Milieu de travail
La Direction des finances est constituée de trois principaux secteurs : service de l'approvisionnement, services comptables et de la trésorerie et service du budget.
Elle a pour mandat d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques, des pratiques et une stratégie de financement afin de soutenir la mission de l’École.
En plus de coordonner les activités de certains services administratifs, elle supervise celles qui entourent la planification et l’allocation budgétaires et participe activement à la gestion du patrimoine de l’École.
Les mandats traités par la Direction des finances sont diversifiés, nombreux et complexes comptes tenus du rôle d’Officier de la Corporation de l’École.
Rôle et responsabilités
L'adjoint, adjointe à la direction - Direction des finances et gestion des infrastructures contribue à l’efficacité administrative de la direction des finances.
La personne titulaire de cet emploi prend connaissance des dossiers, prépare la documentation, organise les réunions et coordonne les suivis.
Elle est également responsable de diverses tâches administratives et organisationnelles, incluant la gestion de l’agenda, des documents, des accès, et l’organisation d’événements.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Gestion des dossiers et de la documentation
Prend connaissance des dossiers de la Direction des finances et prépare la documentation nécessaire à leur poursuite : cueillette, recherche, agencement, résumé et synthèse des renseignements, dossiers, etc.
Coordonne les suites appropriées.
- Gère les documents à signer, y compris le remplissage des formulaires, la collecte des signatures, l'envoi et l'archivage électronique sécurisé.
- Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal et procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.
Communication et gestion de l'information
Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels des services désignés; répond aux questions relevant de sa compétence.
Prépare la synthèse des questions plus complexes, rédige les projets de réponses et s’enquiert du suivi de façon à libérer son supérieur immédiat ou en l’absence de ce dernier.
Révise et édite les diverses présentations, en s'assurant de la qualité du lexique, de la grammaire, de la syntaxe et du visuel.
Gestion administrative et logistique
- Tient à jour l’agenda de son supérieur et autres cadres désignés, fixe les rendez-vous et les leur rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.
- Gère les absences dans le système HEC en ligne et assure le suivi des demandes de congés.
- Supervise la gestion des demandes de paiement, des bons de commande et des relevés des dépenses pour s'assurer que toutes les transactions financières sont traitées efficacement.
- Assure la gestion des accès de l'équipe et effectue une revue annuelle des accès pour garantir la sécurité et la conformité.
Organisation d'événements et soutien à l'équipe
- Prépare, coordonne et organise les deux activités annuelles : un lunch de reconnaissance et un déjeuner de Noël.
- Veille à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements; convoque les participants, prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires.
Au besoin, assiste à ces réunions, dresse le compte-rendu et assure le suivi.
Prépare, met à jour et tient à jour le calendrier annuel (planification des congés, banque de temps, fin de mois, etc.).
Soutien technique et gestion de projets
- Assure l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues ainsi que le processus de départ des employés quittant l'organisation.
- Vérifie et assure le suivi des budgets de la direction des finances. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
- En collaboration avec son supérieur immédiat, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux, tout en assurant le caractère confidentiel des informations traitées.
Varia
- Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. Remplit les formulaires de demande d’achat requis.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherché
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de huit années d'expérience de travail pertinente*
- Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
- Habiletés dans les communications orales et écrites
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
- Respect des règles d’éthique relatives à la gestion des dossiers confidentiels
- Autonomie et capacité de travailler sous pression, avec un minimum de supervision
- Habileté à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation et de la planification
- Tact et diplomatie
- Disponibilité à effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier à l’occasion
- Connaissance du milieu universitaire (atout)
- Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival : 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail : mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
Responsable gestion contractuelle, tri et surtri des matières recyclables
Sous la responsabilité du chef, gestion contractuel, tri et surtri des matières recyclables, le titulaire du poste assure l’accompagnement des centres de tri et de surtri sous sa responsabilité, en lien avec les ententes contractuelles de partenariat. A titre de nouveau donneur d’ordre de la collect...
Analyste spécialisé(e) en informatique-Direction des ressources informationnelles (SI-IA)
Planifier et coordonner l'ensemble des activités de réalisation des projets sous sa responsabilité, veiller au respect des échéanciers et des budgets et maintenir à jour les registres de suivi de projet (points en suspens, risques, demandes de changement, décisions et événements imprévus);. Sous la ...
Infirmier(ère) et Infirmier(ère) clinicien(ne)- Direction des programmes santé mentale et dépendance
Au plan régional et suprarégional, le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal est un milieu de référence pour la clientèle qui nécessite des soins spécialisés et ultras spécialisés, particulièrement dans ses axes d’excellence reconnus en santé des reins, en santé de la vision, en santé mentale et contr...
Adjoint aux finances et à la paie - temps partiel
Poste : adjoint aux finances et à la paie - temps partielLieu de travail : Centre-ville de MontréalSalaire : 30 $ de l'heureNous sommes actuellement à la recherche d'un(e) adjoint(e) aux finances et à la paie à temps partiel pour soutenir l'équipe de notre client. Ce poste hybride comprend 16 heures...
Ingénieur en Gestion des Identités et des Accès SAP | SAP Identity & Access Management Engineer
Conserver une documentation claire des problèmes d'accès des utilisateurs et des résolutions dans nos outils de gestion des tickets. Expérience dans la direction et la coordination de projets avec divers intervenants et priorités pour concevoir, construire et déployer des solutions de sécurité pour ...
Adjoint.e à la direction générale , Division Services aux Entreprises ( 40133001 )
Vous partagerez avec la Directrice Générale la responsabilité financière et administrative, vous serez également responsable de l'efficacité de la planification, de la délégation, de la coordination, de la dotation en personnel, de l'organisation et de la prise de décision pour atteindre les résulta...
Foliot -- Président(e) et Chef(fe) de la direction / Chief Executive Officer
Avec pour objectif d'augmenter les ventes, les parts de marché, l'efficacité et la rentabilité, le mandat du/de la Président(e) et Chef(fe) de la direction englobera la planification stratégique, le développement commercial dans les marchés actuels et nouveaux, l'optimisation des processus de produc...
Adjoint - Communications et Développement des affaires 2+ (SS 13473)
Travailler de concert avec les équipes pour aider au niveau administratif à l'élaboration et à la mise en oeuvre des programme de marketing et de développement de la clientèle, assister aux réunions, etc. Vous désirez participer à de multiples projets stimulants et développer vos compétences en mati...
Assistant·e-gérant·e du rayon des fruits et légumes
Voit à ce que l'étiquetage des produits respecte les normes du magasin, la liste des prix du bureau chef et les prix de la caisse à lecteur optique et s'assure que les cartes de prix respectent la circulaire. Assiste le gérant dans la planification et la coordination des activités du département de ...
Adjoint(e) juridique en droit des affaires
La personne retenue se démarque par sa rigueur et son sens de l’organisation et des priorités qui lui permettent de gérer plusieurs dossiers simultanément. Cain Lamarre est le cabinet juridique le mieux implanté et l’un des plus importants au Québec. Rédiger, modifier et réviser divers documents et ...