Emplois - Agent ou agente de gestion des études

Numéro d'offre

14471

Statut / Admissibilité

Contrat temporaire

Ouvert à tous

Détails du poste

À titre d'employé temporaire de l'Université Laval, vous serez appelé à combler différents besoins à titre d'agent ou agente de gestion des études ayant une durée variable dans plusieurs services et facultés vous permettant de vous familiariser avec différents champs d'expertise au sein de l'institution.

Taux horaire : 26.81$ à 31.73$ (Selon l'expérience)

Salaire annuel : 48 961.23$ à 57 946.28$

Régime d'emploi : 35 heures / semaine

Horaire : Temps plein, horaire variable

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h (Selon les besoins du service)

Budget : Fonctionnement

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.

Attributions caractéristiques

• Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
• Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur.
• Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études.

Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels.

• Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité.
• Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs;

discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.

Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il ou qu'elle assiste.

À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.

• Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi.
• Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur le programme et ses activités.
• Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université en liaison avec la gestion des études.
• Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée

Expérience :

Autres : Logiciels : Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante :

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

Faire carrière en bureautique à l’Université Laval vous permet de bénéficier d’une gamme d’avantages sociaux des plus intéressantes !

• Horaire d'été (35 heures payées, mais 32 heures travaillées)
• 23 jours de vacances par année, selon la période de référence
• Réduction volontaire du temps de travail ou compression volontaire de la semaine de travail
• Congé des Fêtes
• Congés spéciaux
• Salaire concurrentiel
• Formation et perfectionnement
• Diversité des milieux de travail
• Régime de retraite avantageux
• Proximité du PEPS

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, veuillez écrire à : [email protected]

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.

La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

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