Office Coordinator

Job Purpose : The Office Coordinator serves as a main point of contact, responsible for all administrative office duties, supporting the Allianz Trade in Canada Senior Leadership Team (SLT), working interdepartmentally to assist with tasks and projects, as required.

Key Responsibilities / What You Do : Process and distribute incoming / outgoing mail and courier shipmentsTranslate English documents and correspondence to FrenchForward received documents and communication to be translated, to the appropriate contactsCoordinate and manage office operations and proceduresCoordinating and scheduling conference calls and web meetings, internal and external meetings, off-site meetings, including;

boardroom reservations and catering coordinatingAssist with travel arrangements including; domestic and international travelReviewing and processing expense reportsScan cheques and send emails to Regional Accounts Receivables team.

Meetings minute-takingPrepare reports, spreadsheets, forms, memorandums and presentationsAssist with processing invoices for paymentOrder and maintain inventory of office suppliesConduct research, compile information and date on various topics and provide recommendationsAssist the Social Committee with event planning including;

organizing and ordering supplies / materialsPreparing invoice coversheet, obtaining proper signatures and submitting for processingAssist with any building maintenance issues and reporting to property managementCompliance, Data Privacy Officer (DPO) / Data Privacy Champion (DPC) responsibilities for CanadaFiling and maintaining the regulatory filings.

Other duties and special projects as assigned and required within various departments Key Requirements / What You Bring : Post-secondary degree2-3 years of administrative and / or office experience requiredFinance experience preferredFrench proficiency, written and verbal requiredProficient in Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, and Outlook)Strong communicational, organizational and interpersonal skillsDetail-oriented, managing multiple priorities in a fast paced, high volume environment.

Ability to multi-task, work well under pressure maintaining accuracy and meet deadlinesMaintain professionalism, confidentiality and handle sensitive information with discretionExperience with global travel arrangements preferredStrong problem-solving skills and ability to think critically Allianz Trade in Canada, welcomes all applicants with disabilities and accommodations are available upon request.

Allianz Trade in Canada, is an equal opportunity employer that does not discriminate on the basis of; race, ancestry, place of origin, color, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital status, family status or disability.

Objectif du poste : Le(la) coordinateur(trice) de bureau est le(la) principal(e) point de contact, chargé(e) de toutes les tâches administratives de bureau, soutenant l'équipe de direction d'Allianz Trade in Canada, travaillant de manière interdépartementale pour aider à la réalisation de tâches et de projets, selon les besoins.

Principales responsabilités / Ce que vous faites : Traiter et distribuer le courrier entrant / sortant et les envois de courriers.

Traduire en français les documents et la correspondance en anglaiseTransmettre les documents reçus et les communications à traduire aux personnes de contact appropriées.

Coordonner et gérer les opérations et les procédures du bureauCoordonner et programmer les conférences téléphoniques et les réunions en ligne, les réunions internes et externes, les réunions hors site, y compris la réservation des salles de conférence et la coordination des services de restauration.

Aider à l'organisation des voyages, y compris les voyages nationaux et internationauxExaminer et traiter les notes de fraisScanner les chèques et envoyer les courriels à l'équipe régionale des comptes débiteurs.

Rédaction des procès-verbaux des réunionsPréparer des rapports, des feuilles de calcul, des formulaires, des mémorandums et des présentations.

Participer au traitement des factures en vue de leur paiementCommander et tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureauEffectuer des recherches, compiler des informations et des données sur divers sujets et formuler des recommandations.

Assister le comité social dans la planification d'événements, y compris l'organisation et la commande de fournitures / matériels.

Préparer la page de garde des factures, obtenir les signatures appropriées et les soumettre pour traitement.Aider à résoudre les problèmes d'entretien des bâtiments et en rendre compte à la direction de l'immeuble.

Conformité, responsabilités du Data Privacy Officer (DPO) / Data Privacy Champion (DPC) pour le CanadaDéposer et tenir à jour les dossiers réglementaires.

Autres tâches et projets spéciaux assignés et requis au sein des différents départements. Exigences clés / Ce que vous apportez : Diplôme post-secondaire2 à 3 ans d'expérience en administration et / ou en bureautiqueExpérience en finance de préférenceMaîtrise du français, écrit et oral, souhaitéeMaîtrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel et Outlook)Solides compétences en matière de communication, d'organisation et de relations interpersonnellesSouci du détail, gestion de priorités multiples dans un environnement où le rythme est rapide et le volume important.

Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression, à maintenir la précision et à respecter les délais.

Faire preuve de professionnalisme et de confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.Expérience de l'organisation de voyages internationaux de préférence.

Solides compétences en matière de résolution de problèmes et capacité à faire preuve d'esprit critique. Allianz Trade in Canada, accueille tous les candidats handicapés et des aménagements sont disponibles sur demande.

Allianz Trade in Canada est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle, l'expression sexuelle, l'âge, l'état matrimonial, la situation de famille ou le handicap.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Allianz Trade est la marque utilisée pour désigner une gamme de services fournis par Euler Hermes.