Adjoint administratif

Adjoint administratif

Poste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail

Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons :

• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;
• Conciliation travail / vie personnelle;
• Programme d’assurance collective complet;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Accès à un gym 7 jours sur 7;
• Carte OPUS.

Nous avons deux postes d'adjointe administrative à combler :

À la Direction de la maintenance des véhicules (DMV) vous relèverez directement du directeur de division. Vous offrirez un support administratif aux six chefs de service ainsi qu'aux contremaîtres.

La DMV compte plus de 350 employés. Ces derniers sont responsables de l'entretien des autobus et d'assurer la disponibilité des véhicules afin d'offrir un service optimal et sécuritaire.

L'adjointe offrira également un soutien administratif à l'équipe de la planification et de l’ingénierie.

À la Direction exécutive des technologies, vous relèverez du directeur de division. Vous travaillerez en équipe avec deux autres adjointes et le travail sera distribué selon la disponibilité de chacun.

Le travail d'équipe et la collaboration sont la clé du succès pour ce poste. La Direction exécutive des technologies comprend plus de 60 employés dont 4 directeurs de division et un directeur exécutif.

Ces derniers sont responsables d'assurer un support technologique aux différentes directions et de réaliser des projets afin d'optimiser l'expérience client.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Reproduit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
• Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentations et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles.
• Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
• Tient à jour l’agenda du ou de ses gestionnaires : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, des conférences, des voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.
• Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus.
• Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses de la direction en utilisant les outils requis.
• Répond à diverses demandes d’informations internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
• Recueille de façon hebdomadaire les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.
• Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.
• Agit comme personne-ressource auprès du personnel de la direction dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.
• Prépare les réquisitions et les demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis.
• Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux utilisateurs.
• Gère les équipes et les canaux TEAMS de la direction.
• Organise les activités d’intégration des nouveaux employés et consultants de la direction.
• Assiste les nouveaux employés dans l’utilisation de la structure du TEAMS de direction.
• Organise et alimente les différents sites SharePoint de la division.

DATE LIMITE POUR POSTULER : 4 DÉCEMBRE 2024

• DEP en secrétariat.
• 2 ans d’expérience pertinente.
• Connaissance approfondie du français écrit.
• Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance de base de l’anglais écrit.
4 days ago