Adjointe administrative ou adjoint administratif

À propos de Davies

Davies est un cabinet d’avocats canadien de premier plan qui se concentre sur les questions à grands enjeux. Avec des bureaux à Montréal, Toronto et New York, nous sommes constamment au centre des transactions et des affaires les plus complexes au Canada et à l’étranger.

Un poste chez Davies est plus qu’un simple emploi. En vous joignant au cabinet, vous serez accueilli·e par une équipe qui accorde autant d’importance au soutien de ses membres qu’au service de sa prestigieuse clientèle.

C’est pourquoi nous avons créé un environnement collaboratif où les membres de l’équipe, quelle que soit leur origine, se sentent appréciés et sont encouragés à partager leurs idées, tout en travaillant aux côtés de certains des plus brillants juristes et gens d’affaires, désireux de partager leurs connaissances et leur expérience.

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif, qui se joindra à l’équipe de professionnel·les du soutien juridique de notre bureau de Montréal.

Relevant de la gestionnaire principale, professionnels du soutien juridique, la personne titulaire de ce poste offrira un soutien administratif complet à deux ou trois avocat·es.

Responsabilités principales

• Rédiger la correspondance, préparer et réviser des documents
• Gérer les échéances, planifier des rencontres et des rendez-vous et tenir à jour le calendrier des avocat·es
• Organiser les déplacements et faire les réservations connexes des avocat·es
• Réviser et relire les documents pour en vérifier la grammaire, le format et la conformité aux exigences légales et à l’identité visuelle de Davies
• Gérer les dossiers, documents et fichiers à l’aide de plusieurs applications de stockage et d’archivage telles que NetDocuments, Sharefile, etc.
• Assister les avocat·es dans des projets reliés au développement des affaires et tenir à jour la base de données des relations professionnelles
• Traiter des données (entrées de temps, dépenses) et effectuer l’ouverture de dossiers
• Assurer la liaison avec les clients, les collègues, les parties externes et les services internes, y compris notre Centre d’affaires
• Effectuer le suivi de la facturation des dossiers des avocat·es en tandem avec les coordonnatrices et coordonnateurs de la facturation
• Effectuer la transcription des dictées, notes audio et enregistrements
• Effectuer la comparaison de documents ( markups )
• Prendre part au succès de l’intégration des nouvelles recrues de l’équipe
• Effectuer toute tâche administrative connexe

Qualifications

• Un minimum de trois à cinq ans d’expérience pertinente au sein d’un cabinet de services professionnels au rythme soutenu
• Attestation d’études collégiales (A.E.C) en secrétariat ou Diplôme d’études collégiales (D.E.C) en bureautique, un atout
• Excellentes habiletés en communication orale et écrite, en français et en anglais *Notre bureau de Montréal fournit des services au Québec et représente des clients qui y sont établis ou qui y exercent des activités.

Pour ce faire, la ou le titulaire du poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues (à l’oral et à l’écrit) est donc nécessaire.

• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, plus spécifiquement de Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook et Microsoft PowerPoint
• Connaissance approfondie du logiciel Adobe Acrobat Pro
• Expérience avec la transcription de notes audio et connaissance de l’outil BigHand, un atout
• Esprit d’équipe, sens de l’organisation et souci du détail
• Proactivité, motivation et capacité à anticiper les besoins
• Aptitude à gérer efficacement les priorités et à travailler avec des délais serrés
• Faire preuve d’autonomie, de discrétion, d’un esprit critique et de jugement

Pour postuler

Pour de plus amples renseignements ou pour postuler, veuillez envoyer votre candidature à Amélie Daigle, Partenaire d’affaires, ressources humaines à [email protected] .

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

Davies s’engage à offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible aux candidates et candidats ainsi qu’aux membres du cabinet en situation de handicap.

Veuillez nous faire part de toute mesure d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin à tout moment au cours du processus de recrutement.