Agent.e de soutien administratif, classe 1 – Accueil psychosocial
Description sommaire :
No de concours : 2425-SR-022 No de poste : 905-505-03
Service : Services aux étudiants et à la communauté / Centre de consultation et de soutien aux étudiants
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieur immédiat : Stéphane Nantel
Ancienne titulaire : Nathalie Sirois
- Période : Dès le 19 août 2024;
- Salaire : 24.36$ à 27.24$ de l’heure;
- Horaire : Du lundi au vendredi de 10h30 à 18h30;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.
Fonctions :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Principales tâches et activités : Réaliser des travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies, nécessaires aux opérations courantes du service psychosocial et du Service d’aide à l’intégration des élèves (SAIDE);
En support au service psychosocial :
- Accueillir les étudiants qui se présentent au secrétariat selon le protocole d’accueil en vigueur au service;
- Planifier les rendez-vous des étudiants avec les professionnels et collaborer à la gestion de leurs agendas;
- Assurer la gestion des dossiers des étudiants en attente pour rencontrer un professionnel selon l’ordre de priorité établi et communiquer l’information aux personnels de l’accueil psychosocial;
- Transmettre l’information au sujet des demandes des étudiants aux différents professionnels et techniciens;
- Assurer le suivi, la conservation et l’épuration des dossiers confidentiels;
- Répondre aux demandes d’informations faites au service psychosocial (téléphone, boîte courriel et MIO);
- Offrir un service de soutien administratif au gestionnaire, aux professionnels et aux techniciens du service;
- Tenir le registre d’assiduité, inscrire dans le système Clara les absences ou le temps effectué par les employés du secteur.
En support au service d’aide à l’intégration des élèves (SAIDE) :
- En soutien et en collaboration avec l’agent de soutien administratif de la gestion des examens, effectuer les tâches suivantes :
- Recevoir et traiter les demandes de réservation pour les examens prévus pendant toute la session;
- Recevoir les questionnaires d’examen accompagnés des directives à faire respecter;
- Collaborer avec les enseignants dans la gestion des demandes d’examens;
- Accueillir les étudiants et procéder à leur installation;
- Assurer la supervision de l’examen;
- Remettre les documents utilisés (feuilles de réponses, copie d’examen, etc.) aux enseignants.
Autres tâches :
En l’absence de l’agent de bureau du secteur carrière, offrir un soutien minimal aux professionnelles (prise de rendez- vous ou autre tâche cléricale nécessitant une intervention immédiate).
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.
Description détaillée :
Qualifications requises : Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences
- Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
- Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.
Atouts
- Bonne capacité à gérer le stress et être à l’aise avec la gestion de situations imprévues impliquant des étudiants qui se présentent avec des signes de détresse psychologique;
- Connaissance de FileMaker et de Clara.
Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.
Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.
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