Adjoint(e) Administratif - Estimation - Entrepreneur Énergie Éolienne

Job Description

Lieu : Lévis, Qc

Sous la responsabilité du Chef de l'estimation, l'adjoint(e) administratif soutient le service de l'estimation dans l'exécution des tâches cléricales.

Le rôle s'effectue à partir du bureau de St-Nicolas, Lévis, et en mode de travail hybride.

Ce que vous ferez pour mener à bien cette mission :

• Tenir à jour la liste des projets en soumission et partager l'information avec les personnes impliquées ;
• Procéder à l'ouverture des soumissions ;
• Réviser la mise en page, recevoir et imprimer les documents ;
• Préparer et transmettre les demandes de résolution, de cautionnement et d'assurance pour chaque projet, le cas échéant ;
• Examiner la mise en page des bordereaux de soumission de projets et autres documents connexes ;
• Vérifier les instructions aux soumissionnaires (devis) pour préparer les formulaires de soumission et tous les documents connexes demandés par le client ;
• Suivre les fichiers et les mettre à jour dès réception des addenda, des formulaires de soumission et des spécifications ;
• Rédiger et mettre à jour les curriculum vitae et les organigrammes de l'entreprise à joindre aux documents d'appel d'offres ;
• En collaboration avec l'adjoint principal, contribue activement à la préparation et à l'édition de documents et de présentations;
• Assure un haut niveau de qualité dans la terminologie et la présentation des documents ;
• Suivi des revues de contrats pour les offres ;
• Préparer et soumettre le compte de dépenses du gestionnaire ;
• Le livre voyage occasionnellement pour le manager et les membres de l'équipe ;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil

• Diplôme d'études professionnelles en administration des affaires, ou équivalent ;
• Bilingue français et anglais à l'oral et à l'écrit (niveau avancé requis) ;
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (niveau Excel, Word avancé requis);
• Un minimum de deux (2) années d'expérience dans des fonctions similaires ;
• Grande diligence administrative.

Informations contractuelles

• salaire entre 28$ et 33$ de l'heure - 58K à 66K annuellement
• hybride travaille bureau(3) et maison (2)
• Bureau secteur Lévis , Québec

Requirements

• Maintain the list of projects in submission, and share information with those involved;
• Proceed with the opening of the bid;
• Review layout, receive and print documents;
• Prepare and forward resolution, bonding, and insurance requests for each project, where applicable;
• Review layout of project bid slips and other related documents;
• Verify instructions to bidders (quotes) to prepare bid forms and all related documents requested by the client;
• Track files and update upon receipt of addenda, Submission Forms and Specifications;
• Draft and update corporate Resumes and organigrams to be attached to bid documents;
• In collaboration with the Senior Assistant, actively contributes to the preparation, and editing of documents and presentations;
• Ensures a high level of quality in terminology and presentation of documents;
• Monitoring of contract reviews for bids;
• Prepare and submit the manager’s Expense Account;
21 days ago