adjointe administrative/exécutive

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) bilingue, hautement organisé(e), proactif(ve) et stratégique, pour devenir un partenaire indispensable d’un membre de la haute direction (C-Suite). Ce rôle est essentiel à la réussite de l’exécutif et exige un(e) professionnel(le) capable d’anticiper les besoins, de gérer avec rigueur des tâches administratives complexes et de contribuer aux objectifs stratégiques. Le/la candidat(e) idéal(e) saura s’épanouir dans un environnement dynamique et confidentiel, en agissant comme gardien(ne) clé et en veillant au bon fonctionnement du bureau de l’exécutif.

La compagnie en question se spécialise dans l’audit et la certification, la fiscalité, les transactions et le conseil.

Poste à pourvoir : Adjoint(e) exécutif(ve) auprès d’un membre du comité de direction (C-Suite)
Lieu : Toronto (Ontario)
Type de poste : Permanent, temps plein
Modèle de travail : Hybride (forte préférence pour 2 à 5 jours par semaine en présentiel)

Avantages
-Rémunération compétitive – 80 000 $
- Équilibre travail-vie personnelle : Un modèle de travail hybride offrant la flexibilité du télétravail et du travail en présentiel.
- Sécurité d’emploi : Poste permanent à temps plein offrant stabilité et pérennité.
- Intégration structurée : Nous investissons dans votre réussite grâce à un « boot camp » intensif de 2,5 semaines comprenant des présentations, des ateliers animés et l’accompagnement d’un collègue dédié.
- Évolution de carrière : Ce poste offre une trajectoire d’évolution professionnelle adaptée à votre parcours individuel et à votre engagement envers le développement de vos compétences.
- Exposition au comité de direction : Acquérez une expérience précieuse en travaillant directement avec la haute direction et en participant aux opérations stratégiques de haut niveau.

Responsabilités
- Soutien exécutif : Fournir un soutien administratif et logistique complet, permettant à l’exécutif de se concentrer sur les initiatives stratégiques prioritaires.
- Gestion de l’agenda : Organiser et gérer un agenda exécutif dynamique et complexe, en planifiant stratégiquement les rendez-vous, en résolvant les conflits de priorités et en coordonnant à travers plusieurs fuseaux horaires.
- Communication et gestion de la boîte de réception : Agir comme principal point de filtrage pour l’exécutif en gérant sa boîte de réception, en hiérarchisant les demandes entrantes et en rédigeant des courriels et correspondances professionnelles.
- Coordination des voyages : Organiser et gérer des itinéraires de voyage nationaux et internationaux complets, en tenant compte des préférences des parties prenantes et en veillant à ce que tous les détails logistiques soient gérés de manière fluide.
- Coordination des parties prenantes et des comptes : Assurer une gestion complexe et intensive des comptes, en collaborant avec les équipes internes et les partenaires externes afin de gérer les relations et de garantir le bon déroulement des activités pour la direction en visite.
- Supervision logistique : Gérer efficacement des priorités conflictuelles et de multiples demandes entrantes, en veillant au respect des délais et à la fluidité des opérations.

Qualifications
- Bilingue (anglais et français; à l’oral et à l’écrit)
- 5 ans d'expérience dans un rôle similaire
- Sens de l’organisation : Hautement organisé(e), avec une attention exceptionnelle et minutieuse aux détails. Capacité démontrée à rester calme et efficace sous pression.
- Esprit stratégique et proactif : Visionnaire, capable d’anticiper les besoins et de comprendre le « pourquoi » derrière les tâches, plutôt que de simplement exécuter une liste de contrôle.
- Compétences en communication : Communicateur(trice) clair(e) et efficace, apte à collaborer avec des parties prenantes internes et externes à tous les niveaux.
- Compétences techniques : À l’aise avec la technologie et maîtrise avancée de la suite M365 (Outlook, Teams, Word, etc.). Expérience avec les logiciels CRM (p. ex. Salesforce) constitue un atout important. Ouverture à l’adoption de nouvelles technologies, y compris les outils d’IA.
- Attributs professionnels : Solide sens des affaires et esprit critique. Fait preuve de caractère, connaît les limites professionnelles, sait garder le recul nécessaire et est profondément engagé(e) dans la réussite et les exigences du rôle.

Sommaire
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en indiquant comme objet : Adjoint(e) administratif(ve)/Adjoint(e) exécutif(ve).

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