Spécialiste des événements / Event Specialist- Montreal

Description du poste

Les spécialistes de l'événementiel chez O&B Events sont responsables de la gestion de toutes les affaires entrantes. Tout au long du cycle de service de l'événement, le spécialiste est minutieux et détaillé dans toutes les communications avec les clients et l'équipe de l'opération, en utilisant Delphi et Social Tables pour s'assurer que des détails précis sur l'événement sont partagés quotidiennement.

Le spécialiste des événements fournit un service exceptionnel et veille à ce que les clients reviennent chaque année. Il participe également aux tâches opérationnelles du restaurant si nécessaire.

The event specialists at O&B Events are responsible for managing all inbound business. Through the event cycle of service, the specialist is thorough and detailed in all communications with clients and the operation’s team, utilizing Delphi and Social Tables to ensure accurate event details are shared daily.

The event specialist provides exceptional service and ensures that clients return each year. The specialist also assists with operational restaurant duties if required.

Fonctions de l'emploi

• établir un réseau et créer des relations avec des clients nouveaux et actuels
• Communiquer avec les clients, rassembler les détails de l'événement, préparer les paquets et envoyer les détails de la confirmation de l'événement aux clients.
• Communiquer quotidiennement avec l'équipe des opérations et participer aux tâches opérationnelles du restaurant, à la demande de la direction.
• classer et conserver les informations postérieures à l'événement et les reçus pour les lieux d'événements et les salles à manger privées
• Assurer le suivi des clients à l'aide des informations recueillies après les événements, afin de créer des opportunités de nouvelles réservations et des moments de vérité.
• Faire preuve d'un niveau supérieur de service à la clientèle grâce aux commentaires des clients et à la répétition des événements.
• Mettre l'accent sur les détails et connaître les questions importantes à poser lors de l'organisation d'un événement.
• Gérer efficacement son temps pour respecter les délais hebdomadaires pour les BEO et répondre efficacement aux demandes des clients.
• Peut identifier une affaire intéressante et la présenter à la direction en vue d'une négociation.
• Anticipe les besoins des opérations et de la cuisine de l'unité commerciale.

The Day to Day :

• Network and create relationships with new and current clients
• Communicate with clients, gather event details, prepare packages, and send event confirmation details to clients
• Communicate with operations team daily and assist with operational duties in the restaurant, as required by management
• File and maintain post event information and receipts for events venues and Private Dining Rooms
• Follow up with clients using information from post events creating opportunity for new bookings and Moment’s of Truth
• Show a superior level of customer service through client feedback & repeat events
• Emphasize the details & knows the important questions to ask when planning an event
• Manage time effectively to meet weekly deadlines for BEOs and responds efficiency to client requests
• Can identify a great piece of business & present to management for negotiation
• Anticipates the needs of the operations and kitchen side of the business unit

Qualifications

• Au moins deux ans d'expérience dans la coordination et / ou l'exécution d'une variété d'événements (petites, grandes et grandes manifestations).
• Une expérience préalable de la planification et de l'exécution de repas privés est préférable.
• Une connaissance préalable de la location d'équipements et d'événements est un atout.
• Une expérience administrative préalable et une exposition au marketing et aux ventes constituent un atout.
• Une expérience préalable dans le domaine de la restauration est un atout
• Capacité avérée à travailler dans un environnement d'équipe, avec une motivation personnelle et une éthique de travail indépendante.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité à impliquer les clients.
• Connaissance des technologies de l'information et de l'informatique ; maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
• Souci du détail, sens aigu de l'organisation et aptitude à la vente
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à maintenir un niveau d'urgence et de dynamisme professionnel ; excellentes compétences en matière de gestion du temps afin de hiérarchiser correctement les tâches.

Qualifications

• Minimum 2 years’ experience coordinating and / or executing a variety of events (inclusive of small, large and high profile functions)
• Previous experience with planning and executing private dining functions is preferable
• Prior understanding of equipment and event rentals is an asset
• Prior administrative experience and exposure to marketing and sales an asset
• Prior restaurant experience is an asset
• Proven ability to work in a team environment with self-motivation and independent work ethic
• Excellent oral and written communication skills and ability to engage clients
• IT / Computer savvy; proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook and PowerPoint)
• Fanatical attention to detail, strong organizational skills and sales ability
• Ability to multi-task and maintain a level of professional urgency and momentum; excellent time management skills to prioritize tasks properly

Informations complémentaires

Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à Oliver & Bonacini Hospitality ; toutefois, seuls les candidats qualifiés seront contactés pour poursuivre le processus de candidature.

L'engagement d'Oliver & Bonacini en matière de diversité

Chez Oliver & Bonacini Hospitality, nous nous engageons à traiter chaque employé avec dignité et respect. Nous nous efforçons d'être justes et équitables, et de créer des environnements de travail où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes.