Adjoint(e) de direction, Vice-présidence principale, Distribution

Description

Secteur : Collectif / Permanent / Montréal / Québec / Toronto / Travail à domicile avec quelques déplacements

Une superbe opportunité de carrière remplie de défis s’ouvre maintenant à vous au sein de l’un des plus importants groupes financiers du Canada! Le secteur de la vice-présidence principale, Distribution, est à la recherche d’un nouvel(le) adjoint(e) de direction, afin de soutenir sa vice-présidente principale et son équipe de direction.

Proactif ou proactive, vous êtes un collaborateur chevronné ou une collaboratrice chevronnée qui aime accroître l’efficacité en gérant plusieurs dossiers en même temps touchant à la distribution?

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, venez joindre une équipe dynamique, professionnelle et axée sur les résultats!

Relevant directement de la vice-présidente principale, Distribution, en tant qu’adjoint(e) de direction, vous serez responsable de :

• Gérer les communications entrantes et sortantes.
• Gérer l’agenda et coordonner les activités générales de la vice-présidente principale.
• Préparer des ébauches de communications administratives, réviser et corriger des textes ainsi que des présentations, en français et anglais.
• Organiser des rencontres et des événements, tant d’un point de vue logistique que technique.
• Effectuer la gestion administrative du bureau de la vice-présidente principale (factures, contrats, notes de frais, etc.).
• Planifier des voyages d’affaires.
• Organiser et assurer le classement des documents numériques et produire divers rapports.
• Anticiper les besoins de la vice-présidente principale et développer des outils afin d’accroître l’efficacité de son bureau.
• Agir à titre de personne-ressource pour toute demande dirigée vers le bureau de la vice-présidente principale.
• Travailler et piloter des projets ad-hoc pour la vice-présidente principale et son équipe de distribution.
• Travailler en étroite collaboration avec les autres adjoint(e)s afin de coordonner certaines tâches et de piloter certains dossiers communs.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration des affaires ou l’équivalent.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste d’adjoint de haut niveau, de gestion d’un bureau de direction ou l’équivalent.
• Excellentes capacités relationnelles, de collaboration et de communication.
• Fortes aptitudes organisationnelles qui reflètent la capacité à réaliser et à prioriser plusieurs tâches de façon harmonieuse avec un excellent souci du détail.
• Structure, organisation et capacité de composer avec des échéances très courtes ainsi que de multiples priorités conflictuelles.
• Compétences linguistiques avancées en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison des interactions quotidiennes avec des employés anglophones et francophones dans l'ensemble du Canada.

Cela inclut les appels téléphoniques et les courriels. Vous serez également appelé à monter des présentations et de la documentation en français et anglais, en plus de faire des présentations dans les deux langues.

• Être extrêmement organisé, proactif et minutieux, et être capable d’anticiper les besoins / défis et d’y répondre en conséquence même en situation d'ambiguïté.
• Esprit d’équipe et ingéniosité avec la capacité d’être extrêmement efficace de façon indépendante.
• Aptitude éprouvée à s’adapter à diverses demandes en concurrence et à démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse.
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs élevés de rendement et à respecter les échéances dans un environnement à rythme rapide.
• Réflexion prospective et capacité à saisir les occasions et à proposer des solutions.
• Solides compétences dans les programmes Microsoft Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), les outils de médias sociaux et la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.

Venez joindre un environnement de travail flexible et inclusif, qui vous offre un bel équilibre travail-famille, ainsi que des avantages sociaux compétitifs!