Responsable Administratif de Projet - Estimation & Exécution

Votre carrière chez Beluga Construction - Une foule de possibilités !

Fondée en 1980, l’aventure débute avec un camion 10 roues opéré par son fondateur lui-même. Cette humble entrée en matière marque le début d'une évolution constante pour l'entreprise.

Aujourd’hui, nous évoluons dans le domaine du Génie Minier ainsi que du Génie Civil et notre équipe, rassemblant près de 300 employés, continue de viser des projets ambitieux, toujours plus complexes et de plus grande envergure.

Chez Beluga Construction, chaque défi est une occasion de se réinventer pour relever les défis propres à chaque projet, tout en faisant de la sécurité de nos employés la pierre angulaire de nos réalisations.

Notre engagement envers l'excellence, la sécurité et l'innovation continue de guider notre mission quel que soit le projet.

Nous souhaitons recruter des gens passionnés comme nous. Nous sommes présents dans la grande région de Montréal ainsi que dans le nord du Québec.

Notre champ d’expertise étendu offre une panoplie de possibilités.

Chez Beluga nous avons un emploi stimulant qui t’attend.

Résumé du poste

Le ou la Responsable Administratif(ve) de Projet - Estimation & Exécution joue un rôle essentiel dans la gestion des processus d’estimation, de soumission et de coordination des projets.

La personne titulaire du poste est chargée de rassembler, organiser et produire les documents administratifs requis pour assurer la conformité, l’efficacité et la qualité des livrables.

Ce poste requiert une collaboration étroite avec les équipes internes et externes pour soutenir l’avancement des projets, tout en assurant un haut degré de rigueur et de précision.

Rôles et Responsabilités

1) Estimation, Propositions & Soumissions

• Analyser les appels d’offres (RFQ, RFP) et compiler la documentation requise (CNESST, CCQ, ARQ, cautionnements, etc.).
• Préparer et coordonner l’échéancier, la matrice de responsabilités et la liste de conformité, en collaboration avec les estimateurs ou l’équipe de projet.
• Organiser les réunions de démarrage, de coordination et de revue technique.
• Rédiger et réviser les présentations non techniques (CV, fiches de projet, etc.) et assurer la qualité de mise en page, d’images et de rapports.
• Gérer l’impression, l’assemblage et l’envoi des propositions et soumissions (BSDQ, directes).
• Effectuer le suivi administratif (signatures, assurances, cautions) et gérer l'archivage électronique.
• Communiquer les addendas et avis de changement aux équipes concernées.

2) Exécution de Projets

• Assembler et gérer la documentation de début de contrat et d’avant-projet.
• Ouvrir et gérer les dossiers de projet ainsi que la correspondance administrative.
• Suivre l’émission et les révisions des plans et devis, et en assurer la distribution.
• Préparer la documentation de fin de chantier et les procès-verbaux de réunion.
• Assurer le suivi administratif avec les sous-traitants et transmettre les changements aux intervenants.
• Gérer les dessins d’atelier et les directives, et préparer la documentation d’acceptation provisoire et finale.
• Assister à la préparation et au suivi des sous-contrats.

3) Administration Générale

• Préparer les bons de commande, les contrats de sous-traitance et saisir les informations dans le système.
• Tenir à jour un système de classement pour courriels, dossiers électroniques et documents papier.
• Maintenir les registres administratifs des sous-traitants et fournisseurs.
• Développer des outils collaboratifs (Teams, ACC, SharePoint) et optimiser les processus de gestion.
• Coordonner la logistique des réunions et événements.
• Agir en liaison avec la direction tout en respectant la confidentialité des informations.
• Assurer toute autre tâche administrative nécessaire aux projets ou au département.

Profil

Compétences et expérience requises

• Détenir de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif dans le milieu de la construction.
• Détenir un DEP en technique de bureautique ou toute autre formation pertinente.
• Avoir un niveau avancé des logiciels de bureautique : Word, Excel, Access, PowerPoint.
• Connaissance des logiciels InDesign, Photoshop et Illustrator, un atout.
• Bilinguisme (français et anglais), un atout important.

Informations contractuelles

Conditions d'emploi et Avantages

• Salaire avantageux
• 4 semaines de vacances annuelles
• Assurances collectives dès l'embauche (Médical, Dentaire, Vue, Assurance-vie & Assurance salaire)
• Soins de santé virtuels (Télémédecine)
• Programme d'aide aux employés et leur famille (PAEF)
• Plan d’épargne-retraite collective avec contribution égale de l’employeur (jusqu’à 3%)
• Formation continue
• Conciliation travail / vie personnelle
• Horaire d’été à l’année (Vendredi on termine à midi)

Compétences et expérience requises Détenir de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif dans le milieu de la construction.

Détenir un DEP en technique de bureautique ou toute autre formation pertinente. Avoir un niveau avancé des logiciels de bureautique : Word, Excel, Access, PowerPoint.

Connaissance des logiciels InDesign, Photoshop et Illustrator, un atout. Bilinguisme (français et anglais), un atout important.