Adjoint(e) de direction

Poste permanent - Bureau de Montréal Hybride (minimum de 2 jours par semaine au bureau)

On te reconnait pour ton adaptabilité et ton habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois? Tu as une excellente maîtrise des outils bureautiques en plus d’avoir à cœur d’offrir un service à la clientèle de grande qualité?

En rejoignant l’équipe des services administratifs de Fasken, tu offriras un soutien professionnel de haut niveau à notre Chef des affaires juridiques ainsi que les membres de son équipe.

Les défis que nous te proposons

• Tu assisteras le Chef des affaires juridiques ainsi que son équipe dans leurs dossiers, entre autres, conflits d’intérêts, de responsabilité professionnelle, de protection de la vie privée et autres enjeux de gouvernance du cabinet, ou autres projets hautement confidentiels;
• Tu offriras un soutien administratif au Chef des affaires juridiques ainsi qu’à son équipe en gérant leur agenda, leurs déplacements et leurs comptes de dépenses;
• Tu seras responsable de produire et de formater des documents variés, communications, présentations, rapports et organigrammes au moyen de la suite Microsoft Office;
• Tu coordonneras les rencontres inscrites à leur calendrier en veillant à préparer et distribuer le matériel nécessaire (ordre du jour, présentation, documentation, etc.);
• Tu offriras un service à la clientèle personnalisé et courtois en répondant aux questions d’ordre général et en dirigeant les demandes aux personnes concernées;
• Tu seras amené.e à te familiariser avec les outils d’intelligence artificielle dans différents projets;
• Tu prêteras main-forte à la réalisation de divers projets spéciaux.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employé en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements et cours de sports offerts à tous.

À propos de toi

• Tu es titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautiques ou administratives;
• Tu possèdes au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire. Le fait d’avoir travaillé dans un milieu de services professionnels sera considéré comme un atout;
• Tu maitrises le français et l’anglais afin de pouvoir communiquer régulièrement avec des collègues des autres bureaux au Canada;
• Tu es à l’aise à naviguer avec différents outils technologiques, dont la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Power BI, Visio et Powerpoint), les logiciels tels que iManage, Intapp ainsi que la plateforme de gestion de travail professionnelle Monday;
• Tu as un sens de l’organisation hors pair te permettant de bien gérer les priorités et de t’adapter dans un environnement de travail au rythme rapide;
• Tu fais preuve d’un haut niveau de professionnalisme, de rigueur, de discrétion et d’initiative. Tu aimes apprendre et te développer continuellement;
• Tu as de bonnes habiletés interpersonnelles et tu aimes collaborer avec tes collègues;
• Tu as le souci d’offrir un service à la clientèle de grande qualité.

Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun.

En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.

À propos de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 950 avocats et avocates à l’échelle mondiale.

Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus.

Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnu comme étant le plus grand cabinet juridique au Québec et au Canada en 2023 , le meilleur cabinet d’avocats où travailler au Canada en 2023 et en 2024 en plus d’être l’un des meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 .

Équité, diversité et inclusion

Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant.

Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidats et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun puisse se réaliser pleinement.

N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible.

Permanent position - Montreal office Hybrid (minimum of 2 days per week in the office)

You are known for your adaptability and your ability to manage several files at a time? You have a great understanding of office tools and are committed to providing high-quality customer service?

By joining Fasken's Administrative Services team, you will provide high-level professional support to our Chief Legal Officer and his team.

Our challenges

• You will assist the Chief Legal Officer and his team in matters such as conflicts of interest, professional liability, privacy and other firm governance issues, or other highly confidential projects;
• You will provide administrative support to the Chief Legal Officer and his team by managing their schedules, travel and expense accounts;
• You will be responsible for producing and formatting various documents, communications, presentations, reports and organizational charts using Microsoft Office;
• You will coordinate the meetings on their calendars by preparing and distributing the necessary materials (agenda, presentation, documentation, etc.);
• You will provide personalized and courteous customer service by answering general questions and directing requests to those affected.;
• You will learn to use AI tools in order to help with a variety of special projects.

Why join Fasken?

• For competitive total compensation, including a bonus program;
• For a flexible workplace integrating teleworking in which life balance is at the heart of our priorities;
• For a health and wellness reimbursement program, an insurance plan that meets your needs, a telemedicine service and a generous retirement savings plan;
• For a friendly work atmosphere where values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward;
• For a culture and leaders who promote an excellent employee experience by prioritizing autonomy, recognition, collaboration and development of full potential;
• To part of a company that is committed and gives back to the community;
• For bright, ergonomic offices and a gym with equipment and sports classes available to all.

About you

• You have a Diploma of College Studies (DEC) in office automation or administrative techniques;
• You have at least five (5) years of experience in a similar position. Working in a professional services environment will be considered an asset;
• You can communicate regularly with colleagues in other offices across Canada.;
• You are comfortable navigating various technology tools, including Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Power BI, Visio and Powerpoint), software such as iManage, Intapp and the professional work management platform Monday;
• You have an excellent organizational skills that enable you to manage priorities and adapt to a fast-paced work environment.;
• You demonstrate a high level of professionalism, rigour, discretion and initiative. You love to learn and develop continuously;
• You have good interpersonal skills and enjoy working with your colleagues.;
• You are committed to providing high-quality customer service.

You don’t meet some of the criteria mentioned? We still invite you to send us your application! We recognize talent and capitalize on everyone's potential.

In this sense, we offer several opportunities for continuing education. About Fasken

As a premier law firm with over 950 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most.

For more information, visit fasken.com.A leader in the legal community, we were recognized as the largest law firm in Quebec and Canada in 2023 , the best law firm to work in Canada in 2023 and 2024 and as one of the Best Diversity Employers in 2023 .

Equity, Diversity and Inclusion

We believe in a diverse work environment with people with unique experiences and attributes. It is important that all our members find our workplace welcoming and caring.

An inclusive workplace creates a fair environment where people are respected and valued. As such, we are pleased to offer our candidates and Fasken members the reasonable measures necessary to ensure that each can achieve its full potential.

Please to tell us about any accommodation we might propose to give you the best possible experience.

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