Adjoint(e) administratif(ve)

Job Description

Soutien administratif aux associés ainsi qu’aux membres du cabinet :

Participer à la rédaction de documents (offres de services, mémos internes et externes, rapports spéciaux, présentations PowerPoint, etc.

• majoritairement en français et, dans certains cas, en anglais ;
• Supporter l’associé principal dans ses tâches administratives (gestion de l’agenda, des courriels et des messages téléphoniques, principalement lorsqu’il est en vacances) ;
• Participer à la gestion de la conformité des dossiers et aux procédures d’archivage ;

Participer au suivi des TEC et à la facturation des clients ainsi qu’au recouvrement.

Soutien à la fiscalité :

• Participer à la rédaction des divers mémos fiscaux ;
• Imprimer et transmettre électroniquement les déclarations de revenus des sociétés et des fiducies ;

S’impliquer dans la saison d’impôts des particuliers :

Procéder à la facturation des clients ;

Imprimer, assembler et transmettre électroniquement les déclarations.

Soutien à l’administration du cabinet :

• Superviser le processus d’ouverture de dossier des nouveaux clients ;
• Attribution et gérer les codes pour tous les employés aux gouvernements (représentants autorisés) ;
• Procéder à la mise à jour des procédures administratives du cabinet ;

Participer à la mise en place de certaines initiatives d’amélioration des processus développés en collaboration avec le directeur

administratif ;

Participer à toutes autres tâches administratives en fonction des besoins du cabinet (achat de fournitures et équipements de

bureau, assemblage d’états financiers, entrée de données dans Sage, suivi des encaissements, paiements des fournisseurs, affichage de postes, etc.).

Profil

• Professionnalisme et discrétion ;
• Capacité d’adaptation et bonne gestion du stress ;
• Bon jugement, gestion efficace des priorités, sens de l’organisation et des responsabilités ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Très bon service à la clientèle et respect de la confidentialité ;
• Ponctualité.
• Excellente connaissance de la langue française et anglaise (parlée et écrite) ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ;
• Connaissance de la suite CCH Taxprep, de Caseware et Sage50.
• Diplôme : DEC en administration ou bureautique
• Toute autre combinaison d’expérience et de scolarité pertinente
• Nombre d’années : Un minimum de 3 années d’expérience dans un poste similaire
• Autres exigences : Bilinguisme

Requirements

• Détenir ou être en voie de détenir un permis de Courtier en assurance de dommages (un atout) ; Excellentes capacité de communication ;
• Orienté vers le service à la clientèle et l'atteinte des objectifs ; Faire preuve de minutie et être consciencieux dans son travail ;
• Bonne autonomie et capacité d'organisation ; Orienté vers la résolution de problème et la gestion des priorités; Capacité d'innover et bon esprit d’équipe;
• Expérience au niveau du service à la clientèle (un atout); Facilité d’expression orale et écrite en français ;
3 days ago