Secrétaire d'unité administrative

Relevant du Directeur Inspection et Sécurité publique, le ou la titulaire du poste de secrétaire d’unité administrative effectuera des tâches variées de nature administrative, cléricale et de soutien général pour le personnel du Service, telles que la gestion d’agenda, les communications téléphoniques, le service à clientèle, et la traduction, la rédaction et la transcription de correspondance et d’autres documents en français et en anglais.

Avantages

35 heures par semaine

Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier (1er) lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de huit heures trente (8 h 30) à seize heures trente (16 h 30) moins une (1) heure pour le repas.

Pour la période comprise entre le premier (1er) lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de huit heures (8 h) à seize heures trente (16 h 30) moins quarante-cinq (45) minutes pour le repas;

le vendredi, de huit (8 h 00) heures à midi.

Responsabilités

Les principales responsabilités du titulaire sont les suivantes :

• Recevoir le courrier, en prendre connaissance, et l'acheminer à qui de droit.
• Rédiger de la correspondance d'ordre courant.
• Vérifier la correspondance à expédier et s'assurer qu'elle ne contient pas d'erreur.
• Exercer un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
• Recevoir, loger et transmettre les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, obtenir et donner l'information disponible.
• Saisir des textes variés à partir de ses notes.
• Tenir l'agenda de son supérieur.
• Faire des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.).
• Effectuer la préparation matérielle de réunions, et procéder aux convocations.
• Assister à des réunions, prendre note des délibérations et rédiger des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.
• Recueillir et colliger des données en provenance de diverses sources.
• Effectuer diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples; utiliser l'équipement usuel de bureau (photocopieur, télécopieur, calculatrice, etc.).
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

Le titulaire doit détenir un diplôme d’études professionnelles associé à un programme d’étude dans le secteur approprié. L’emploi nécessite deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

Autres exigences :

• Bilinguisme et bonne connaissance de la grammaire française et anglaise
• Connaissance des logiciels Word, Outlook, Excel, Kronos
• Sens de l’organisation développé
• Entregent et habiletés en service à la clientèle
• Connaissance de la rédaction de procès-verbaux, de la saisie au clavier et de la disposition des textes et des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat

Sommaire

Pourquoi Randstad ?

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Nous sommes impatients d'avoir de vos nouvelles

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires / non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi.

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