Receptionist Site

À propos de l’entreprise :

À Propriétés Hazelview, nous croyons que les appartements sont bien plus

que de la brique et du mortier ils sont une expérience.

Lancée en 1999 avec un petit édifice à Oakville, en Ontario, Propriétés Hazelview gère aujourd’hui un portefeuille de plus de 200 édifices résidentiels multifamiliaux partout en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec et en Nouvelle-Écosse.

Propriétés Hazelview tire énormément de fierté de ses investissements et fait appel à une approche active et concrète pour la gestion de ses communautés.

Nous sommes déterminés à favoriser la croissance à long terme de nos employés, de nos communautés et des investissements que nous faisons pour nos clients.

C’est l’une des choses auxquelles nous avons toujours cru : créer de la valeur pour les gens et les lieux.

Vision : Nous créons de la valeur pour les gens et les lieux.

Nos valeurs fondamentales :

• Confiance
• Ambition
• Collaboration
• Mentalité de propriété
• Amusement

À Hazelview, nous savons que notre plus grand atout, ce sont nos gens. Nous faisons tout pour mettre sur pied et favoriser une culture diversifiée, équitable et inclusive dans laquelle les expériences individuelles et les niveaux de nos différences collectives s’unissent pour nous permettre d’atteindre l’excellence.

Nous investissons là où nous percevons du potentiel, et bâtissons pour maintenant et pour les générations à venir.

À propos du poste :

Le ou la réceptionniste relève du gestionnaire de communauté, sous la supervision du directeur régional. La personne qui occupe ce poste est principalement responsable de gérer l’afflux des demandes reçues et d’offrir une assistance administrative au bureau pour s’assurer qu’un niveau supérieur de collaboration, de service et de soutien est fourni aux résidents et que Propriétés Hazelview est le propriétaire-bailleur de prédilection.

Principales responsabilités :

• S’assurer qu’un niveau supérieur de collaboration, de service et de soutien est fourni aux résidents pour faire en sorte que Propriétés Hazelview soit un propriétaire-bailleur de prédilection
• Maintenir de bonnes relations entre les résidents et le propriétaire-bailleur
• Accueillir tous les clients de façon amicale et professionnelle, en gardant un contact visuel et en souriant de façon chaleureuse
• Répondre aux demandes des résidents en ce qui a trait à leur compte, leur bail ou toute autre demande générale
• Transférer les demandes à l’administrateur régional lorsqu’approprié
• S’assurer que chaque client est pris en charge, aidé et orienté vers le bon service de l’entreprise
• Répondre au téléphone selon les normes de Propriétés Hazelview et répondre aux demandes entrantes de façon professionnelle et amicale
• Faire preuve d’enthousiasme lors des interactions avec les clients, les fournisseurs et tous les membres du personnel
• S’assurer que toutes les zones du bureau sont entretenues avec professionnalisme et propreté
• Gérer tous les aspects du courrier entrant et sortant, y compris la coordination des services de messagerie (entrants et sortants), et apposer le timbre-dateur sur tous les documents reçus
• Traiter les paiements des loyers, du stationnement et de tous les autres frais des résidents
• S’assurer que le registre des dépôts est complet et exempt d’erreurs
• Veiller à ce que les clients soient dirigés vers la bonne personne ou le bon service de l’entreprise
• Exécuter les autres tâches administratives assignées

Exigences liées au poste :

Formation et expérience :

• Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires ou d’enseignement général
• Un (1) an d’expérience dans un environnement de bureau, à un poste de réception occupé
• Compétences poussées en informatiques, notamment Microsoft Office (Excel, Word, Outlook); expérience avec Yardi, un atout
• Expérience dans un poste de service à la clientèle, un atout
• Travail antérieur dans le secteur de la gestion des propriétés ou connaissance de ce secteur, un atout

Qualifications :

• Engagement à offrir un service à la clientèle irréprochable
• Attitude professionnelle et solides compétences en communication, à la fois verbales et écrites
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle
• Sens de l’organisation et du détail exceptionnels
• Capacité à écouter attentivement, à bien comprendre et à résoudre les problèmes adéquatement
• Capacité à travailler et à agir de manière autonome en faisant preuve de jugement lors de l’évaluation des situations difficiles
• Personne motivée prête à relever des défis et engagée envers le travail d’équipe
• Compétences supérieures en matière de gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois / établir les priorités tout en travaillant selon des échéances serrées
• Degré élevé et reconnu d’intégrité, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes
• Capacité de se faire le défenseur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion afin de créer un milieu qui favorise le sentiment d’appartenance.

Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce rôle. Le candidat devra interagir avec nos clients, tant francophones qu'anglophones, et transmettre ensuite les messages aux membres de l'équipe de maintenance, majoritairement francophones.

Le candidat devra également rédiger occasionnellement des messages simples aux locataires dans les deux langues.

At Hazelview Properties we believe that apartments are more than bricks and mortar - they are an experience.

About the Position :

The Receptionist reports to the Community Manager under the supervision of the Regional Manager. This role is primary responsible for maintaining the flow of inquiries received, and for providing administrative support to the office to ensure that a superior level of co-operation, service and support is provided to residents, ensuring that Hazelview Properties is the landlord of choice.

Key Responsibilities :

Ensures that a superior level of co-operation, service and support is provided to residents, thereby ensuring that Hazelview Properties is a landlord of choiceMaintains good resident-landlord relationsGreets all customers in a friendly and professional manner, ensuring eye contact and a welcoming smileResponds to resident inquiries regarding their account, lease or other general queries.

Escalates to the Regional Administrator where appropriateEnsures every customer is addressed, assisted and directed to the right departmentAnswers the telephone as per Hazelview Properties standards and responds to incoming inquiries in a professional, friendly mannerExhibits enthusiasm when interacting with customers, vendors, and all staffEnsures all areas of the office are maintained in a professional and clean mannerManages all aspects of incoming and outgoing mail, including coordination of couriers (incoming & outgoing) and date stamps all received documentation.

Processes resident payments of rent, parking and any other additional feesEnsures ROD is complete and free from errorsEnsures customers are directed to the right person or departmentOther Administrative duties as assigned

Job Requirements :

Education and Experience :

Completion of High School or general education degree (GED)1 year of experience in an office environment at a busy reception deskStrong computer skills including Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) Experience with Yardi would be an assetExperience in a customer service role would be an assetExposure to the Property Management Industry would an asset

Qualifications :

A commitment to "Best in Class" customer serviceExcellent customer service skillsExceptionally organized and detail orientedAbility to accurately listen, understand and respond to issues appropriatelyAbility to work and act independently using good judgment when assessing difficult situationsSelf-motivated individual with a can-do and a strong commitment to teamworkSuperior time management skills with ability to multi-task / prioritize and work under tight timelinesA demonstrated high degree of integrity, diplomacy, discretion and confidentialityExcellent problem-solving capabilitiesA professional demeanor with strong communication skillsActively championing diversity, equity and inclusion to create an environment of belongingBilingualism (French and English) is required for this role.

The candidate will need to interact with our clients, both French-speaking and English-speaking, and then convey messages to the maintenance team members, who are predominantly French-speaking.

The candidate will also occasionally need to draft simple messages to tenants in both languages.