des technologies de l’information.
• Expérience avec les appels d'offres publics au Québec
• Bilinguisme Français et Anglais

Conditions de Travail :

Lieu : Télétravail à 100%. Disponibilité entre 8h30 et 17h heure de l'est.

Rémunération : selon expérience