Manager, Counselling Centre | Gestionnaire, Centre de counselling

Job Title :

Manager, Counselling and Psychotherapy Centre

Competition Number : 030- 2024

030- 2024

Administrative Unit :

Faculty of Human Sciences and Philosophy

School of Counselling, Psychotherapy and Spirituality

Immediate Supervisor :

Director, School of Counselling, Psychotherapy and Spirituality

Job Type :

Permanent, Full Time (non-unionized)

Work Schedule : 35 hours per week

35 hours per week

Salary Scale :

Level 9 ($ 71,975 - $ 91,817)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965.

Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in social communication, counseling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, philosophy, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation.

Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience.

It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

Reporting directly to the Director of the School of Counselling, Psychotherapy and Spirituality, the Manager is responsible for the day-to-day operations of the Counselling Centre as it relates to students and clinical supervisors involved in practicum school activities.

The Manager plans and coordinates student externships, under the supervision of the Director of the School of Counselling, Psychotherapy and Spirituality.

In consultation with the Director, the Manager establishes and maintains ties between the Counselling Centre and professional associations, the media and the community.

The incumbent participates in the Centre’s publicity and maintains a good student / client ratio. He manages the office and follows up with students, supervisors and instructors.

KEY RESPONSIBILITIES :

• Office administration and management
• Maintains a solid client base to ensure a good student / client ratio.
• Evaluates the overall quality of the Centre’s services; recommends improvements where necessary.
• Ensures all aspects of access to files, brings any potentially contentious cases to the attention of the Director and ensures that files are properly followed up with students, supervisors and instructors involved at the Centre.
• Recommends the hiring of personnel as required, in accordance with University regulations.
• Prepares contracts for signature by the Director and approves hours for clinic employees (regular and contract).
• Collects and administers all internal and external practicum evaluations.
• Monitors and updates clinic statistics.
• Manages and monitors the clinic’s budget, in collaboration with the School Director.
• Carries out any other tasks requested by the School Director.
• Case management
• Oversees the proper management of customer files.
• Administers the case assignment process (monitor student workload and capacity, case reassignment, etc.).
• Creates and manages clinical supervision groups for each session, ensuring that each student is exposed to a variety of clinical supervision styles.
• Planning and coordinating student placement in practicum settings
• Identifies institutions and organizations that can offer students a counselling and psychotherapy practicum outside the University as part of their practical training;

suggests internships to students; encourages students to take advantage of training opportunities.

• Creates and maintains links with managers, instructors and supervisors for the various counselling concentrations in order to better support students.
• Supervises students’ search for internships.
• Maintains strong relations between institutions and students.
• Evaluates students’ overall internship experience.
• Maintains a register of internships and institutions; evaluates the quality of each placement; makes appropriate recommendations on placement sites.
• Integrates assessments of in-house practicums and practical work placements.
• Link between the Counselling Centre and professional associations, the media and the community; Centre’s publicity
• Maintains ties between the Counselling Centre, organizations and the community in the Ottawa area, in order to recruit new clients for the Centre.
• In collaboration with the Recruitment and Communications Services, promotes the services the Centre can offer to organizations, the community, hospitals, etc.
• Responds to information requests with regards to the Centre’s services, operations and role in the training of counselling trainees.
• Publicizes the Centre by inviting people to visit; offers a tour of the Centre, providing information on the services offered.
• Maintains strong relationships with various professional associations and other professionals as required.
• Represents the Centre to the public.

KNOWLEDGE AND EXPERIENCE

• University degree (master’s level) in Counselling or related discipline
• Counselling experience
• CRPO / OPAO membership
• Experience in marketing and promotion
• Knowledge of local community agencies and organizations
• Case management experience
• Experience in personnel management, administration and budget management

ESSENTIAL SKILLS

• Advanced bilingualism (English and French), both written and oral
• Strong interpersonal skills
• Knowledge of how to conduct assessments
• Ability to manage files requiring professional judgment and ethics
• Initiative, dynamism and discretion
• Ability to work independently and as part of a team

Interested candidates are requested to submit an online application at ustpaul.ca by October 1st , 2024, at 11 : 59 p.m.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada.

If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview.

Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Gestionnaire, Centre de Counselling et de Psychothérapie

Numéro de concours :

030- 2024

Unité administrative :

Facultés des sciences humaines et de philosophie

École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité

Supérieur immédiat :

Directrice, École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité

Type d’emploi :

Permanent, Temps plein (non-syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Échelle salariale :

Niveau 9 ($ 71,975 - $ 91,817)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965.

Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale.

L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique.

Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité immédiate de la Directrice de l’École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité, le gestionnaire est chargé des activités quotidiennes du Centre de counselling en ce qui a trait aux étudiantes et étudiants et aux superviseurs cliniques impliqués dans les activités scolaires du practicum.

La personne en poste planifie et coordonne les stages externes des étudiants, sous la supervision de la directrice de l’École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité.

En consultation avec la directrice, le gestionnaire ou la gestionnaire établit et entretient des liens entre le Centre de counselling et les associations professionnelles, les médias et la collectivité.

Participe à la publicité du Centre et maintient un bon ratio étudiant / clients. Assure la gestion du bureau et fait le suivi des dossiers auprès des étudiants, des superviseurs et des formateurs.

TÂCHES PRINCIPALES

• Administration et gestion de bureau
• S’assure de maintenir une clientèle solide afin d’offrir un bon ratio étudiant / clients.
• Évalue la qualité générale des services offerts par le Centre; recommande des améliorations au besoin.
• Assure tous les aspects de l’accès aux dossiers, porte à l’attention de la directrice tout cas qui pourrait être litigieux;

veille à ce qu’un suivi adéquat soit fait sur les dossiers, en lien avec les étudiants, les superviseurs et les formateurs impliqués au Centre.

• Recommande l’embauche de personnel au besoin, conformément aux règlements de l’Université.
• Prépare les contrats à être signés par la directrice et approuve les heures des employés de la clinique (réguliers et contractuels).
• Rassemble et administre toutes les évaluations des practicums internes et externes.
• Suit et met à jour les statistiques de la clinique.
• Assure la gestion et le suivi du budget de la clinique, en collaboration avec la directrice de l’École.
• Mène à bien toutes autres tâches qui lui sont demandées par la directrice de l’École.
• Gestion de dossiers
• Supervise une gestion appropriée des dossiers des clients.
• Administre le processus d’attribution des dossiers (suivre la charge de travail et la capacité des étudiants, la réattribution des dossiers, etc.)
• Crée et gère les groupes de supervision clinique pour chaque session, en veillant à ce que chaque étudiant soit exposé à divers styles de supervision clinique.
• Planification et coordination du placement des étudiants dans les lieux de stages
• Repère des établissements et des organismes qui peuvent offrir aux étudiants, dans le cadre de leur formation pratique, un practicum de counselling et de psychothérapie à l’extérieur de l’Université;

propose des stages aux étudiants; encourage les étudiants à profiter des possibilités de formation.

• Crée et entretient des liens avec les gestionnaires, formateurs et superviseurs pour les différentes concentrations en counselling, afin de mieux appuyer les étudiants.
• Supervise les recherches de stage des étudiants.
• Maintient de bonnes relations entre les établissements et les étudiants.
• Évalue l’expérience générale des étudiants dans le cadre de leur stage.
• Tient un registre des stages et des établissements; évalue la qualité de chaque stage; formule les recommandations appropriées sur les lieux de stage.
• Intègre les évaluations du practicum à l’interne et du stage pratique à l’externe.
• Lien entre le Centre de counselling et les associations professionnelles, les médias et la collectivité; publicité du Centre
• Maintient des liens entre le Centre de counselling et les organismes et la collectivité dans la région d’Ottawa, afin de recruter de nouveaux clients pour le Centre.
• En collaboration avec le Service de recrutement et des communications, fait la promotion des services que le Centre peut offrir aux organismes, communauté, hôpitaux, etc.
• Répond aux demandes d’information concernant les services offerts par le Centre, son fonctionnement et son rôle dans la formation des stagiaires en counselling.
• Fait la publicité du Centre en invitant des personnes qui souhaitent visiter le Centre; offre une visite du Centre en donnant des renseignements sur les services offerts.
• Maintient de solides relations avec les différentes associations professionnelles et les autres professionnels au besoin.
• Représente le Centre auprès du public.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Diplôme universitaire (niveau maîtrise) en counselling ou dans une discipline connexe
• Expérience en counselling
• Membriété à l’OPAO / CRPO
• Expérience en marketing et promotion
• Connaissance des agences et organismes communautaires de la région
• Expérience en gestion de dossiers
• Expérience en gestion, en administration et dans la gestion budgétaire.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

• Niveau avancé de bilinguisme (anglais et français) à l’oral et à l’écrit ;
• Solides compétences en matière de relations personnelles
• Connaissances concernant la conduite des évaluations
• Capacité à gérer des dossiers qui exigent un jugement et une éthique professionnelle.
• Esprit d’initiative, dynamisme et discrétion
• Capacité à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le d’ici le 1 octobre 2024 à 23h 59 .

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada.

Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue.

Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.

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