Remplacement pour congé de maternité, temps plein
Le Théâtre Prospero présente chaque année des créations maison et des productions de compagnies invitées en codiffusion dans ses deux salles de spectacle : la Salle principale (180 sièges) et la Salle intime (47 sièges).
De 150 à 200 représentations ont lieu annuellement dans les deux salles.
Sommaire du poste
Relevant de la direction administrative, l’ adjoint ·e à l’administration a pour mission de tenir la comptabilité de l’organisation tout en secondant la direction dans les tâches administratives.
Responsabilités et tâches
Gestion financière
- Assurer la tenue des livres comptables, saisir les données dans TRT et en assurer l’exactitude;
- Traiter les factures courantes, émettre les chèques, préparer les transferts et virements bancaires;
- Facturer et suivre les comptes à recevoir, rappels si nécessaires;
- Préparer et transmettre les paies, produire les relevés d’emploi;
- Effectuer les déclarations de TPS, TVQ et les conciliations bancaires mensuelles;
- Préparer et payer les remises de DAS et les remises aux associations UDA, APASQ, ACT, AQAD;
- Enregistrer et concilier les rapports de billetterie et du bar transmis par les responsables des départements;
- Effectuer les dépôts à la caisse;
- Gérer le fonds de roulement à court terme;
- Gérer les petites caisses (production, administration, etc.) et comptabiliser les rapports de dépenses Visa;
- Produire les relevés d’impôt à la fin de l’année fiscale : T4, T4A et Relevés 1;
- Préparer et enregistrer les écritures d’amortissements mensuelles;
- Préparer l’ensemble des documents pour la vérification comptable annuelle;
- Émettre différents rapports à la demande de la direction administrative : états des résultats, bilan, rapports par projet;
- En collaboration avec la direction administrative, effectuer le suivi de certains dossiers administratifs : la production de rapports financiers analytiques, la mise à jour du budget annuel comparé et l’analyse des écarts, les écritures de régularisation.
Administration
- Relever quotidiennement le courrier et le distribuer;
- Relever la messagerie et traiter les différentes requêtes;
- Valider et payer les remises de billetterie des compagnies en codiffusion;
- Effectuer le suivi des contrats de production, établir et respecter un tableau / échéancier de paiement concernant les cachets des artiste et concepteur·trices;
- Apporter un soutien à la direction administrative lors de certaines demandes de subventions ou rapports à produire;
- Veiller à la mise à jour du Livre des minutes (procès-verbaux et résolutions) de l’organisme;
- S’occuper du classement des documents, de l’archivage et des envois postaux administratifs.
Campagne de financement
- Participer activement à l’élaboration et la mise en place d’une stratégie de financement privée;
- Enregistrer dans TRT les dépenses et revenus (dons des encans des soirées-bénéfice);
- Émettre les reçus de charité en collaboration avec la personne responsable de la billetterie;
- S’assurer que les rapports de revenus de la campagne de financement coïncident avec la comptabilité.
Qualifications
- DEC en administration / comptabilité et / ou certificat en comptabilité;
- Trois (3) années d’expérience jugées pertinentes au Québec;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Autonomie pour opérer un logiciel de comptabilité intégrée ( TRT , un atout);
- Maîtrise de l’environnement Mac et des logiciels de la suite MS Office (particulièrement Excel);
- Expérience en gestion d’organismes culturels, un atout;
- Esprit d’équipe, sens de l’organisation, minutie;
- Souci du détail, de l’exactitude et de l’intégrité ;
- Diplomatie, autonomie et fiabilité.
Conditions d'emploi
- Poste temps plein : 35 heures
- Disponibilité de jour du lundi au vendredi
- Entrée en fonction : 13 janvier 2025
- Durée du contrat : janvier à décembre 2025
- Salaire : à discuter selon l’expérience
- Lieu de travail : 1371, rue Ontario Est
Toutes les personnes appartenant à des groupes visés par l’équité sont encouragées à poser leur candidature.
Comment postuler ?
Les candidat·es intéressé·es à ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de candidature au plus tard le 27 novembre 2024 à l’attention de Vincent de Repentigny, codirecteur général, via le formulaire.
Le Théâtre Prospero s’engage à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt pour le poste;
cependant, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront invitées à une première entrevue.
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