Adjoint(e) administratif(ve)

Le rôle de l’adjoint(e) administratif(tive) sera le phare d’un organisme, premier contact entre les donateurs et le reste de l’équipe.

Son sens de l’organisation sera un pilier pour son équipe et requiert un éventail de tâches large au niveau bureaucratique tout comme humain.

Le ou la candidat(e) idéal(e) naviguera avec aisance les appels téléphoniques, courriels généraux, envois de reçus et autres tâches connexes.

Travaillant de concert avec son équipe, il ou elle sera également un excellent support comptable et administratif, tout en ne se départageant jamais de son excellent entre-gens et de son éthique rigide.

Nous ne recherchons pas qu’un ou une adjoint(e) administratif(tive), mais aussi quelqu’un qui désire sincèrement aider autrui.

La liste des tâches principales du poste peut se lire ci-dessous :

• Reçoit et gère les appels généraux, les visiteurs, le courrier postal et la boîte courriel générale et assure suivis / réponses ;
• Gère le bureau, le fonctionnement et l’approvisionnement du bureau / locaux et des systèmes ainsi que les équipements informatiques ;
• Supporte l’organisation des rencontres internes et externes et événements spéciaux ;
• Effectue des tâches relatives au soutien à la comptabilité et effectue des dépôts en banque ;
• Procède à de l’entrée de données et contribue à la gestion de la base de données sous Prodon ;
• Fournit un appui à la gestion des dons en biens et services : de la sollicitation, à la réception, comptabilisation, suivis, remerciements et reconnaissance ;
• Apporte du soutien aux équipes lors des campagnes de collecte de fonds auprès du grand public et des événements-bénéfice ;
• Contribue activement à faire circuler de l’information interne via courriel et / ou la plateforme Teams ;
• Offre du soutien à la production et à l’actualisation de nombreux documents courants ;
• Assure l’archivage des documents papier et informatique ;
• Toutes autres tâches relatives à la culture de l’organisation.

Le ou la candidat(e) idéal(e) peut travailler sous pression et communique avec aisance, bienveillance et dynamisme.

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent au poste ou équivalence (toute combinaison de scolarité et d’expérience pertinente sera considérée) ;
• Minimum de 2 ans d’expérience en lien direct avec le poste ;
• Expérience dans une organisation à but non lucratif, une fondation, au communautaire, et / ou autres domaines connexes, un atout;
• Grande polyvalence, excellent sens de l’organisation, bonne capacité d’adaptation et de gestion des imprévus ;
• Bonnes habiletés en rédaction et en communication orale en français et en anglais ;
• A du tact, de la diplomatie et un grand professionnalisme ;
• Personne discrète et ayant un sens de l’éthique irréprochable ;
• Connaissance de la suite Office, des bases de données clients telles que Prodon, des outils de paiements électroniques (Square et autres), un atout ;
• Connaissance des règles fiscales qui régissent les organismes de bienfaisance enregistrés (règles de l’ARC), un atout.
• Comme ce poste requiert de fréquentes interactions avec le public, l’anglais sera utilisé au moins hebdomadairement à un niveau fonctionnel.
5 days ago