Agente ou agent de secrétariat

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ?

Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence.

Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération.

Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes.

Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Agente ou agent de secrétariat

• Direction générale : Direction générale du Transport terrestre des personnes (DGTTP)
• Direction : Direction du Transport rémunéré et adapté (DTRA)
• Nombre d’emplois à pourvoir : 1
• Statut de l’emploi : Régulier
• Lieu de travail : 700, boulevard René-Lévesque Est, Québec
• Télétravail : en mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date prévue d’entrée en fonction : Juillet 2024

Les défis que nous vous proposons

Assurer la bonne marche de la direction en soutenant les professionnels dans l’organisation et planification du travail :

• Valider la qualité et réviser tout document produit par les professionnels de la direction de façon à assurer la qualité du français et à superviser l'application des normes établies pour les documents administratifs sous la signature des différents paliers hiérarchiques du ministère ;
• S’assurer que les procédures ministérielles établies pour la présentation des dossiers et de la documentation officielle soient respectées ;
• Faire un rappel, de façon hebdomadaire, auprès des professionnels de la direction pour les dossiers qui accusent un retard dans le traitement ;
• Élaborer et tenir à jour le système de classement de la documentation sous la responsabilité de la direction à l'aide du logiciel Content server ;
• Superviser l'enregistrement des demandes faites à l'aide du système de gestion des dossiers ministériels (GDM) et effectuer leur suivi.

Assister la directrice et le personnel de la direction dans l’organisation des rencontres et assurer la gestion de la correspondance :

• Assurer le suivi approprié de la correspondance de la direction ainsi que les courriels et l’agenda de la directrice ;
• Faire le suivi des commandes internes et externes, en tenant compte des échéanciers ;
• Recevoir et dépouiller la correspondance de la direction, en prendre connaissance et en faire une distribution appropriée ;
• S’occuper des réservations de salles de réunion à l’interne et organiser les réunions et les déplacements de la directrice (réservations de voiture et de chambres d’hôtel, achats de billets de train et d’autocar, inscriptions à des événements, etc.) ;
• Assurer le soutien en matière de coordination et de préparation des dossiers pour les diverses rencontres externes et internes auxquels participent la directrice et les professionnels de la direction.

Gestion des dossiers ministériels :

• Gérer les accès des employés de la direction générale au système de Gestion des dossiers ministériels : remplir les formulaires d’ajout et de retrait d’employés et en informer la personne responsable du support GDM ;
• Créer des dossiers dans le système GDM, attribuer des dossiers aux unités concernées ;
• Réviser les documents reçus des unités et préparer des dossiers informatiques pour envoi aux autorités ;
• Assurer la tâche de remplacement de la secrétaire responsable du système GDM.

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Régime d’assurances collectives ;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• Horaire variable ;
• Sécurité d’emploi ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Programme de soutien aux études ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique.

Salaire annuel :

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience*

L’échelon sera déterminé à l’embauche en fonction de l’expérience du candidat.

i La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité additionnelle et de vos expériences en lien avec l’emploi.

Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.