Adjoint(e) administratif(ve) (Secrétaire de gestion) RH2324-85

Lieu de travail et type de poste

Bureau de Sept-Iles (Québec)

Service des ressources humaines et financières

Régulier, temps plein

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels;
• elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents;
• dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi;

elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée;

elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement;

elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison;

elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.

Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience sera considérée.

Avoir des connaissances en bureautique.

• Connaissance de la suite Office 365;
• Aptitude pour le service à la clientèle et le travail d’équipe;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Capacité d’adaptation et de gestion de plusieurs dossiers à la fois;
• Excellente connaissance du français et de l’anglais, écrit et parlé, et en rédaction.

SALAIRE ET CONDITION D’EMPLOI

• Entre 22,54 $ et 26,00 $ de l’heure avec une prime de rétention de 8%;
• Possibilité de télétravail partiel après 6 mois;
• 4 semaines de vacances (selon date d’embauche);
• 7 jours de maladie;
• Régime de retraite des plus avantageux (RREGOP);
• Régime d’assurances collectives;
• Programme de télémédecine;
• Programme d’aide aux employés.

DATE LIMITE POUR POSTULER

Jusqu’à comblement du poste.