Coordonnateur (trice) mise en exploitation

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COORDONNATEUR(TRICE) MISE EN EXPLOITATION

Poste temporaire

Le coordonnateur mise en exploitation s’assure du bon déroulement du processus de mise en exploitation des nouvelles résidences.

Il participe à la planification et à la coordination des activités et s’assure qu’elles soient réalisées conformément aux normes établies et dans le respect des échéanciers déterminés.

Il fait le suivi de la réalisation des étapes de mise en exploitation et s’assure que toute dérogation soit communiquée rapidement.

Le titulaire documente les processus de travail de tous les services (processus d’accueil, de remise de clés, emménagement, etc ).

Il forme les chefs de service sur les processus de mise en exploitation et sur les standards du Groupe Maurice.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du directeur mise en exploitation, le titulaire assumera les tâches et responsabilités suivantes :

• Participer à la planification de l’ensemble des étapes et échéanciers du projet;
• Participer à la coordination de la mise en exploitation de la résidence en collaboration avec tous les départements (développement, marketing, finances, soins, etc );
• Développer des relations professionnelles avec l’entrepreneur, les sous-traitants, l’équipe de gestion et l’équipe construction développement afin d’optimiser l’échange d’information et être en mesure de faire des recommandations adéquates;
• Identifier et mettre en œuvre des solutions pour répondre à des problèmes opérationnels ponctuels, dans un contexte où l’information peut être limitée et où les actions doivent être mises en place rapidement;
• Élaborer et documenter les processus de travail de tous les services;
• Coordonner les rencontres avec les fournisseurs;
• Coordonner et assurer le bon déroulement de la livraison et de l’installation des équipements. Identifier tout dommage à l’immeuble par le fournisseur (électroménager, compacteur à déchets, bain thérapeutique, mobilier, etc );
• Assurer le bon déroulement des emménagements des 4 à 6 premières semaines de l’ouverture :
• Vérifier, en collaboration avec le responsable de l’entretien de la résidence, que les logements sont prêts à accueillir le résident;
• Valider les plages horaires des emménagements;
• Organiser la prise de mesures;
• Organiser la préparation des documents d’accueil des nouveaux résidents.
• Être responsable de l’ensemble du processus de gestion des accès (système informatique de gestion d’accès à la résidence pour les résidents et employés);
• Vérifier quotidiennement les demandes de travaux (réquisitions) et effectuer les entrées des déficiences sur le serveur de gestion de projets.
• Au besoin, identifier le département responsable d’exécuter les travaux;
• Coordonner l’élaboration du calendrier des formations et du plan d’accueil et d’intégration des chefs de service;
• Encadrer et former les chefs de service sur les processus de mise en exploitation;
• Participer à la journée d’accueil des employés, aux événements de préouverture et au processus de post-mortem;
• Animer les GPS mise en exploitation.

Particularités du poste :

Lors de l’ouverture d’une nouvelle résidence, en fonction du lieu de la résidence, le titulaire est appelé à demeurer sur place durant quelques semaines.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Formation requise :

• DEC en logistique ou autre programme pertinent;
• Connaissance en gestion de projet (un atout).

Expérience :

Une expérience de trois (3) à cinq (5) ans en gestion des opérations, gestion de projet ou autre expérience pertinente.

Conditions de travail :

• Possède une voiture et un permis de conduire;
• Disponible pour voyager fréquemment au Québec pour de courtes et longues périodes.

Autres :

• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Habiletés en communication orale et écrite;
• Rigueur et orientation sur les résultats;
• Capacité à établir les priorités et à respecter les échéanciers;
• Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en collaboration;
• Capacité à travailler dans un environnement de travail où le rythme est soutenu;
• Aptitude en relations interpersonnelles et esprit d’équipe;
• Bonnes aptitudes pour le service à la clientèle;
• Habileté à coordonner les tâches des divers intervenants internes et externes;
• Sens de l’organisation et de la planification;
• Capacité à demeurer calme et en contrôle dans toute situation;
• Connaissance des outils de la suite MS-Office.

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