Commis de bureau

Duchesnay inc., est une entreprise pharmaceutique spécialisée, forte d’un engagement soutenu en santé de la femme et des maladies rares. L’entreprise possède des installations de pointe, un milieu de travail stimulant et sécuritaire, dans un environnement agréable.

Le groupe pharmaceutique Duchesnay est le fier détenteur du sceau CONCILIVI. Cette distinction est une reconnaissance officielle de nos efforts visant à offrir l'équilibre famille-travail à nos employés.

Le ou la commis de bureau, relevant de la Superviseure, Centre d’affaires & soutien exécutif, sera chargé.e d’accomplir diverses tâches telles que la saisie de données, la numérisation et l’organisation de dossiers, la préparation et la traduction de documents et de rapports, ainsi que la réponse aux demandes d’information. La vocation de ce poste est d’apporter tout soutien administratif ayant pour résultat de faciliter l’atteinte de nos objectifs. Au sein du Centre d’affaires, la personne en poste contribuera au bon fonctionnement et au soutien des équipes du Groupe pharmaceutique Duchesnay en travaillant étroitement avec ses collègues.

Responsabilités

• Effectuer des tâches administratives courantes telles que la numérisation, les photocopies, le tri et le classement de documents;
• Gérer et organiser les dossiers, les répertoires électroniques et les archives de manière sécurisée;
• Traiter les factures, les rapports de dépenses et réconcilier les dépenses mensuelles par carte de crédit;
• Assurer la traduction de divers documents : présentations, lettres, etc.;
• Saisir les données avec précision dans les bases de données, les tableurs et les systèmes ERP;
• Fournir un soutien administratif aux différents membres de l'équipe selon les besoins;
• Préparer l'expédition de matériel marketing vers différentes provinces;
• Appuyer au maintien de l'inventaire de la papeterie personnalisée de l’entreprise et commander selon les besoins;
• Aider à la préparation de rapports et de présentations;
• Aider l'équipe à organiser des événements et des réunions;
• Aider la Coordonnatrice de bureau à planifier les réunions, réserver et préparer les salles, mettre à jour les calendriers et passer diverses commandes si nécessaire;
• Remplacer à la réception durant les absences de la Coordonnatrice de bureau ou au besoin.
• Accueillir et assister les visiteurs et les clients;
• Mettre à jour et tenir à jour les politiques et procédures internes;
• Participer à divers projets spéciaux.

Compétences

• Orientation vers le service à la clientèle et attitude professionnelle;
• Précision et efficacité dans l'exécution des tâches routinières tout en conservant sa motivation;
• Excellentes compétences en gestion du temps;
• Souci du détail;
• Flexibilité pour passer d'une tâche à l'autre selon les besoins;
• Capacité à traiter les informations sensibles avec discernement;
• Attitude proactive et orientée vers le travail d'équipe;
• Solides compétences en résolution de problèmes;
• Connaissance des procédures de bureau et des principes comptables de base.

Qualifications requises

• DEP ou DEC en administration de bureau;
• 2 ans d'expérience dans un poste administratif ou de service à la clientèle;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Bilinguisme (français et anglais à l’écrit et à l’oral).

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The Office clerk reporting to the Business Center & Executive support Coordinator will be responsible for handling various tasks such as data entry, scanning and organizing files, preparing and translating documents and reports, as well as responding to information requests. The purpose of this position is to provide all necessary administrative support to help achieve our objectives. As member of the Business Center, the person in this role will contribute to the smooth operation and support of the Duchesnay Pharmaceutical Group teams through collaborative work.

Responsibilities

• Perform routine administrative tasks such as scanning, photocopying, sorting, and filing documents;
• Manage and organize files, electronic folders & archives securely;
• Process invoices, expense reports, and reconcile monthly credit card expenses;
• Ensure the translation of various documents: presentation, letters, etc. ;
• Enter data accurately into databases, spreadsheets, and ERP systems;
• Provide administrative support to different team members as needed;
• Prepare the shipping of marketing materials to different provinces;
• Support the maintenance of the company's inventory of customized stationery and place orders as needed;
• Assist in the preparation of reports and presentations;
• Assist the team in the organization of events & meetings;
• Help the Office Coordinator schedule meetings, book and prepare rooms, update calendars and place various orders;
• Provide reception coverage, during the Office Coordinator's absences or when needed.
• Welcome and assist visitors and customers;
• Update and maintain internal policies and procedures;
• Participate in various special projects.

Competencies

• Customer service orientation and professional attitude;
• Accuracy and efficiency in performing routine tasks while maintaining motivation ;
• Excellent time management skills ;
• Attention to detail ;
• Flexibility to switch between tasks as needed;
• Ability to handle sensitive information with discernment;
• A proactive, "team-oriented" attitude;
• Strong problem-solving skills ;
• Knowledge of office procedures and basic accounting principles.

Required skills

• DEP or DEC in Office administration;
• 2 years of experience in an administrative or customer service position;
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Bilingualism (written and spoken French and English).