Adjointe Administrative

Nous recherchons le (a) perle rare pour se joindre à une magnifique équipe. A titre d'adjointe, vous allez offrir un soutien administratif à notre CPA.

Responsabilités :

• Entretenir la correspondance de routine ;
• Coordonner, classer et réviser les reçus des cartes de crédit et préparer les fichiers Excel pour faciliter la comptabilité ;
• Gérer les comptes et les abonnements, dont l’Internet, le téléphone, etc. (ouverture et fermeture, modification de forfait, paiement automatique, etc.) ;
• Obtenir les copies des factures mensuelles qui sont payées automatiquement et les enregistrer dans le dossier approprié ;
• Classer les factures payées dans notre système interne et maintenir un système de classement électronique facile à suivre ;
• Obtenir le détail des commandes en ligne tous les mois de plusieurs fournisseurs ;
• Obtenir les informations de différents fournisseurs ;
• Coordonner les expéditions de marchandises qui sont envoyées entre différents endroits ;
• Exécuter les tâches administratives liées aux voyages à l'étranger ;
• Coordonner et soumettre les demandes de remboursement de dépenses mensuelles des employé(e)s pour approbation ;
• coordonner les suivis de l’inventaire d’œuvres d’art ;
• Obtenir les reçus de carte de crédit et préparer les fichiers Excel pour faciliter la comptabilité ;
• Obtenir une copie des factures mensuelles qui sont payées automatiquement et les enregistrer dans le dossier approprié ;
• Préparer les demandes d’approbations nécessaires pour les paiements de facture ;
• Responsable du classement des factures payées dans notre système interne et maintenir un système de classement électronique facile à suivre ;
• Faire le suivi des petites caisses ;
• Préparer les demandes de virements en devise étrangère et les envoyer à la banque ;
• Faire le suivi avec la banque afin d’obtenir les confirmations de paiement. ;
• Aider dans la préparation de divers projets spéciaux ; envoi international, organisation d’évènements spéciaux, etc. ;
• Faire des courses ou des achats en ligne selon les demandes ;
• Remplacement de la réceptionniste.

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ; anglais avancé ;
• Capacité à rédiger et à présenter la correspondance ;
• Excellente connaissance des principaux outils informatiques et logiciels, dont Excel et Word ;
• Facilité à communiquer et à maintenir l’information à jour ;
• Attention rigoureuse aux détails dans tous les domaines ;
• Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité ;
• Sens aigu de l’initiative.

Si ce poste vous intéresse, vous pouvez envoyer votre CV à svlajic@teleressources. com

Type d'emploi : Temps plein