Technicienne ou Technicien en administration

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration à l’ÉTS?

Vous contribuez activement à l’élaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées à la logistique académique.

En soutien aux projets, aux opérations et aux activités académiques, vous réalisez divers travaux administratifs visant à assurer le bon fonctionnement des opérations et une organisation du travail efficace.

Vous participez directement à l’optimisation des processus et à la qualité des services offerts.

Au quotidien, vous:

• Êtes responsable des dossiers étudiants, incluant l’admission, le cheminement académique et la diplomation pour des programmes en partenariat ou présentant une complexité particulière.

• Traitez efficacement les demandes étudiantes d’attestations et de documents, en prenant en charge les dossiers complexes et en contribuant à l’amélioration continue des méthodes de travail.

• Participez à l’analyse et à l’optimisation des processus de votre secteur d’activités, en arrimant les méthodes et les outils afin de gagner en efficacité et de réduire les risques d’erreur.

• Travaillez en étroite collaboration avec les équipes d’admission, de cheminement académique et de logistique académique.

• Contribuez à diverses tâches techniques, par exemple :
  
  - Déclaration de clientèle et vérification;
  
  - Analyse, validation et suivi du renouvellement des documents d’immigration des étudiants
  internationaux;
  
  - Application de bourses et de codes d’exemption;
  
  - Traitement des demandes de codes permanents du Ministère (système Ariane);
  
  - Gestion de la couverture d’assurance des étudiants internationaux;
  
  - Reconnaissance des acquis;
  
  - Validation de la réussite des cours d’échanges étudiants (mobilité sortante);
  
  - Suivi des conditions d’admission, application des sanctions académiques et décisions des
  comités de discipline;
  
  - Création de cours dans la banque de cours (inscription AEHE);
  
  - Préparation des listes et diplômes pour la collation des grades.

• Assure un suivi et assiste la personne coordonnatrice aux affaires académiques du BDR pour régler des urgences ou des irrégularités en période de pointe.

• Mettez à jour les informations sur le site Web.

• Présentez et analysez des données sous forme de tableaux, grilles, rapports ou documents statistiques/techniques.

• Concevez des fichiers automatisés d’analyse de dossiers étudiants nécessitant une programmation intermédiaire dans Excel (macros, formules complexes, requêtes automatiques).

• Effectuez régulièrement des requêtes et extractions dans les bases de données institutionnelles.

• Manipulez et transformez des fichiers Excel volumineux (création de macros, adaptation et développement de nouveaux outils selon les besoins).

• Présente des données colligées sous différentes formes tels des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques ou techniques (aux directions de programme notamment).

• Améliore l’expérience étudiante par une approche client dédiée aux besoins de cette clientèle tout au long de son parcours d’études.

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Expérience

• Minimum de deux années pertinentes notamment reliée à la gestion des opérations de nature technique et avez une expérience avec les outils informatiques et logiciels.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous apportez votre pierre à l’édifice des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues.
• Vous recueillez et examinez de façon détaillée les informations pertinentes, pour ensuite les intégrer et approfondir votre compréhension des faits et des situations.
• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins.
• Vous établissez des prévisions réalistes et définissez des objectifs clairs et atteignables, que vous traduisez en plans d’action structurés et en échéanciers précis, démontrant ainsi sens de l’organisation et rigueur dans la gestion des priorités.
• Vous avez un niveau Excel intermédiaire.
  

Autres habiletés

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).

• Vous faites preuve d’une forte capacité d’adaptation et maintenez votre efficacité dans des situations complexes.

• Vous avez une bonne maîtrise des logiciels de traitement de données (Word, Excel, Access).

• Vous avez des connaissances avec les logiciels Clara, la suite d’Infosilem, l’Interface BI (Tableau) (atout).

• Vous avez une bonne maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit.

Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS.

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Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.