Coordonnatrice ou coordonnateur de l'hébergement, des événements et des services auxiliaires

Les énoncés suivants sontdestinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représententpas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudesrequises.

L’UniversitéBishop's recherche un coordonnateur.trice de l’hébergement, des événements et servicesauxiliaires pour un poste temporaire à temps plein.

L’Université reçoit plusieurs groupes avechébergement pendant la saison estivale et gère plusieurs types d’événementstout au long de l’année.

Relevant de la gestionnaire des services del’hébergement et des événements, leou la titulaire du poste voit à la préparation, à l’organisation et à laréalisation des événements et s’assure de l’utilisation optimale de toutes lesinstallations afin de maximiser leur rentabilité.

Notre mission est de taillernotre place en tant que destination de choix pour l’hébergement et lesévénements en Estrie.

Ce poste exige un horaire flexibleincluant les jours, soirs, nuits et fins de semaine. La semaine de travail estde 35 heures avec des vacances d’été limitées.

Ce poste ne dépassera pas deux ans.

Nature des tâches

Volet opérationnel

• Répondre aux appels d'offres (RFP) des clients et leur présenter tous les services offerts par le service de l'hébergement et des événements afin de générer une soumission et par la suite rédiger un contrat ;
• Recueillir les détails reliés aux événements et saisir les informations dans le système de réservation. Produire un rapport clair et communiquer les détails reliés aux équipes concernées ;
• Coordonner les services de bar, notamment : commander les boissons alcoolisées et non alcoolisées, maintenir un inventaire à jour des fournitures de bar et s'assurer que l'inventaire est suffisant pour les événements à venir, préparer les demandes de permis de réunion et transmettre tous les documents nécessaires au gouvernement dans les délais requis ;
• Effectuer diverses tâches relatives à la réalisation d'un événement, notamment : la programmation des cartes de repas, la création de plans de salles et des liens pour l'enregistrement en ligne, au besoin, et la visite de site avec le client ;
• Être présent pour le client pendant son séjour pour s'assurer que l'événement se déroule conformément au contrat et assurer sa satisfaction.
• Être le lien entre le client et les différents partenaires et départements ;
• Assister les employés étudiants pendant le séjour du groupe afin de faire l'inspection de l'aménagement et de la propreté des salles ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

En collaboration avec les autres coordonnateur.trices de l’hébergement,des événements et services auxiliaires.

Volet administratif

• Veiller au paiement des dépôts, préparer les factures et suivre les comptes clients ;
• Se tenir au courant des exigences légales concernant les services de bar et les protocoles de santé publique pour l'industrie du tourisme ;
• Aider à la formation et à l'élaboration de politiques, de procédures et de lignes directrices des services d'hébergement et d'événements ;
• Participer à l'analyse des prix afin d'avoir des prix toujours compétitifs ;
• Former le personnel étudiant ;
• Transmettre dans les délais requis divers rapports gouvernementaux tels que les rapports de taxes MEV, Entandem, etc, ;
• Tenir à jour des rapports statistiques annuels sur le taux d'occupation à des fins d'analyse comparative ;
• Maintenir à jour les logiciels utilisés par les services d'hébergement et d'événements tels que Rooming It et EventWorks et former les autres membres du personnel ;
• Mettre à jour les sites internet des services d'hébergement et d'événements et du Théâtre Centennial et les profils sur les sites internet de partenaires tels que Destination Sherbrooke, Unique Venues, CUCCOA, etc. ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Volet ventes et marketing

• Développer notre marché actuel et rechercher d'autres marchés qui correspondent à notre modèle d'affaires ;
• Effectuer des appels de prospection au besoin ;
• Collaborer avec le département de communication pour développer des publicités et du matériel marketing qui soutiennent les priorités stratégiques des services d'hébergement et d'événements et du Théâtre Centennial ;
• Participer à titre d'exposant aux salons commerciaux au besoin ;
• Créer et maintenir de bonnes relations d'affaires avec les différents offices de tourisme et partenaires ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
• Diplôme d'études collégiales (D.E.C. Technique normalement d'une durée de 3 ans)
• De 1 an à 3 ans d'expérience
• Maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit
• Excellentes compétences interpersonnelles et sociales
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Forte capacité à travailler en équipe
• Excellente connaissance d'Excel et Word
• Expérience en marketing, ventes et tendances dans les médias sociaux
• Très bonne maîtrise du numérique
• Débrouillardise et capacité à résoudre des problèmes
• Excellentes compétences organisationnelles
• Détenir une carte d'attestation ''Action Service" (un atout)
• Doit faire preuve de flexibilité et être prêt à travailler selon un horaire irrégulier, y compris les nuits et fins de semaine

L'Université Bishop's applique un programme d'Accès à l'égalité en emploi issu de la Loi sur l'Accès à l'égalité en emplois des organismes publics.

L'Université accueille les candidat.e.s qui s'engagent à respecter les valeurs d'équité, de diversité et d'inclusion et qui nous aideront à accroître notre capacité en matière de diversité et d'inclusion.

Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicappées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitea ainsi qu'une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d'ici le 24 novembre 2024 à 16 h à [email protected]

Veuillez noter que seule les personne retenues pour une entrevue seront contactées et que des tests de sélection peuvent être administrés.

Nous vous remercions de l'intérêt manifesté à l'égard de notre organisation. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicappées afin de répondre aux besoins en prévenant et éliminant les obstacles à l'accessibilité.

Si vous nécessitez des mesures d'adaptation pour participer en tant que candidat.e dans le processus de recrutement, veuillez contacter [email protected]