Adjoint.e juridique - Services aux entreprises

NOTRE CABINET

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L. / s.r.l. est l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires du Canada. Conseillant de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des parties américaines et internationales ayant des intérêts importants au Canada, nos plus de 1 000 membres sont basés dans les bureaux de Toronto, Montréal, Ottawa, Vancouver, Calgary et New York.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

Sommaire du poste :

En plus d’assister les parajuristes du secteur des services aux entreprises avec leurs tâches administratives telles que l’ouverture et la fermeture de dossiers, l’organisation des réunions du département et le paiement des factures, l’adjointe devra aussi supporter les parajuristes dans leurs tâches reliées aux transactions corporatives, commerciales et fiscales.

Fonctions principales

Maintenance :

• Rédiger les résolutions annuelles;
• Préparer et déposer électroniquement les rapports annuels fédéral;
• Préparer et déposer électroniquement les déclarations de mise à jour annuelle (Québec);
• Préparer les rapports extra-provinciaux (au besoin); et
• Produire les rapports mensuels Enact pour effectuer la maintenance.
• Corporatif :
• Assurer la mise à jour des livres de procès-verbaux virtuels en tout temps;
• Assurer la mise à jour de toutes les listes et bases de données du secteur;
• Effectuer différentes recherches corporatives;
• Rédiger, transcrire, corriger et / ou mettre en page divers documents corporatifs; et
• Préparer différents documents et / ou formulaires pour effectuer la mise à jour des informations d’une société.

Correspondance :

• Rédiger, transcrire, corriger et / ou mettre en page des documents (courriels, lettres, notes de service, notes au dossier, etc.);
• Envoyer la correspondance reçue aux clients; et
• Transmettre des documents par télécopieur.

Téléphone :

• Répondre au téléphone et donner suite aux appels internes et externes, le cas échéant; et
• Effectuer des appels auprès de divers organismes gouvernementaux (Registraire des entreprises du Québec, Corporations Canada, etc.).
• Salle de conférence :
• Effectuer la réservation de salles de conférence; et
• Commander des repas, boissons et autres.

Dossiers :

• Effectuer l’ouverture et l’organisation des dossiers physiques et électroniques (MCDM) (n’inclut pas l’obtention des numéros de clients et dossiers);
• Assurer le suivi des dossiers préparés par les parajuristes;
• Effectuer du classement divers;
• Préparer le formulaire de fermeture de dossier pour les dossiers inactifs;
• Envoyer les boites d’archivage à la spécialiste, gestion des dossiers et des conflits; et
• Coordonner les demandes afin de faire revenir un dossier déjà archivé.
• Enact
• Maintenir à jour les dossiers d’entreprises dans la base de données EnAct;
• Maintenir à jour les livres des procès-verbaux avec l’information reçue des parajuristes;
• Effectuer de l’entrée de données dans Enact et faire la mise à jour des informations des sociétés;
• Préparer divers formulaires (constitution, modification, fusion );
• Assurer la mise à jour de tous les profils corporatifs; et
• Préparer les certificats d’actions et les registres.
• Valeurs mobilières
• Préparer les formulaires pour les demandes de chèques et / ou transfert de fonds in trust ;
• Préparer les formulaires de réquisition SEDAR; et
• Coordonner l’obtention des signatures requises et envoyer les documents aux personnes concernées à Toronto.

Formation

Attestation de spécialisation professionnelle en secrétariat juridique ou un Diplôme d’Études Collégiales (DEC) en administration juridique.

Un Diplôme d’Études Collégiales (DEC) en techniques juridiques serait considéré un atout; et

Minimum de 2 ans d’expérience pertinente au sein d’une équipe de parajuristes du secteur des services aux entreprises.

Expérience et Compétences

• Bilinguisme avec de grandes habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues (français et anglais);
• Bonne connaissance de la base de données EnAct;
• Connaissances pertinentes pour une interprétation juste de la Loi sur les sociétés par actions (Québec), Loi canadienne sur les sociétés par actions et la Loi sur la publicité légale des entreprises;
• Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
• Habileté à travailler de façon autonome tout en démontrant un esprit d’équipe;
• Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress;
• Soucis du détail et débrouillardise; et
• Disponible pour du temps supplémentaire, selon les besoins du département.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation.

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis.

Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.

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