Secrétaire d'école

Nature du travail et responsabilités générales:

La secrétaire d'école devra travailler indépendamment à l'exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décision, selon les politiques et les procédures déjà établies par l'école. Elle devra:

• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
• Faire les inscriptions d'élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
• Répondre au téléphone ainsi que tirer et distribuer le courrier;
• Entrer l'assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
• Créer et éditer des documents variés à l'aide d'un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
• Faire l'entretien de l'équipement du bureau, tel que le photocopieur et imprimantes;
• Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
• Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours d'horaire, de classes, d'élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
• Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
• Faire la gestion des fournitures d'école;
• Sous la supervision de la direction d'école, administrer les médicaments aux élèves;
• Gérer la comptabilité de l'école à l'aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d'argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
• Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
• Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction d'école.

Exigences du poste:

• Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
• Avoir de l'expérience dans le domaine du secrétariat;
• Avoir une bonne connaissance des routines et de l'équipement de bureau;
• Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;
• Pouvoir communiquer effectivement et clairement en français et en anglais;
• Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
• Avoir une personnalité accueillante et de l'entregent;
• Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
• Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
• Bien travailler en équipe;
• Être légalement admissible à travailler au Canda sans restriction concernant le travail auprès des enfants;
• Pour les écoles catholiques seulement: être catholique et faire preuve de son engagement envers l'éducation catholique en adoptant, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'école un style de vie et des comportements en harmonie avec les principes et l'enseignement catholique;
• Détenir une vérification des antécédents judiciaires avec secteur vulnérable.