Agent aux commandes et à la facturation / Order processing and billing agent

OPPORTUNITÉ AU SEIN DE NOTRE ÉQUIPE DE FINANCE!

Contrat déterminé de 12 mois / 12-month contract

Qui est Prana?

PRANA est une entreprise montréalaise certifiée B Corp qui est un chef de file dans la fabrication et la commercialisation de collations et déjeuners biologiques.

Fondée en 2005 par le couple Alon Farber et Marie-Josée Richer, PRANA est la marque #1 de collations biologiques au Canada.

L’entreprise a pour mission de créer des aliments délicieux, meilleurs à la fois pour la santé des consommateurs, la santé des agriculteurs et celle de la planète.

Fabriqués dans notre usine à Montréal, nos produits sont certifiés biologiques, sans OGM, végétaliens et sont issus d’un approvisionnement responsable.

Aperçu du poste

Relevant de la contrôleuse des finances, l'agent de traitement des commandes et facturation sera responsable, sans y être limité, aux responsabilités suivantes :

• Entrer quotidiennement les commandes reçues dans le système informatique;
• Mettre à jour quotidiennement le fichier de suivi des commandes à expédier;
• Céduler les rendez-vous d'expédition dans les portails des clients;
• Facturer les commandes expédiées et vérifier l'exactitude des informations;
• Faire un suivi des commandes encore ouvertes avec l’équipe de logistique;
• Aviser les clients lorsqu’il y a des items indisponibles;
• Répondre proactivement aux demandes des clients et faire des suivis à l’interne pour obtenir les informations dans les plus brefs délais;
• Procéder à la création de nouveaux clients;
• Inscrire et appliquer les paiements reçus dans le système informatique;
• Saisir des notes de crédit et suivi à l'interne pour approbation;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Ce que nous recherchons :

• DEP / DEC en comptabilité ou dans un domaine connexe;
• 2 années d’expérience de travail dans le service à la clientèle;
• 2 années d’expérience pertinente en support administratif;
• Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de saisie de données (ERP);
• Excellentes compétences en communication, écrite et verbale;
• Rigueur, souci du détail et respect des échéanciers;
• Fiable, motivé et très structuré;
• Compétences interpersonnelles et capacité à bien travailler en équipe;
• Connaissance de Microsoft Dynamics 365 et True commerce (un atout);
• Bilingue : Français et anglais écrit et parlé.

Prana est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi favorisant la diversité et l’inclusion. L’entreprise prendra en considération tous les candidats qualifiés pour l’emploi, peu importe leur race, la couleur de leur peau, leur religion, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur origine ethnique, leur âge, leur statut d’autochtone ou tout autre facteur pouvant être considéré comme discriminatoire.

Si vous avez besoin d’un accommodement durant le processus de recrutement, nous travaillerons avec vous afin de répondre à vos besoins.

Le masculin est utilisé aux seules fins d'alléger le texte.

EXCITING OPPORTUNITY WITHIN OUR PRANA FINANCE TEAM!

12-month contract

Are you creative and passionate about food, communication, content creation and social media? We're PRANA, a mission-driven company that uses business as a driver for change, and we're looking for someone like you who wants to contribute.

Who is Prana?

PRANA is a Montreal-based certified B Corp company, leader in manufacturing and commercializing organic snacks and breakfasts.

Founded in 2005 by couple Alon Farber and Marie-Josée Richer, PRANA is Canada's #1 organic snack brand. The company's mission is to create delicious food that is better for consumers, farmers, and the planet.

Made in their factory in Montreal, our products are certified organic, non GMO, vegan and responsibly sourced.

Role overview

Reporting to the controller of finance, the order processing and billing agent will be responsible for, but not limited to, the following responsibilities :

• Enter orders received into the computer system on a daily basis;
• Update the tracking file of orders to be shipped daily;
• Schedule shipping appointments in customer portals;
• Invoice shipped orders and verify the accuracy of information;
• Follow up on orders still open with the logistics team;
• Notify customers when items are unavailable;
• Proactively respond to customer requests and follow up internally to obtain information as quickly as possible;
• Proceed with the creation of new clients;
• Enter and apply payments received in the computer system;
• Enter credit notes and follow up internally for approval;
• Perform other related duties.

What we are looking for :

• DEP / DEC in accounting or a related field;
• 2 years of work experience in customer service and billing;
• 2 years of relevant experience in administrative support;
• Proficiency in Microsoft Office and data entry software (ERP);
• Excellent communication skills, written and verbal;
• Rigor, attention to detail and respect for deadlines;
• Reliable, motivated and very structured;
• Interpersonal skills and ability to work well in a team;
• Knowledge of Microsoft Dynamics 365 and True Commerce (an asset);
• Bilingual : French and English written and spoken.

Prana is an equal opportunity employer that promotes diversity and inclusion. The company will consider all qualified applicants for employment regardless of race, color of skin, religion, gender, sexual orientation, gender identity, ethnicity, age, their indigenous status or any factors that could be considered discriminatory.

If you require accommodation during the recruitment process, we will work with you to meet your needs. The masculine is used for the sole purpose of lightening the text.