Agent, service à la clientèle et relation donateurs

Sommaire du poste

Le.la Agent, service à la clientèle et relation donateurs apporte son aide et son soutien à l’équipe de la Fondation Douglas.

Il.elle travaille en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe des Dons annuels et communication. Il.elle offre un soutien technique dans la gestion de la base de données, et assure un service rapide et de qualité auprès de nos donateurs.

Ambassadeur.ice de la Fondation Douglas, il.elle joue un rôle clé au sein de l’organisation. En plus d’offrir un service à la clientèle de grande qualité, il.

elle établit et entretien une relation de confiance avec les donateurs individuels afin de favoriser des partenariats à long terme.

Le.la Agent, service à la clientèle et relation donateurs veille à entretenir des relations courtoises et professionnelles avec toutes les personnes de l’externe et les membres de l’équipe interne.

Le.la Agent, service à la clientèle et relation donateurs s’assure de faire vivre à travers ses actions et dans son travail les principes suivants : honnêteté, confidentialité, respect, équité et égalité.

Principales responsabilités

Service à la clientèle

• Gérer tous les courriels dans la boite contact de la Fondation et les appels téléphoniques reçus, les traiter et / ou et en coordonner le traitement rapide avec les membres de l'équipe
• Évaluer, coordonner et assurer une réponse rapide des différentes demandes internes et externes et en faire le suivi
• Toute autre tâche connexe

Relation donateurs

• Établir et entretenir des relations avec les donateurs individuels afin de favoriser des partenariats à long terme
• Maintenir les dossiers des donateurs à jour de manière proactive dans la base de données (Donorperfect), saisir les notes et identifier les actions de suivi nécessaires tout en respectant les réglementations en vigueur en matière de collecte de fonds
• Supporter le Chargé de projet, Dons annuels lors du traitement des dons, l’émission et la transmission des reçus aux donateurs
• Assurer le suivi des dons en hommage, en tenant compte d'une stratégie spécifique de gestion et d'engagement pour les donateurs
• Participer au nettoyage et à la mise à jour de la base de données
• Toute autre tâche connexe

Travail d’équipe

• Soutenir les membres de l’équipe en fonction des besoins pour différents projets spéciaux
• Collaborer, soutenir et entretenir des relations positives et des communications fluides avec les différentes équipes à l’interne.

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes au poste
• Minimum de 1 à 3 années d’expérience dans un poste similaire

Compétences

• Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, etc.)
• Maitrise d’Office 360
• Bonne compréhension de logiciel de collecte de fonds et / ou un autre système de gestion de la relation client (CRM). Connaissance du logiciel DonorPerfect et Raisin (atout)
• Bonnes connaissances informatiques

Attitude recherchée

• Rigueur, minutie et souci du détail
• Faire preuve de tact, de diplomatie et de confidentialité
• Sens des responsabilités
• Communication fluide et professionnelle
• Polyvalence et flexibilité
• Grand sens de l’organisation
• Autonomie et initiative
• Grandes capacités à travailler en équipe
• Polyvalence et flexibilité
• Souci de la qualité du service à la clientèle et habileté pour ce qui est des relations interpersonnelles avec divers intervenants

Caractéristiques du poste

• Permanent à temps complet
• 35h semaine
• Le poste permet le travail hybride
• Assurance collective

Position Summary

The Customer Service and Donor Relations Agent provides assistance and support to the Douglas Foundation team. They work closely with all members of the Annual Giving and Communications team, offering technical support in database management and ensuring prompt, quality service to our donors.

As an ambassador of the Douglas Foundation, they play a key role within the organization. In addition to providing high-quality customer service, they establish and maintain trust-based relationships with individual donors to foster long-term partnerships.

The Customer Service and Donor Relations Agent ensures courteous and professional relationships with external parties and internal team members.

Through their actions and work, the Agent upholds the following principles : honesty, confidentiality, respect, fairness, and equality.

Key Responsibilities

Customer Service

• Manage all emails in the Foundation's contact inbox and received phone calls, process them, and / or coordinate their prompt handling with team members.
• Assess, coordinate, and ensure a rapid response to various internal and external requests and follow up accordingly.
• Any other related tasks.

Donor Relations

• Establish and maintain relationships with individual donors to foster long-term partnerships.
• Proactively maintain donor records up to date in the database (Donorperfect), enter notes, and identify necessary follow-up actions while adhering to fundraising regulations.
• Support the Annual Giving Project Officer in processing donations, issuing and transmitting receipts to donors.
• Ensure follow-up on tribute donations, considering a specific management and engagement strategy for donors.
• Participate in database cleaning and updating.
• Any other related tasks.

Teamwork

• Support team members as needed for various special projects.
• Collaborate, support, and maintain positive relationships and smooth communication with different internal teams.

Education and Experience

• College diploma in office administration or any other relevant combination of studies and experiences.
• Minimum of 1 to 3 years of experience in a similar position.

Skills

• Proficiency in English and French, both oral and written.
• Mastery of Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, etc.).
• Proficiency in Office 360.
• Good understanding of fundraising software and / or another customer relationship management system (CRM). Knowledge of DonorPerfect and Raisin software is an asset.
• Good computer skills.

Desired Attitude

• Rigor, precision, and attention to detail.
• Display tact, diplomacy, and confidentiality.
• Sense of responsibility.
• Fluent and professional communication.
• Versatility and flexibility.
• Strong organizational skills.
• Autonomy and initiative.
• Excellent team working abilities.
• Concern for quality customer service and interpersonal relationship skills with various stakeholders.

Job Characteristics

• Full-time permanent position.
• 35 hours per week.
• Hybrid work is allowed in this position.
• Group Insurance

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Événements d'Entreprise
• REER Collectif
• Stationnement sur place

Horaires de travail :

• 8 Heures
• Du Lundi au Vendredi

Capacité à faire le trajet ou à déménager :

Verdun, QC H4H 1R3 : Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Langue : Bilingue (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Verdun, QC H4H 1R3

Date limite de candidature : 2024-05-24

Date de début prévue : 2024-06-03